La gobernanza de los datos (o también conocida como Data Governance) significa gestionar de la mejor manera posible la cantidad de información estructurada y no estructurada que llega de una multitud de procesos y procedimientos.
La paradoja de tener grandes cantidades de datos y no poder extraer valor de ellos es bastante común en las organizaciones. Los analistas de Forrester descubrieron que menos de cuatro de cada diez (el 35%) directivos confían plenamente en los datos que poseen.
Gobernanza de datos: qué es
Según DAMA, la asociación internacional de gestión de datos fundada hace 30 años en Los Ángeles y ahora extendida por todo el mundo a través de sus más de 50 secciones nacionales, la gobernanza de datos es la definición de las normas y el control sobre la gestión de datos, en términos de planificación, ejecución y seguimiento. Detrás de las operaciones está la estrategia. La gobernanza de datos es la capacidad de gestionar los datos como un verdadero activo empresarial. En otras palabras, al igual que la gestión de cualquier otro activo, por ejemplo, un depósito, una maquinaria, un servicio innovador o, en general, cualquier otro elemento que tenga valor para la empresa, los datos también necesitan unas reglas básicas para que puedan producir valor económico.
El problema de la gestión de datos
Los datos pueden ser una especie de molestia costosa para una organización. Gestionarla no es sólo procesarla y almacenarla. Se trata de gestionar la seguridad, el cumplimiento de la normativa y la segregación del acceso, por no hablar de la lucha diaria por resolver los problemas causados por la mala calidad de los datos. El estudio de Gartner estima que la empresa media gasta 13,5 millones de dólares al año en todo el mundo debido a la mala calidad de los datos.
Componentes de la gobernanza de datos
Gestionar, controlar, analizar y sacarle el mayor provecho posible a los datos en las organizaciones es un gran desafío de la era moderna. Además, está lejos de ser una tarea sencilla. Siendo conscientes de esto, resulta fundamental que aquellas empresas que deseen llevar adelante una correcta estrategia de Gobernanza de datos tengan presentes estos principios y componentes que la describen ¿De cuáles estamos hablando?
Integridad:
Sin lugar a dudas, la gobernanza de datos es una tarea que atraviesa indefectiblemente a distintas áreas y personas dentro de una misma compañía. Por eso, las relaciones humanas aquí serán sumamente importantes. En ese sentido, quienes formen parte de la gobernanza de datos deben procurar ser veraces, comunicativos y sobre todo íntegros en sus vínculos con los demás. Posiblemente, en el camino se generen discusiones, restricciones y aparezcan diferentes miradas relacionadas con los datos.
Transparencia
Es fundamental que haya transparencia en este proceso y que todo lo que ocurra y se decida quede claro para todos los participantes y auditores en la gobernanza de datos. Por ejemplo, expertos sostienen que es clave saber cuándo y cómo fueron introducidas en los procesos las decisiones relacionadas con los datos.
Auditabilidad
Tanto los procesos y controles, así como las decisiones vinculadas con los datos, serán auditables y estarán acompañados por la documentación que pueda hacer de soporte para los requerimientos basados en auditoría; explican profesionales españoles.
Responsabilidad
Es necesario que para las decisiones multifuncionales relacionadas con los datos, procesos y controles; se definan las responsabilidades.
Gestión
Tanto las responsabilidades de los contribuyentes individuales como las del grupo de administradores, son actividades de gestión que serán definidas dentro de la gobernanza de datos.
Quién usa la gobernanza de datos hoy
En la mayor parte del mundo, la gobernanza de los datos parece ser una prerrogativa de aquellos sectores, como bancos y compañías de seguros, que de alguna manera se ven obligados a activar estrictos mecanismos de control, ya sea por regulaciones específicas o porque su negocio principal está históricamente vinculado a la gestión de datos.
Para estos sectores, la gobernanza de datos suele significar la creación de nuevas estructuras organizativas, más o menos centralizadas, que definen las políticas de buena gestión de los datos y comprueban que se respetan estos procedimientos.
