Cómo lograrlo

7 pasos clave para una política de prevención de pérdida de datos efectiva

Para evitar la pérdida de datos, necesita protección y una planificación de seguridad proactiva y con capacidad de respuesta. También necesita saber cómo configurar una política de DLP (prevención de pérdida de datos) exitosa.

Publicado el 04 Jul 2024

Protección de datos.

Cuando se pierden datos, el impacto puede ser devastador, tanto desde el punto de vista financiero como en términos de problemas legales y de reputación. Por lo tanto, la lucha contra las amenazas debe comenzar con una política de prevención de la pérdida de datos coherente y bien diseñada.

Una política de DLP es un conjunto de procesos, procedimientos y herramientas diseñados para evitar la pérdida, el uso indebido o la transferencia no autorizada de datos confidenciales. No se trata solo de tecnología, sino también de estrategia y colaboración. Por lo tanto, es fundamental una buena formación de los empleados y una adecuada gobernanza de los datos para que sea efectiva.

Una idea común sobre la DLP es que es simplemente negativa y preventiva. Para ser eficaz, no solo debe poner barreras, sino también sentar las bases para una mayor innovación y agilidad. Con las protecciones adecuadas, los usuarios, analistas y desarrolladores pueden explorar, experimentar e innovar con los datos con mayor libertad.

Creá una política de DLP

Estos siete pasos son lo que necesitás para crear una política de DLP sólida que proteja los recursos de datos críticos y logre los objetivos estratégicos. Los especialistas en datos deben clasificar los datos, investigar las filtraciones, crear un conjunto de herramientas, obtener el consentimiento de la empresa y probarlas, prepararlas y supervisarlas para garantizar una protección constante.

1. Identificá los datos confidenciales

El primer paso fundamental para crear una política de DLP es saber qué datos proteger. Empezá por identificar las principales categorías de datos confidenciales. Entre estos tipos de datos se incluyen los siguientes:

  • Información de identificación personal de cualquier tipo.
  • Información financiera sobre personas y empresas.
  • Propiedad intelectual.
  • Datos de clientes y socios.
  • Planes de negocios, como previsiones e informes internos.

También se debe llevar a cabo una auditoría exhaustiva de todos los sistemas de almacenamiento de datos. Revisá las bases de datos antiguas y otros archivos vulnerables que puedan estar mal protegidos. Es probable que también haya recursos no oficiales, como almacenamiento en la nube o servidores improvisados, que podrían contener datos confidenciales. Para identificar las áreas de datos ocultas, durante la auditoría se debe consultar a las principales unidades de TI, seguridad, legales y comerciales.

El resultado es un inventario clasificado de los datos, mapeado en ubicaciones específicas y ordenado por niveles de riesgo. Para que sea eficaz, el documento debe estar siempre actualizado. Es necesario escanearlo periódicamente para actualizar el inventario, especialmente considerando la evolución de las necesidades y los sistemas de la organización.

2. Identificá los riesgos de la fuga de datos

Una vez que hayas identificado qué datos necesitás proteger, evaluá cómo podrían quedar expuestos. Conocer tus puntos débiles te ayuda a crear una política de DLP que sea proactiva y adaptable.

En un entorno empresarial y tecnológico dinámico, donde las amenazas evolucionan constantemente, una política de DLP estática puede causar más daños que beneficios.

Hay muchas formas en las que las personas pueden transferir datos fuera de los límites del sistema. Los posibles canales de filtración incluyen el correo electrónico, el almacenamiento en la nube, las subidas a la web y los dispositivos terminales, como teléfonos y unidades USB.

Identificá las posibles amenazas externas e internas a estos canales de datos vulnerables. El análisis de amenazas proporciona información sobre los canales con mayor riesgo. Este proceso puede requerir que los expertos en ciberseguridad analicen los riesgos en detalle y tengan en cuenta diversas formas de amenaza.

