Análisis en profundidad

Gestión de almacenes: cómo hacerlo y qué software elegir para gestionar el inventario y la logística

Un breve resumen de los principales tipos de aplicaciones y software de SGA (sistema de gestión de almacenes) para la gestión de almacenes, desde paquetes desarrollados ad hoc hasta módulos dedicados de grandes ERP, pasando por el código abierto. Y de sus principales funciones, desde la gestión de inventarios hasta la logística externa, que controla la distribución de los artículos a lo largo de la cadena de suministro.

20 Dic 2021

Giorgio Fusari

Software de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes o SGA (sistema de gestión de almacenes) es una aplicación de software de logística que ayuda a una empresa a gestionar los artículos o materiales en stock (gestión de inventarios), y las operaciones de carga y descarga relacionadas.

Software de gestión de almacenes: qué es, cómo funciona y cómo elegirlo

El software de gestión de almacenes proporciona una imagen actualizada de las existencias disponibles y su ubicación en el almacén, y estima el agotamiento de las existencias planificando automáticamente los pedidos. Las funcionalidades de un software de gestión de almacenes también se refieren a la gestión de artículos por atributos individuales, la gestión de códigos de barras, listas de materiales, también multinivel, la preparación de pedidos y envíos.

Además de las operaciones de gestión de inventarios (picking y depósito) -típicas de la logística interna, que controla los procesos de gestión de los productos dentro de las instalaciones de la empresa-, el software de gestión de almacenes también puede integrar funciones para la gestión de la logística externa, que controla la distribución de los artículos a lo largo de la cadena de suministro, y operaciones como el seguimiento de los lotes de mercancías durante el transporte por el territorio, o la gestión de múltiples almacenes distribuidos geográficamente.

El futuro de la logística es cada vez más tecnológico

Según Gartner, lo digital se ha convertido en un aspecto estratégico de la cadena de suministro. La empresa multinacional de investigación y asesoramiento predice que, para 2023, el 50% de las empresas mundiales centradas en el producto habrán invertido en plataformas de visibilidad del transporte en tiempo real. Asimismo, de aquí a 2023 se cuadruplicará la demanda de sistemas robóticos Goods-to-Person (G2P), que ayudarán a reforzar el distanciamiento social en los almacenes al trasladar las mercancías de una persona a otra y realizar esta tarea de forma tan eficiente que aumenta la productividad y mejora la densidad de almacenamiento en el camino. Por último, en 2024, el 50% de las organizaciones de la cadena de suministro invertirán en aplicaciones que soporten la inteligencia artificial y las capacidades de análisis avanzadas.

Paquete de software de logística para pequeñas empresas

El software de almacén tiene múltiples funcionalidades. El espectro de funcionalidades cubiertas y el nivel de integración entre aplicaciones, así como el nivel de flexibilidad del programa de software de almacén, en términos de actualización, estandarización y difusión, son factores discriminantes que permiten clasificar el software de gestión de almacenes en diferentes categorías.

Existen, por ejemplo, paquetes de software de gestión de almacenes elementales con una cobertura funcional muy limitada, que se limita esencialmente a la gestión de inventarios, la gestión contable y la administración. Estos paquetes de software son especialmente adecuados para las organizaciones más pequeñas, que generalmente cubren las demás funcionalidades mediante paquetes de software independientes, como el software de productividad de oficina, que incluye el software de gestión de hojas de cálculo. En los paquetes de software elementales, cada programa se mantiene independiente y la integración de los datos se realiza mediante operaciones manuales de entrada o mediante la exportación e importación de archivos de bases de datos.

Otra categoría de software de gestión de almacenes y logística está formada por paquetes sencillos, generalmente producidos por empresas nacionales de software, y con un conjunto de funciones bastante limitado, que incluye la administración, la gestión de almacenes y la producción. Se trata de paquetes de software que han sido objeto de una considerable personalización a lo largo del tiempo para satisfacer las crecientes necesidades de las organizaciones.