… y quién no la usa
Parece, por tanto, que la gobernanza de los datos no es una tarea para todas las demás organizaciones, que se quedan con el temor de volverse inflexibles a causa de las nuevas funciones y los nuevos procesos, percibidos como un costo más que como un elemento de ventaja competitiva. Pero la gobernanza de los datos no implica necesariamente un aumento de los costos y del personal. Todo lo contrario.
Estrategia de la gobernanza de datos: por qué es necesaria y cómo implementarla
La gobernanza de los datos significa utilizar la influencia de la organización para garantizar que los datos se gestionen correctamente. ¿Significa esto crear gastos generales para las actividades de gestión? No necesariamente. Ciertamente, se trata de garantizar que haya claridad:
- sobre el significado de cada dato;
- en las responsabilidades de la empresa y no en las de la informática;
- sobre los criterios para definir una figura de calidad;
- en garantizar que todo esto se conozca en toda la organización.
Es esencial cambiar la cultura de datos de toda la organización, el comportamiento de las personas y los procesos empresariales. Incluso antes de definir nuevos procesos ad hoc, se trata de verificar cómo deben gestionarse los datos en los procesos existentes, de adoptar un lenguaje común y de garantizar que el personal que se ocupa de los datos tenga las competencias adecuadas.
Establecer responsabilidades
Para encarar una eficaz estrategia de Gobernanza de datos, desde la multinacional SAP describen que dentro de las responsabilidades que aquí se incluyen, se encuentran establecer la infraestructura y tecnología necesaria; configurar y mantener procesos y políticas; e identificar a las personas (o cargos) de una organización que tiene la autoridad y responsabilidad de gestionar y salvaguardar tipos específicos de datos.
Definir métricas
En este apartado es importante aclarar que no todas las métricas son importantes y trascendentales para una organización. Esto es algo que a la hora de establecer una Gobernanza de Datos se debe saber. Al respecto, SAP confiesa que, a veces, demasiadas mediciones, y también mediciones que no son relevantes, pueden terminar siendo contraproducentes para la compañía.
“Por más que se automatice, éstas requieren tiempo y esfuerzo”, describen y añaden: “Un puñado manejable (generalmente de seis a diez) mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información sobre cómo funcionan realmente los sistemas”.
Establecer metas
A la hora de llevar adelante una Gobernanza de datos, es fundamental saber cuáles son los objetivos que se buscan y las metas planteadas. Caso contrario, es posible que en el camino los integrantes se “pierdan” en detalles insignificantes, dispersándose y alejándose de lo que realmente valdrá la pena para ellos. Dicho esto, es fundamental documentar los objetivos de alto nivel del proyecto en cuestión y establecer cómo será el proceso de gobernanza de datos.
Cuente con un patrocinador ejecutivo
Identificar al patrocinador ejecutivo de la iniciativa de la gobernanza de datos es fundamental para que el plan se ejecute y comunique con responsabilidad.
Desafíos de la gobernanza de datos
Los beneficios que aporta la Gobernanza de datos está a la vista de todos. Sin embargo, también hay que remarcar que ponerlo en práctica representa importantes retos para la organización, que por ejemplo debe homogeneizar la calidad de sus datos y distribuirlos a las personas correctas dentro de la compañía.
Por otro lado, se necesitan recursos. Es decir, presupuesto. Y muchas veces, la acreditación de recursos para la gobernanza de datos debe competir con otros proyectos y prioridades dentro de la organización.
Otro desafío a remarcar para las organizaciones dentro de la Gobernanza de datos es el contexto. Si para encarar esta estrategia no se comprende primero el contexto de la organización, posiblemente se dificultará entender los datos y afloren problemas en el corto plazo. Desde ese lugar, hay preguntas que el personal abocado all Gobierno de datos podría hacerse, tales como cuáles son los objetivos que tiene el negocio, qué regulaciones de la industria están en juego.