No debemos limitarnos a hablar de DLP solo con expertos en seguridad, sino que también debemos extender la conversación al personal que gestiona datos confidenciales a diario. Sus ideas pueden revelar debilidades que quizás no sean evidentes desde un punto de vista puramente técnico, como las malas prácticas de archivado de copias de seguridad.

Después de la evaluación, los riesgos deben reclasificarse en función de su probabilidad e impacto. Concentrá los esfuerzos iniciales de la DLP en las vulnerabilidades más críticas.

3. Elegir herramientas de DLP

Las herramientas de software son un componente esencial para una estrategia de DLP efectiva.

Los equipos de datos pueden optar por usar una suite de DLP dedicada o integrar los controles en los sistemas existentes.

Las herramientas de DLP ofrecen una funcionalidad integral, pero las organizaciones deben sopesar su funcionalidad con la inversión en un nuevo software. La integración de la DLP en los sistemas de seguridad existentes, especialmente si la infraestructura actual está distribuida en una gran plataforma en la nube, requiere menos gastos y cambios, aunque generalmente proporciona un control de políticas menos detallado.

Al elegir una herramienta, tené en cuenta las siguientes características:

  • Variedad de métodos de detección.
  • Capacidad para refinar los criterios.
  • Flujos de trabajo de escalada de incidentes.
  • Análisis.
  • Interoperabilidad con la pila de datos existente.

Al configurar las herramientas, no es necesario adoptar un enfoque único para todos. Alineá las políticas y los controles con las categorías de sensibilidad y riesgo identificadas en las dos primeras fases. Los datos financieros altamente confidenciales requieren controles más estrictos que las comunicaciones comerciales generales. El objetivo es una política de DLP que garantice la seguridad sin obstaculizar innecesariamente la agilidad.

4. Creá el caso de negocio

Ahora llega el momento crucial: crear un argumento empresarial convincente para asegurarte de que los líderes y los departamentos interesados se sumen al programa de DLP.

Definir el caso en esta etapa del proceso de creación de la política de DLP, y no antes, permite formular una propuesta específica y creíble. Intentar que tu plan sea aprobado con generalizaciones y no con detalles puede llevar a errores en la definición del presupuesto, la selección de herramientas y el apoyo necesario.

Incluso el cronograma del proyecto puede resultar poco realista. Hacer los deberes a tiempo crea argumentos más sólidos a favor de la implementación de la política de DLP.

El primer paso es identificar los posibles riesgos para la organización. Utilizar estadísticas, así como estudios y casos reales de proveedores o analistas, ayuda a ilustrar los costos financieros y de reputación que podrían derivarse de los incidentes de pérdida de datos.

La inversión necesaria para la implementación de la DLP debe incluir los costos del software, la formación y, posiblemente, la contratación de personal adicional. Compará estos costos con las pérdidas financieras que la organización podría sufrir como resultado de una violación de datos. Establecé un posible retorno de la inversión que justifique los costos iniciales.

Además de evitar la pérdida de datos, una política de DLP bien implementada puede dar a los equipos la confianza necesaria para innovar y mejorar la administración de datos. Es fundamental explicar estos beneficios a las partes interesadas, incluso si no tienen un impacto financiero cuantificable.

5. Poné a prueba la política

Es hora de poner a prueba la política en la práctica. El objetivo es validar las reglas minimizando las interrupciones comerciales y los falsos positivos, que pueden socavar la confianza y la adopción.

Antes de realizar las pruebas, establecé una línea base para las métricas clave, como el uso de los recursos del sistema, los falsos positivos y las medidas de la experiencia del usuario.

Comenzá con una prueba piloto en la que participe un grupo pequeño que represente a la organización. Una prueba piloto ayuda a mostrar el rendimiento de los criterios en un entorno real sin afectar a toda la empresa. Ajustá las reglas en función de los resultados de las pruebas.

Una vez que el equipo tenga confianza en la política probada, empezá a difundirla por toda la organización por fases. Un enfoque gradual te permitirá gestionar las políticas y realizar cambios rápidos cuando surjan nuevos problemas.

