Análisis

Gestión del cambio: Qué es, importancia y cómo realizarlo

Estamos atravesando una época en la que los cambios se producen a mayor velocidad de la que podemos imaginar. Conocé cómo adaptarte a través de la gestión del cambio.

Actualizado el 18 Ene 2024

Gestión del cambio.

Desde los comienzos de la historia la humanidad ha enfrentado cambios realmente profundos. Sin embargo, no hay antecedentes donde las transformaciones se susciten con la velocidad que lo hacen actualmente.

Las nuevas tecnologías y estrategias de marketing, sumado a las exigentes y fluctuantes demandas del mercado, invitan a las empresas a estar constantemente reevaluando sus estrategias y modelos de negocios. Especialmente en el mercado argentino, caracterizado por su alta competencia, que obliga a las compañías a transformarse y adaptarse permanentemente.

En este contexto, la gestión del cambio aparece como un componente crítico en el proceso de transformación de las organizaciones, permitiéndoles abrazar nuevas tecnologías, metodologías y estrategias con agilidad. Se trata de una manera de adaptarse constantemente para no perder vigencia, efectividad y productividad.

En este artículo, exploraremos a fondo el concepto de gestión del cambio y cómo puede convertirse en la piedra angular para superar los desafíos inherentes a cualquier transformación empresarial

Desde la identificación de las razones detrás de la resistencia al cambio hasta la implementación de estrategias efectivas, desglosaremos los elementos clave que las empresas deben considerar para garantizar una transición suave y exitosa.

Definición de gestión del cambio

Para garantizar una efectiva gestión del cambio es muy importante el enfoque que elijan los responsables de la organización que quiere comenzar una transformación. Se trata de intentar reducir al mínimo la resistencia a los cambios.

No son las empresas las que cambian, sino las personas que trabajan en ellas. Esos cambios pueden generar ansiedad, estrés y desmotivación si no son gestionados de la forma correcta. De esto se trata específicamente la gestión del cambio.

Es una manera de permitirle al capital humano de la organización atravesar dicha transformación de forma exitosa.

En el siguiente apartado abordaremos una definición concreta.

Un marco para la transición organizacional 

La gestión del cambio se presenta como un conjunto de prácticas y enfoques diseñados para guiar a una organización a través de transformaciones significativas

En definitiva, tales prácticas y enfoques constituyen un marco para la transición organizacional. Podríamos describir a la gestión del cambio como una serie de pautas a seguir para poder pasar del estado actual de la empresa al estado deseado.  A otro estado deseado y a la vez necesario para poder continuar con el desarrollo de la compañía y no quedar relegado.

Asimismo, el concepto de gestión del cambio está íntimamente relacionado con el factor humano dentro de una organización.  Tal como hemos marcado, se trata de gestionar la transformación de manera tal que haya la menor resistencia posible. 

Para eso, es necesario que todos los empleados y partícipes del proyecto de transformación estén convencidos sobre la necesidad de un nuevo rumbo. Es allí donde los líderes adquieren un papel fundamental como agentes del cambio.

Se trata de crear el contexto adecuado para que las personas no se sientan frustradas o estresadas ante la situación que modifica su ambiente laboral. Tengamos en cuenta que tales sentimientos pueden generar consecuencias negativas en la productividad, en el ambiente laboral de la empresa y por ende provocar un fracaso.

En ese sentido, entonces, es tan importante contener el lado psicológico y motivacional del personal como proyectar y diseñar el aspecto técnico del cambio. Las personas necesitan pasar por un período de transición que les permita adaptarse, creer y confiar en la nueva manera de trabajar.

Gestión del cambio. Fuente: Onplusfomración

Alcance de la gestión del cambio

Más allá de simplemente informar a los empleados sobre cambios inminentes, la gestión del cambio implica una comprensión profunda de las razones detrás de la resistencia al cambio.

Más allá de la comunicación 

En Argentina, donde la cultura organizacional puede variar, abordar las preocupaciones y expectativas de los colaboradores se vuelve fundamental. 

El alcance de la gestión del cambio se expande hacia la creación de una mentalidad proactiva y la construcción de una cultura organizacional flexible.

Metodología estructurada y flexible 

Para el éxito de la gestión del cambio, se vuelve necesaria una metodología tan estructurada como flexible. Esto quiere decir que los cambios deben ser abordados desde un punto de vista técnico, pero también deben tener cierto grado de adaptación a las realidades de la organización y del mercado.