Por su parte, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD) describe que existen cuatro retos principales a los que identifica como “cruciales” para llevar adelante un mejor marco de gobernanza de datos: la recolección, el almacenamiento, el crecimiento y la entrega de los datos. Dicen que “estos retos cubren una sección grande de la cadena de valor de los datos, desde entender los activos de datos y establece los principios de gobernanza de datos para el tratamiento, transmisión y diseminación de meta datos y datos”.
Otro desafío: saber hacerle frente a la no existencia de una cultura del dato. Y una manera que profesionales españoles consideran que podría hacerse es demostrando que los datos pueden ayudar a la organización de forma real en la toma de decisiones. En ese sentido, explican que se debe llevar “el dato” no solo a los altos ejecutivos sino a todos los niveles de la organización donde se considere que pueda ser útil para implementar acciones, estrategias, productos y procesos. De todas formas, remarcan la importancia de que esta aproximación de gobierno de uso de datos sea lo menos invasiva posible.
¿Cuáles son las ventajas?
Las ventajas de introducir la gobernanza de datos son múltiples. El reto, así como el punto de partida de un programa eficaz, es identificar los que mejor se adaptan a su organización. Entre ellas se encuentran:
- Aumento de los ingresos. La gobernanza de los datos aporta soluciones empresariales sólidas destinadas a aumentar la cuota de mercado, como sofisticados algoritmos de fijación de precios o metodologías para personalizar la experiencia del usuario.
- La confianza. Un director general y su línea de mando pueden confiar en los datos que utilizan para tomar decisiones, aumentando así la capacidad de respuesta de la empresa.
- Mitigación de riesgos. Incluso hoy en día, la mayoría de los programas de gobernanza de datos están impulsados por las necesidades de seguridad, privacidad y cumplimiento de la normativa. Gestionar correctamente los datos significa ser capaz de identificar, controlar y anticipar los riesgos.
- Evitar el despilfarro y las actividades de escaso valor añadido, como la comprobación de la bondad de los datos y la corrección de errores.
- Monetización. Crear productos de datos para venderlos en el mercado a otras organizaciones (por ejemplo, los datos que las compañías telefónicas facilitan para seguir el flujo de personas en una zona geográfica determinada).
- Difusión de conocimientos. Hacer explícito el conocimiento reduce los problemas de diferentes interpretaciones de los mismos datos, pero también los costos de ingeniería inversa del código del software para encontrar, por ejemplo, cómo se calculan las métricas que utiliza la empresa.
- Apoyo a los programas empresariales. La gobernanza de los datos interviene indirectamente en apoyo de los programas estratégicos que están en marcha en la organización, garantizando una gestión adecuada de los datos (por ejemplo, programas de gestión de datos maestros, cambio de ERP, etc.).
No sólo las líneas de negocio se benefician de la gobernanza de datos. Las unidades de Sistemas de Información, por su parte, pueden beneficiarse de:
- Definición más clara de las solicitudes gestionadas, gracias a la introducción de un diccionario de datos que hace que el significado de la información sea claro e inequívoco.
- La propiedad. Distinción de responsabilidades y actividades en el marco de las TI en lugar de la línea de negocio.
- Integración. Mayor facilidad de integración entre sistemas de información y entre diferentes fuentes de datos.
- La cultura. Concienciación de la organización sobre el uso correcto de los datos y difusión de una cultura basada en ellos.
Roles y equipos que deben formar el gobierno de datos
Como ya hemos dicho, si quieren que una plan de Gobernanza de Datos funcione deben definir a la perfección los roles. Estos, de cierta forma. estarán supeditados al modelo teórico con el cual se decida encarar este plan.
Por ejemplo, las decisiones pueden venir de parte de los líderes de la organización, es decir, tomándose de manera descendente y respetando la dinámica de los tradicionales organigramas jerárquicos. Este es un rol propio del modelo de datos de arriba hacia abajo que requiere indudablemente de que haya un liderazgo eficaz.
Otra opción es que las decisiones se tomen a partir de la conformación de equipos desde los que se realizan las sugerencias. Este es un rol que suele verse frecuentemente en los modelos de gobernanza de datos de abajo hacia arriba,donde las decisiones surgen de las necesidades que van apareciendo del trabajo diario. Al final, los resultados terminarán impactando en toda la empresa, ya que se conviertiran en estándares.