Prepararse para los accidentes

Ningún sistema es completamente seguro, así que tenés que estar preparado para responder ante cualquier pérdida de datos o acceso no autorizado.

Un plan formal de respuesta a incidentes debe describir los procedimientos y las responsabilidades para enfrentar las pérdidas de datos. Incluí las medidas inmediatas de contención, investigación y reparación.

El plan de respuesta a incidentes tiene que designar un equipo multifuncional compuesto por miembros de TI, el departamento legal, las comunicaciones y las unidades de negocios para responder a los incidentes.

Los miembros del equipo deben estar capacitados en su función dentro del proceso de respuesta a incidentes. Establecé procedimientos operativos estándar para los escenarios de accidentes típicos, de modo que el equipo disponga de guías de referencia rápida durante las crisis.

Definí los procedimientos de investigación forense para determinar las causas, el alcance y los efectos de las violaciones de datos. Si es necesario, contratá especialistas que te ayuden en las investigaciones a gran escala.

No esperes a que se produzca una crisis para poner a prueba tus habilidades de respuesta. Simulá periódicamente incidentes de pérdida de datos para verificar la preparación, identificar brechas en el plan y ajustarlo en consecuencia.

7. Continuar monitoreando

En un entorno empresarial y tecnológico tan dinámico, donde las amenazas están en constante evolución, una política de DLP estática puede ser peor que no tener una. La supervisión continua y la adaptación de las políticas son esenciales para defenderse eficazmente contra las amenazas.

Revisá periódicamente los datos gestionados por la organización. A veces, las empresas agregan nuevos tipos de datos y los datos antiguos pueden cambiar de importancia. Revisá regularmente los repositorios para identificar nuevas fuentes de datos confidenciales que necesiten protección. Nuevamente, es necesario ajustar las políticas en consecuencia.

Establecé los KPI para las políticas, como los falsos positivos, la prevención de filtraciones de datos y el uso de los recursos del sistema. Los KPI proporcionan indicaciones de eficacia. Analizá los KPI con regularidad para identificar debilidades.

Modificá las reglas para adaptarlas a los cambios en los flujos de trabajo, las redes, los dispositivos y el software. Los criterios estáticos se vuelven obsoletos muy rápidamente. Por ejemplo, extendé las capacidades de DLP a la nube para adaptarlas a la migración de datos.

Compará las métricas de DLP con los estándares y las mejores prácticas del sector para identificar brechas y oportunidades de mejora. Mantené a las principales partes interesadas informadas e involucradas con regularidad: sus opiniones y comentarios son importantes.

El elemento humano es clave en todas las políticas de la empresa. Las personas eluden los controles demasiado estrictos y, a menudo, exponen los datos de forma involuntaria. Las políticas deben seguir el ritmo de las prácticas laborales.

Posibles dificultades a la hora de implementar y administrar la DLP

Errores comunes que pueden comprometer la eficacia de un programa de DLP

  • Políticas demasiado complicadas: Las reglas excesivamente complejas se convierten en una carga. Mantené las políticas lo más simples posible.
  • Ignorar las amenazas internas: Focalizarse solo en las amenazas externas deja vulnerable a la organización ante infracciones internas. Considerá los riesgos internos, tanto intencionales como no intencionales.
  • Capacitación inadecuada: Si los empleados no están bien informados sobre las políticas, es probable que no las cumplan. La capacitación es esencial.
  • Mala planificación de accidentes: Sin un plan estructurado para incidentes, las respuestas pueden ser caóticas e ineficaces.
  • Políticas estáticas: Una política de DLP que no se actualice y adapte regularmente quedará obsoleta rápidamente.

Preguntas clave para una política dinámica de DLP

Para mantener la política de DLP relevante y efectiva, preguntate siempre:

  • ¿Qué datos gestiona la organización?
    ¿Dónde están ubicados esos datos?
    ¿Son datos confidenciales?
    Repetí estas preguntas semanalmente para asegurarte de que la política se mantenga dinámica y ajustada a las necesidades actuales de la organización.

Fuente: Zerouno

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