Análisis en profundidad

Gobernanza de datos: qué es y por qué es tan importante la gestión de datos

Las organizaciones son ricas en datos, que por lo general les cuesta transformar en un activo empresarial estratégico. Gracias a la gobernanza de los datos, las empresas pueden dotarse de una base sólida para extraer valor. Esto es lo que es y cómo abordarlo

19 Nov 2021

Luca Flecchia

Michele Zanelli

data driven culture

La gobernanza de los datos (o también conocida como Data Governance) significa gestionar de la mejor manera posible la cantidad de información estructurada y no estructurada que llega de una multitud de procesos y procedimientos.

La paradoja de tener grandes cantidades de datos y no poder extraer valor de ellos es bastante común en las organizaciones. Los analistas de Forrester descubrieron que menos de cuatro de cada diez (el 35%) directivos confían plenamente en los datos que poseen.

El problema de la gestión de datos

Los datos pueden ser una especie de molestia costosa para una organización. Gestionarla no es sólo procesarla y almacenarla. Se trata de gestionar la seguridad, el cumplimiento de la normativa y la segregación del acceso, por no hablar de la lucha diaria por resolver los problemas causados por la mala calidad de los datos. El estudio de Gartner estima que la empresa media gasta 13,5 millones de dólares al año en todo el mundo debido a la mala calidad de los datos.

Gobernanza de datos: qué es

Según DAMA, la asociación internacional de gestión de datos fundada hace 30 años en Los Ángeles y ahora extendida por todo el mundo a través de sus más de 50 secciones nacionales, la gobernanza de datos es la definición de las normas y el control sobre la gestión de datos, en términos de planificación, ejecución y seguimiento. Detrás de las operaciones está la estrategia.  La gobernanza de datos es la capacidad de gestionar los datos como un verdadero activo empresarial. En otras palabras, al igual que la gestión de cualquier otro activo, por ejemplo, un depósito, una maquinaria, un servicio innovador o, en general, cualquier otro elemento que tenga valor para la empresa, los datos también necesitan unas reglas básicas para que puedan producir valor económico.

Quién usa la gobernanza de datos hoy

En la mayor parte del mundo, la gobernanza de los datos parece ser una prerrogativa de aquellos sectores, como bancos y compañías de seguros, que de alguna manera se ven obligados a activar estrictos mecanismos de control, ya sea por regulaciones específicas o porque su negocio principal está históricamente vinculado a la gestión de datos.

Para estos sectores, la gobernanza de datos suele significar la creación de nuevas estructuras organizativas, más o menos centralizadas, que definen las políticas de buena gestión de los datos y comprueban que se respetan estos procedimientos.

… y quién no la usa

Parece, por tanto, que la gobernanza de los datos no es una tarea para todas las demás organizaciones, que se quedan con el temor de volverse inflexibles a causa de las nuevas funciones y los nuevos procesos, percibidos como un costo más que como un elemento de ventaja competitiva. Pero la gobernanza de los datos no implica necesariamente un aumento de los costos y del personal. Todo lo contrario.

La gestión de datos requiere una estrategia

La gobernanza de los datos significa utilizar la influencia de la organización para garantizar que los datos se gestionen correctamente. ¿Significa esto crear gastos generales para las actividades de gestión? No necesariamente. Ciertamente, se trata de garantizar que haya claridad:

  • sobre el significado de cada dato;
  • en las responsabilidades de la empresa y no en las de la informática;
  • sobre los criterios para definir una figura de calidad;
  • en garantizar que todo esto se conozca en toda la organización.

Es esencial cambiar la cultura de datos de toda la organización, el comportamiento de las personas y los procesos empresariales. Incluso antes de definir nuevos procesos ad hoc, se trata de verificar cómo deben gestionarse los datos en los procesos existentes, de adoptar un lenguaje común y de garantizar que el personal que se ocupa de los datos tenga las competencias adecuadas.

¿Cuáles son las ventajas?