Software de gestión vertical y de almacén a medida

El software de gestión de almacenes a veces no es suficiente. Cuando las necesidades de la empresa son muy específicas, es necesario desarrollar el programa de gestión ad hoc, y contar con un software de gestión diseñado internamente, o subcontratado a terceros. El software a medida se distingue por la marcada personalización de sus funciones, que muestran una buena integración entre sí. Las limitaciones de estos programas están relacionadas con los largos plazos de implantación y activación, que hacen menos fácil la adopción de tecnologías o arquitecturas de vanguardia. Además, cuando el software se queda obsoleto, el riesgo es que no se pueda actualizar, porque la persona que desarrolló el programa puede dejar de trabajar en la organización.

El término «software de gestión vertical» hace referencia a un software en el que se ha desarrollado un alto grado de especialización funcional para dar soporte a los requisitos, normativas y procesos propios de determinados sectores de productos e industrias. Por ello, estos programas informáticos suelen ser desarrollados por empresas de software con experiencia consolidada en sectores específicos. En estos casos, el software de gestión de almacenes es esencial.

Programas integrales de gestión de almacenes que funcionan por procesos: ERPs

ERP (enterprise resource planning) es un software de gestión que consiste en un conjunto integrado de programas empresariales. A diferencia de los ERP más tradicionales, que se organizan por funciones, las herramientas de ERP operan por procesos, o más bien comparten procesos y modelos de datos comunes, cubriendo áreas operativas que pueden ir desde las finanzas, los recursos humanos, la fabricación, la distribución, los servicios y la logística a lo largo de la cadena de suministro. La automatización de procesos a nivel integral también incluye áreas como la línea de negocio, la administración y la gestión de activos empresariales.

En concreto, en lo que respecta al software de gestión de almacenes, la empresa de investigación Gartner ha definido recientemente el ERP «posmoderno» como una estrategia tecnológica que automatiza y conecta las funciones empresariales administrativas y operativas -por ejemplo, finanzas, recursos humanos, compras, producción y distribución- aplicando distintos niveles de integración. La modulación de este último permite equilibrar las ventajas de un software de gestión completo con la agilidad y flexibilidad empresarial que supone ampliar el software ERP más allá de las funciones administrativas e integrarlo con áreas operativas, como la gestión de pedidos, la producción, la logística y la cadena de suministro, para optimizar la eficiencia operativa.

Los ERP pueden ser nacionales o internacionales: los primeros se caracterizan por una localización específica de las funciones y los procesos, con el fin de cumplir la normativa comercial y fiscal de un determinado país. El software ERP internacional, por otra parte, se convierte en una necesidad para las empresas que están expandiendo su negocio en diferentes países, a través de múltiples oficinas y sucursales distribuidas geográficamente. En estos casos, el software debe, por ejemplo, ser capaz de manejar diferentes monedas, diferentes requisitos, diferentes modelos de información financiera, diferentes impuestos y diferentes normativas empresariales y legales. También la capacidad de actualización del software tiene que estar bien desarrollada, para soportar automáticamente las diferencias regionales en relación con los cambios y modificaciones en los tipos de cambio de moneda, los métodos de imposición y la normativa.

Gestión de inventarios de código abierto

El software de gestión de almacenes es desarrollado por varios proveedores en el mercado: algunos proporcionan ERP con una funcionalidad local y nacional limitada, mientras que otros comercializan ERP con amplias capacidades de gestión de procesos a escala internacional. Las empresas globales que lo ofrecen son SAP, Oracle, JDA Software y Manhattan Associates, entre otras.

Sin embargo, el mercado no sólo está formado por programas de gestión de inventarios basados en código propietario o «de código cerrado»: afortunadamente, para los amantes del modelo de desarrollo y entrega de código abierto, hay muchos programas de software de gestión de inventarios en el sector que se basan en la filosofía del software «libre». Por mencionar algunos nombres de programas de código abierto, entre los más comunes se encuentran programas como Odoo, Dolibarr, Opentaps, Phasis, Invoicex, Adempiere y Gestionale Open.

@RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS
F
Giorgio Fusari

Nota 1 de 5