Por otro lado, con un consejo de expertos la cuestión cambia un poco. Cuando se decide gestionar la Gobernanza de Datos de esta manera es acertado describirlo como un modelo que se dirige del “centro hacia afuera”. En ese caso puntual, el consejo acaparará varias funciones o roles, como por ejemplo, establecer protocolos o diseñar controles y hacerlos cumplir del modo prefijado. Y por supuesto, será el encargado de tomar las decisiones y al mismo tiempo formar y motivar a los usuarios.
Para finalizar, podemos encontrar modelos donde los representantes de grupos sean los encargados de llevar adelante las decisiones, que después se implementarán dentro de un modelo de silos o grupos. Al igual que en la de “conformación de equipos”, anteriormente descrita, los resultados terminarán convirtiéndose en estándares para toda la organización.
Cómo introducir la Gobernanza de Datos de forma ágil en 5 pasos
La introducción de la Gobernanza de Datos en la empresa corre el riesgo de ser vista como un camino costoso cuyos beneficios sólo se hacen evidentes después de mucho tiempo. Por ello, hoy en día se prefieren los enfoques más ágiles, que permiten abordar este camino de forma gradual, centrándose en las principales necesidades de la organización y estructurando el camino en sucesivos sprints. Lo importante es mantener un enfoque empresarial desde el principio.
¿Cómo dar los primeros pasos en este camino?
- Identificar las principales necesidades de la organización y enmarcar cómo el Gobierno de Datos puede apoyarlas, directa o indirectamente. El punto final debe ser comunicado y apoyado continuamente a lo largo del programa.
- Crear un caso de negocio. Con demasiada frecuencia, la gobernanza de datos se considera un mero costo: esto se debe a que no se ha reflexionado lo suficiente para medir el impacto de dicha iniciativa en la empresa. Aunque no es estrictamente necesario, hacer este ejercicio facilitará mucho la incorporación de las diferentes estructuras de la organización y el patrocinio de la dirección.
- Formar un equipo multidisciplinar, con la participación de las diferentes áreas de la empresa. Uno de los errores más comunes es pensar que la TI es la única que debe liderar e implementar la iniciativa. De ellos, el apoyo de RRHH es crucial para mantener el cambio de comportamiento.
- Empezar por lo básico: definir un glosario empresarial, es decir, un vocabulario con definiciones de algunos de los datos más relevantes para la empresa, identificando algunos procesos clave que utilizan estos datos. Así será más fácil avanzar a nivel organizativo, definiendo funciones y responsabilidades en torno a la definición y gestión de los datos. Las TI desempeñan un papel fundamental en esta fase, tanto en la implantación de las herramientas de apoyo necesarias como en la adquisición de conocimientos funcionales.
- Establezca un cuadro de mando para medir los avances y los beneficios desde el principio y a lo largo de la vida del programa.
Gobernanza y sostenibilidad de los datos
La introducción de algunas buenas prácticas de Gobierno de Datos en la organización es inaplazable, teniendo en cuenta la importancia cada vez mayor de los datos para el negocio. La buena noticia es que se puede hacer de forma sostenible, partiendo de las necesidades de la organización.
Gestionar los datos, en lugar de reaccionar a tiempo ante los problemas, es un paso esencial para mejorar la eficacia y obtener valor económico de los datos.
Qué es un marco de trabajo de Data Governance
Según define el diccionario tecnológico Technopedia,un marco de gobierno de datos se refiere al proceso de construcción de un modelo para administrar datos empresariales. Describen que el marco o sistema establece las pautas y reglas de participación para las actividades comerciales y de gestión, especialmente aquellas que se ocupan de la creación y manipulación de datos.
Profundizando sobre este concepto, explican que tanto la gerencia como el personal de una organización necesitan tomar decisiones que, como consecuencia, lleven a buenos resultados. Sin embargo, deslizan que para que estas decisiones puedan implementarse es necesario primero establecer pautas y reglas, para más tarde hacer foco en las ambigüedades y problemas que vayan apareciendo, y por qué no, también en los incumplimientos.