Una cuidadosa planificación, la identificación de los sujetos interesados en un proyecto y la implementación de estrategias personalizadas son elementos fundamentales que hacen a una metodología estructurada.

Pero, por otro lado, la flexibilidad se vuelve crucial para ajustarse a las particularidades del entorno empresarial argentino, adaptándose a regulaciones cambiantes y dinámicas de mercado.

Adaptabilidad para necesidades empresariales 

La adaptabilidad es un concepto íntimamente relacionado con la gestión del cambio. También tiene que ver con esta necesidad de las organizaciones de no dejarse estar y de seguir la corriente del mercado. 

En la búsqueda del crecimiento y en la lucha por la supervivencia, las empresas encuentran en la adaptabilidad ese motor que les permite aprovechar las situaciones difíciles para transformarlas en oportunidades.

Algunas acciones importantes que hacen a una buena estrategia de flexibilidad y de adaptabilidad son el análisis permanente del mercado y los clientes, la aceptación de los cambios en las estrategias de marketing, el aprendizaje de los errores y el estímulo a los empleados para generar una cultura de adaptabilidad. 

En el primero de los casos, se trata de saber gestionar las relaciones con los clientes. Para ello será importante recopilar datos y opiniones para poder estar al tanto de las nuevas demandas. 

Adaptar el producto o servicio ofrecido a las necesidades de los usuarios es lo que puede llegar a marcar una diferencia y separarte del resto. 

Por otro lado, la flexibilidad en las estrategias de marketing es esencial. Es un campo que cambia constantemente y eso deriva en la necesidad de adaptarse a las nuevas tendencias, a las redes sociales más populares y a nuevos mensajes. 

Es importante estar abierto a todo tipo de ideas innovadoras del equipo de marketing. 

Aprender de los errores también es un comportamiento necesario en el camino hacia el éxito. Es importante enfrentar la frustración y el estrés que los procesos de transformación pueden llegar a acarrear. 

Lo positivo cuando uno se equivoca es que puede mejorar su desempeño, analizando y entendiendo que fue lo que se hizo mal. 

Por último, algo en lo que ya hemos hecho hincapié es la necesidad de fomentar una cultura de adaptación y aceptación de los cambios. 

Desde los líderes y directores ejecutivos de la organización hasta los más nuevos empleados deben confiar y creer en que el cambio a realizar va a beneficiar a la compañía y por ende va a ser mejor para todos. 

¿Qué es la Gestión del Cambio? - Administración del Cambio o Change Management

Impacto en el proyecto y la organización 

La gestión del cambio no solo impacta directamente en el desarrollo de proyectos, sino que también influye en la salud general de la organización. 

Si el proceso de transformación se ejecuta de forma correcta y en el marco adecuado, es posible aumentar la eficiencia operativa, mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer la posición de la empresa en el mercado.

En cuanto al impacto en la organización, podemos decir que también es significativo. 

La cultura organizacional engloba los valores, creencias y comportamientos compartidos que definen la ejecución de actividades en una organización. 

La ejecución de un proyecto puede requerir ajustes en la cultura organizacional, ya que los empleados pueden enfrentarse a la necesidad de adaptarse a nuevas estructuras, procesos y expectativas. 

Es exactamente eso lo que facilita la gestión del cambio; esa transición al abordar las inquietudes de los empleados y asegurar un respaldo sólido durante el proceso. 

Es así como se promueve una transición cultural efectiva en el entorno de la compañía, pudiendo sortear frustraciones y factores emocionales.

Para que el impacto sea aún más positivo es importante que el partícipe del proyecto sienta que las transformaciones le van a ayudar en su desarrollo profesional. 

Nunca hay que olvidar que los empleados deben tener una posibilidad de crecimiento que les permita mantenerse motivados en el marco de sus tareas diarias.

Mejorando el éxito del proyecto 

Es fundamental que los objetivos de un proyecto estén en sintonía con la estrategia general de la organización para lograr su éxito. Esto último, por más que se trate de un objetivo particular.

En ese contexto, la gestión del cambio juega un papel crucial asegurando esta alineación, permitiendo que las organizaciones se adapten a las necesidades del proyecto y asegurando una utilización efectiva de sus recursos. 

Es así cómo se logra garantizar la comprensión y el apoyo de las partes interesadas, lo que incrementa las posibilidades de éxito del proyecto.