Las ventajas de introducir la gobernanza de datos son múltiples. El reto, así como el punto de partida de un programa eficaz, es identificar los que mejor se adaptan a su organización. Entre ellas se encuentran:

  • Aumento de los ingresos. La gobernanza de los datos aporta soluciones empresariales sólidas destinadas a aumentar la cuota de mercado, como sofisticados algoritmos de fijación de precios o metodologías para personalizar la experiencia del usuario.
  • La confianza. Un director general y su línea de mando pueden confiar en los datos que utilizan para tomar decisiones, aumentando así la capacidad de respuesta de la empresa.
  • Mitigación de riesgos. Incluso hoy en día, la mayoría de los programas de gobernanza de datos están impulsados por las necesidades de seguridad, privacidad y cumplimiento de la normativa. Gestionar correctamente los datos significa ser capaz de identificar, controlar y anticipar los riesgos.
  • Evitar el despilfarro y las actividades de escaso valor añadido, como la comprobación de la bondad de los datos y la corrección de errores.
  • Monetización. Crear productos de datos para venderlos en el mercado a otras organizaciones (por ejemplo, los datos que las compañías telefónicas facilitan para seguir el flujo de personas en una zona geográfica determinada).
  • Difusión de conocimientos. Hacer explícito el conocimiento reduce los problemas de diferentes interpretaciones de los mismos datos, pero también los costos de ingeniería inversa del código del software para encontrar, por ejemplo, cómo se calculan las métricas que utiliza la empresa.
  • Apoyo a los programas empresariales. La gobernanza de los datos interviene indirectamente en apoyo de los programas estratégicos que están en marcha en la organización, garantizando una gestión adecuada de los datos (por ejemplo, programas de gestión de datos maestros, cambio de ERP, etc.).

No sólo las líneas de negocio se benefician de la gobernanza de datos. Las unidades de Sistemas de Información, por su parte, pueden beneficiarse de:

  • Definición más clara de las solicitudes gestionadas, gracias a la introducción de un diccionario de datos que hace que el significado de la información sea claro e inequívoco.
  • La propiedad. Distinción de responsabilidades y actividades en el marco de las TI en lugar de la línea de negocio.
  • Integración. Mayor facilidad de integración entre sistemas de información y entre diferentes fuentes de datos.
  • La cultura. Concienciación de la organización sobre el uso correcto de los datos y difusión de una cultura basada en ellos.

Cómo introducir la Gobernanza de Datos de forma ágil en 5 pasos

La introducción de la Gobernanza de Datos en la empresa corre el riesgo de ser vista como un camino costoso cuyos beneficios sólo se hacen evidentes después de mucho tiempo. Por ello, hoy en día se prefieren los enfoques más ágiles, que permiten abordar este camino de forma gradual, centrándose en las principales necesidades de la organización y estructurando el camino en sucesivos sprints. Lo importante es mantener un enfoque empresarial desde el principio.

¿Cómo dar los primeros pasos en este camino?

  • Identificar las principales necesidades de la organización y enmarcar cómo el Gobierno de Datos puede apoyarlas, directa o indirectamente. El punto final debe ser comunicado y apoyado continuamente a lo largo del programa.
  • Crear un caso de negocio. Con demasiada frecuencia, la gobernanza de datos se considera un mero costo: esto se debe a que no se ha reflexionado lo suficiente para medir el impacto de dicha iniciativa en la empresa. Aunque no es estrictamente necesario, hacer este ejercicio facilitará mucho la incorporación de las diferentes estructuras de la organización y el patrocinio de la dirección.
  • Formar un equipo multidisciplinar, con la participación de las diferentes áreas de la empresa. Uno de los errores más comunes es pensar que la TI es la única que debe liderar e implementar la iniciativa. De ellos, el apoyo de RRHH es crucial para mantener el cambio de comportamiento.
  • Empezar por lo básico: definir un glosario empresarial, es decir, un vocabulario con definiciones de algunos de los datos más relevantes para la empresa, identificando algunos procesos clave que utilizan estos datos. Así será más fácil avanzar a nivel organizativo, definiendo funciones y responsabilidades en torno a la definición y gestión de los datos. Las TI desempeñan un papel fundamental en esta fase, tanto en la implantación de las herramientas de apoyo necesarias como en la adquisición de conocimientos funcionales.
  • Establezca un cuadro de mando para medir los avances y los beneficios desde el principio y a lo largo de la vida del programa.

Gobernanza y sostenibilidad de los datos

La introducción de algunas buenas prácticas de Gobierno de Datos en la organización es inaplazable, teniendo en cuenta la importancia cada vez mayor de los datos para el negocio. La buena noticia es que se puede hacer de forma sostenible, partiendo de las necesidades de la organización.

Gestionar los datos, en lugar de reaccionar a tiempo ante los problemas, es un paso esencial para mejorar la eficacia y obtener valor económico de los datos.

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