“Un marco de gobierno de datos empodera a una organización para hacer precisamente eso, al permitirles tomar decisiones informadas sobre cómo administrar los datos y, finalmente, obtener valor de ellos, minimizando el costo y la complejidad, administrando el riesgo y garantizando que la organización pueda satisfacer la demanda cada vez mayor para el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, legales y estatales”, añaden.
En ese sentido, cierran diciendo que las organizaciones necesitan de un sistema de gobierno que imparta las reglas para cada tipo de actividad. En este caso, señalan que el sistema tiene que poder abordar las inconsistencias en los datos entre diferentes departamentos, responder preguntas sobre la propiedad de los datos y aportar soluciones.
Herramientas y tecnología de gobernanza de datos
Empezaremos definiendo qué significa el concepto de “herramientas” dentro de la Gobernanza de datos. Básicamente, una herramienta lo que hace es colaborar en el proceso de creación y mantenimiento de un conjunto estructurado de políticas, procedimientos y protocolos que controlan cómo se utilizan, administran y almacenan los datos de una empresa.
¿Cómo se traduce esta definición que acabamos de dar? En tecnología. Las empresas, con el objetivo de tomar decisiones acertadas y salvaguardar la integridad de los datos, cada vez están invirtiendo más en plataformas multifuncionales. Tal como señalan los expertos, la infraestructura puede ser local, en la nube o híbrida. Eso dependerá de lo que decida cada compañía. Lo importante aquí es que la información fluya constantemente entre múltiples aplicaciones y servicios.
Académicos de la Universidad de Anáhuac de México manifiestan que previo a seleccionar una herramienta de gobernanza de datos es indispensable primero comprender los requisitos de gobernanza y los indicadores de calidad del negocio. Por eso, sostienen que responder este listado de preguntas les puede ser de gran utilidad:
- ¿La organización suele utilizar herramientas locales o en la nube?;
- ¿Cuántas integraciones existentes tiene implementadas?
- ¿Le hará falta alguna herramienta para conectarse con cada aplicación? En caso afirmativo, ¿de qué alcance?;
- ¿Necesita una herramienta para trabajar con grandes volúmenes de datos de distintas fuentes?;
- ¿Es importante disponer de un panel de control de administración en autoservicio para su flujo de trabajo?
Asimismo, aconsejan identificar las funciones que se necesitan gestionar.
A continuación, les dejaremos un listado de herramientas que deberían conocer….
Talend Data Fabric
Talend Data Fabric es una plataforma de integración en la nube gestionada que facilita a los desarrolladores la recopilación, transformación y limpieza de datos. Ofrece una estructura bastante particular de integración de datos y aplicaciones de datos, simplificando todos los aspectos del trabajo para el análisis y la obtención de resultados comerciales críticos. Los usuarios pueden recopilar datos en todos los sistemas, gobernarlos para garantizar un uso adecuado, transformarlos a nuevos formatos, mejorar su calidad y compartirlos con partes interesadas internas o externas.
Onna
La idea de esta aplicación que se gestiona desde la nube es unificar todos los datos y hacer que se puedan buscar, pero de una manera segura y que proteja los permisos y la privacidad. Se integra con una gran cantidad de aplicaciones para el lugar de trabajo, incluídas Slack, Dropbox, G Suite, Microsoft 365 y Salesforce.
ManageEngine ADAudit Plus
Se trata de una solución de cumplimiento y seguridad de TI basada en la web para entornos basados en Windows.Por ejemplo, esta herramienta ofrece la posibilidad de auditar continuamente la actividad de inicio de sesión y realizar un seguimiento completo, desde la fallas hasta el historial. También se puede monitorear el tiempo activo o inactivo que pasan los empleados; si se realizan cambios saber quién, cuándo y desde dónde lo hizo; etc.