Gestión del cambio.

Importancia de la adopción y uso del cambio 

La adopción y uso efectivos de la gestión del cambio son fundamentales para evitar resistencias y garantizar una transición sin contratiempos. 

La gestión del cambio en el entorno empresarial no solo impulsa la adaptabilidad, sino que también se convierte en un catalizador esencial para el crecimiento sostenible y la competitividad del mercado. 

Al abrazar una metodología estructurada y flexible, las organizaciones pueden aprovechar al máximo esta disciplina, asegurando una transición fluida hacia el futuro. 

En el contexto empresarial argentino, donde la adaptabilidad a entornos volátiles es crucial, la gestión del cambio es, sin lugar a dudas, un pilar esencial para el crecimiento y la supervivencia a largo plazo.

Argentina enfrenta una economía en recesión desde hace ya ocho años. Los drásticos cambios en materia política y social hacen que adaptarse no sea una opción, sino una necesidad. 

Eso nos permite concluir que serán exitosas aquellas empresas que sean capaces de realizar una gestión del cambio efectiva. 

Clave para el éxito general 

En primer lugar, siempre se debe tener una definición clara de cuál va a ser el rumbo a seguir. Para eso previamente es importante estudiar diferentes variables como la actualidad del mercado, las nuevas tecnologías y los resultados de la organización.

Otra de las claves tiene que ver con lograr una comunicación abierta y continua. Esta comunicación debe incluir una honesta respuesta a las dudas o temores que puedan llegar a surgirle a los empleados.

Asimismo, es importante impartir a los empleados la capacitación adecuada y fomentar la creación de líderes de cambio dentro de la organización. 

Esos líderes pueden ser quienes dirigen los proyectos e incluso los propios líderes de la organización, que actúan como agentes de cambio. 

Son los encargados de vender el proceso transicional al resto de su equipo.

La comunicación que realizan estos líderes sirve para que todas las personas que forman parte de la compañía entiendan el rumbo  seguir. De esa manera, será más fácil generar una sensación de compromiso con el objetivo común. 

Asimismo, en el desarrollo hacia el estado deseado, es importante proveer a los empleados de las herramientas necesarias para asegurar el éxito del proceso de cambio. 

Por último, es importante realizar una correcta supervisión de los resultados que poco a poco se van obteniendo para controlar su efectividad.

CÓMO APLICAR EL MODELO ADKAR DE GESTIÓN DEL CAMBIO

ADKAR Model 

ADKAR Model es una de las metodologías más reconocidas dentro del ámbito de la gestión del cambio. 

Se trata de un modelo que se basa en una serie de fases que permiten identificar, planificar y ejecutar el cambio organizacional de manera sistemática.

Estas fases incluyen la preparación para el cambio, el diseño del cambio, la implementación del cambio y, por último, la consolidación del cambio.

Guiando la transición individual 

El modelo AKDAR refleja los 5 elementos necesarios que un individuo debe tener para poder lograr una transición ordenada. 

Si bien la gestión del cambio es un proceso colectivo, la manera en la que impacta de forma particular en cada individuo importa y mucho.

Entonces, cada individuo debe tener los elementos representados en las letras ADKAR, por las que este concepto adquiere su nombre, tomadas del inglés. 

La letra A es por Awareness (en español, consciencia) respecto de la consciencia que deben tener los líderes y los empleados de la necesidad y la urgencia del cambio. Urgencia en el sentido de que el cambio sea visto como una oportunidad de negocio. 

La letra D por Desire (deseo) y tiene que ver con sentirse parte del cambio y quererlo a tal punto que se genere un compromiso con él. 

La letra K corresponde a Knowledge (conocimiento) referido a lo que es necesario saber para llevar adelante la transformación.

Por su parte, la letra A es de Ability (habilidad), necesaria para concretar los objetivos. 

Por último, la R es por Reinforcement (reforzamiento), para poder sostener el cambio en el tiempo.

Por lo cual, para una transición individual efectiva, la persona debe contar con consciencia, deseo, conocimiento, habilidad y reforzamiento.

Proceso de la metodología Prosci 

Asimismo, una metodología ampliamente utilizada para gestionar el cambio organizacional es la metodología Prosci. 

Esta metodología se basa en tres elementos clave: 

  • el análisis del impacto del cambio 
  • la gestión de la resistencia al cambio 
  • el refuerzo del cambio

A través de estas tres etapas, la metodología Prosci busca garantizar el éxito y la sostenibilidad de los cambios implementados en la organización.

Modelo ADKAR y fases para el cambio organizacional 

Las siglas del modelo ADKAR están íntimamente relacionadas con las fases de la transición organizacional que analizaremos a continuación. 

La primera fase para el cambio organizacional es la fase de preparación

En esta fase se analiza y se evalúa la situación actual de la organización, identificando cuáles son aquellas áreas que necesitan la gestión del cambio.

Posteriormente, se pasa a la fase de diseño

En esta última, el propósito es definir los objetivos y las estrategias de cambio, así como los recursos necesarios para implementarlos. Esta fase suele ir acompañada con la creación de una hoja de ruta en la que se establece el camino a seguir.

Una vez que el diseño está completo, se inicia la fase de implementación.

Esta fase consiste en ejecutar las acciones planificadas. Durante esta etapa, es fundamental contar con una metodología eficaz, como la metodología Prosci, que se centra en la gestión de los aspectos humanos del cambio, asegurando la adopción exitosa de las nuevas prácticas. 

Recordemos que la necesidad de asegurar la adaptación del personal a las transformaciones es una necesidad imperativa que facilita la gestión del cambio.

Finalmente, se llega a la fase de transición organizacional.

En este momento, se consolida el cambio y se evalúa su impacto en la organización. 

Es en esta última fase en la que es necesario contar con recursos de gestión del cambio, como una comunicación efectiva, formación y apoyo a los empleados, para facilitar la adaptación y minimizar la resistencia al cambio.

Capacidad de cambio empresarial 

La capacidad de cambio de una empresa tiene que ver con su habilidad para adoptar procedimientos nuevos en un plazo determinado. 

Tiene una estrecha relación con la adaptabilidad y es de carácter fundamental. Así como marcamos que la gestión del cambio se focaliza en la parte humana, es importante analizar los aspectos técnicos a modificar.

Pero para afrontar cualquiera de esas dos situaciones, la empresa se debe encontrar en condiciones de hacerlo. Veremos en el siguiente apartado algunas cuestiones a tener en cuenta para llevarlo adelante.

Preparación para futuros cambios 

Tal como hemos marcado, la organización necesita prepararse para los cambios a afrontar. 

La creación de un sentido de urgencia en los ejecutores de las acciones planificadas es fundamental ya que de esa manera el compromiso será más fuerte. 

Pero a la vez, antes de iniciar un proceso de cambio es importante diseñar un plan de acción de cara al futuro. Esto tiene que ver con la necesidad de una metodología que si bien es flexible no debe dejar de ser estructurada.

Cifras de Prosci 

Como todo proceso necesario dentro de un proyecto, la gestión del cambio requiere la realización de una inversión. Cuando estamos frente a proyectos cuyos presupuestos exceden los 10 millones de dólares, por lo general, el presupuesto destinado a la gestión del cambio es de 2,5 millones de dólares. 

Para tomar como referencia, el porcentaje estimado de inversión para la transformación suele ser el 10% del total del presupuesto. 

Es una cantidad de dinero que debe provenir de la propia financiación del proyecto en el que se trabaje y debe incluir la remuneración de las personas que trabajen específicamente para que todo el proceso sea exitoso.

Amplia certificación y experiencia 

Prosci además es un método que puede ser aprendido en el Programa de Certificación en Gestión del Cambio de Prosci. 

Se trata de un curso que puede ser virtual o presencial que proporciona las herramientas, conocimientos y apoyo necesario para llevar adelante la gestión del cambio.

Recursos de Gestión del Cambio 

La gestión del cambio es un proceso esencial en cualquier organización que busca adaptarse y evolucionar en un entorno empresarial en constante transformación. 

Para llevar a cabo este proceso de manera efectiva, es fundamental contar con herramientas y metodologías que guíen y faciliten el proceso de cambio. 

De hecho, gran parte del financiamiento destinado a la gestión del cambio es para la implementación de los recursos necesarios.

Estos recursos pueden incluir los gastos de la comunicación, el salario de los practicioners que son quienes trabajan para el desarrollo del cambio y orientan a los líderes de la organización, el entrenamiento y otros gastos. 

Artículo publicado originalmente en 18 Ene 2024

Prohibida su reproducción total o parcial.

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Gonzalo Castillo
Redactor
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