Profisee
Es una solución completa de gestión de datos maestros empresariales que ayuda a las organizaciones a mejorar la calidad de esos datos, a armonizar la información, a hacer cumplir la gobernanza, el almacenamiento y más. La plataforma incluye la posibilidad de poder crear un esquema físico para datos maestros y de referencia con registro/auditoría integrados. Algo que agiliza los registros de cumplimiento.
Erwin Data Governance
Esta solución SaaS administra todos los procesos que intervienen para la gobernanza de datos. Podemos incluir aquí el modelado de datos, el modelado de los procesos.
Cómo formarse en Data Governance
Actualmente, las compañías globales más importantes del mundo brindan cursos que pueden realizarse desde cualquier parte del mundo a través de una computadora. Podemos mencionar el caso de Microsoft, con Microsoft: Manage Governance and Compliance; que es uno de los más completos y detallados que actualmente se encuentran en el mercado. Tiene una duración de cuatro horas y es dictado por Liam Clearly, instructor MVP de la compañía
Descripción del curso:
“Microsoft 365 ofrece una variedad de herramientas diseñadas para administrar el ciclo de vida de su contenido y cumplir con los estándares legales o reglamentarios. En este curso, aprenderán sobre algunas de las herramientas y funciones de cumplimiento y gobernanza más notables, así como sobre cómo usarlas para proteger la información dentro de Microsoft 365. El instructor Liam Cleary describe la configuración recomendada de herramientas como la prevención de pérdida de datos (DLP), y Protección de la información de Azure. También proporciona detalles de configuración e implementación para capacidades generales de auditoría, gobierno de datos y eDiscover”.
Por su parte, la plataforma de aprendizaje en línea norteamericana, Udemy, también ingresa dentro del podio de los mejores que se pueden encontrar en línea. Y lo bueno es que está apuntado a principiantes. Consiste en un video de aproximadamente 150 minutos donde se abordan varios temas orientados a analizar el gobierno de datos, el marco popular, su implementación y las mejores prácticas de gobierno a seguir. Aquellos estudiantes que finalizan el curso reciben un certificado.
Actualmente, LinkedIn también ofrece su curso, que se encuentra bajo el nombre de Learning Data Governance de LinkedIn. El mismo es dictado por el Dr. Jonathan Reichental, quien cuenta con un doctorado en TI. A diferencia del anterior mencionado, éste sí está enfocado a un nivel intermedio que busca llevar la gestión del dato al lugar de trabajo. ¿Qué contenidos se ven en el curso? Por un lado, explican las definiciones básicas de la gobernanza de datos, características y áreas principales, y profundizan sobre cómo la IA y el loT puede ayudar a las empresas en sus intentos de cumplimiento y reducción de riesgos; entre otros temas relevantes.
La desventaja de estos cursos es que requieren del dominio del inglés para poder hacerlo y sacarles el mayor provecho posible.
Inconvenientes de la Gobernanza de Datos
Uno de los principales inconvenientes de la Gobernanza de Datos se da cuando no se cuenta con la infraestructura necesaria. Muchas empresas se sumergen en esta estrategia sin analizar previamente si cuentan con las herramientas y la tecnología para que funcione correctamente. Una vez que la organización incursiona en una plan de Gobernanza de Datos, si no previó este punto seguramente los resultados distarán de ser lo deseados.
El hecho de no tener colaboradores e involucrados con el proceso también puede ser un inconveniente a futuro. Las empresas están conformadas por personas y estas personas son las que se encargan de llevarla adelante. Si hay áreas o sectores que quedan fuera de la adopción de la gobernanza posiblemente el proceso no sea del todo exitoso. Si bien implica una inversión de tiempo y de recursos, es necesaria la capacitación de todos los involucrados.
Muchas organizaciones, también se sumergen en esta aventura con procesos rígidos y actividades fragmentadas. Justamente, todo lo contrario a lo que se debe hacer. Esto, por supuesto, les trae inconvenientes a futuro. Algunos de los requisitos que se necesita para una gobernanza de datos en la nube son la integración, estructura y un apoyo amplio por parte de la organización.
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