Análisis en profundidad

Software BPM: Qué es y cómo se aplica

Lo primero a tener en cuenta es que esta herramienta no es un software en sí mismo, sino que utiliza las bases y los componentes de esta tecnología para ser implementada. Quienes acceden al BPM pueden ver un mapeo de los procesos diarios y los objetivos a mediano y largo plazo de la empresa.

20 Oct 2022

Redacción InnovaciónDigital360

software BPM

En toda empresa existen múltiples procesos y operaciones que se ejecutan de forma simultánea. Más allá del tamaño de la compañía o la cantidad de años que lleve activa, la correcta organización y ejecución de estos procedimientos es crucial para lograr los objetivos planteados. Por ese motivo, la mayoría de las organizaciones implementan el Business Process Management, conocido popularmente como software BPM

Lo primero a tener en cuenta es que esta herramienta no es un software en sí mismo, sino que utiliza las bases y los componentes de esta tecnología para ser implementada. Quienes acceden al BPM pueden ver un mapeo de los procesos diarios y los objetivos a mediano y largo plazo de la empresa. Los mismos se representan en un lenguaje visual que intenta ser sencillo y directo para facilitar su interpretación. 

De todas formas, la cantidad de operaciones volcadas en el BPM pueden ser voluminosas y difíciles de entender para los empleados. Es por esta razón que resulta importante que todos los miembros de la empresa no solo estén al tanto de este instrumento, sino que también sepan utilizarlo como guía para sus actividades. 

De alcanzar esta meta, toda la organización se beneficiará porque el flujo de procesos internos, sean estos eventos, actividades, tareas o decisiones, se llevará a cabo con mayor eficiencia y eficacia. Esto repercutirá directamente en el modelo de negocios y también en la calidad del trabajo de los empleados, que será más rápido y sencillo de ejecutar. 

Cuáles son los tipos de BPM que existen

Los distintos avances tecnológicos desarrollados durante los últimos años generaron una evolución del software BPM original. Actualmente, existen distintas versiones de este instrumento que utilizan desde procesos de automatización digital hasta inteligencia artificial. 

Software BPM 

Como se mencionó, la mayoría de las empresas implementa un software BPM. Abordar al trabajo como una organización de etapas a ejecutarse de manera coordinada es una idea para nada novedosa. De hecho, sociedades antiguas como los egipcios y griegos llegaron a desplegar procedimientos que hoy en día podrían compararse con esta herramienta. 

De todas formas, no es hasta los principios del siglo XX que Frederick Winslow Taylor, un promotor de la organización científica del trabajo y considerado como “el padre de la Administración Científica”, escribió distintos textos que hacen referencia a normas o reglas para mejorar la productividad de una organización a partir del método científico. 

Para la década de 1980, la compañía FileNet desarrolló un programa que permitía gestionar el flujo de trabajo de forma digital. Para lograr esto se procedía a escanear los documentos que luego eran enrutados y organizados a partir de un esquema predeterminado por la organización. Si bien no podría definirse a este producto como un BPM, los expertos del sector suelen considerarlo como “su antecesor”. 

El término Business Process Management surge como tal a principios de los 2000 gracias a la compañía Gartner. La misma se dedica a la consultoría y la investigación de las tecnologías de la información y fue la primera en utilizar esta denominación. Por lo tanto, se considera a ese momento como el nacimiento del BPM original. 

BPM con Inteligencia Artificial 

Una de las evoluciones más importantes para este desarrollo fue la implementación de Inteligencia Artificial. De hecho, también fue Gartner la empresa que en 2012 acuñó el término iBPM para referirse a este avance en particular. 

Las ventajas de este desarrollo son múltiples, pero en general se destacan dos. Por un lado, está la posibilidad de realizar análisis de datos de forma automática y en pocos segundos. La necesidad de llevar a cabo operaciones manuales dentro del sistema queda relegada y las empresas alcanzan sus objetivos de una manera más veloz y eficiente. 

Por otro lado, con la inteligencia artificial la herramienta puede “aprender” de las operaciones realizadas anteriormente. Por lo tanto, es capaz de realizar modificaciones positivas para el flujo de trabajo que no fueron aplicadas con anterioridad. En otras palabras, tiene las competencias para optimizar las acciones que se ejecutan para alcanzar incluso mejores niveles de funcionamiento. 

“Las soluciones BPM integradas en IA ofrecen a las empresas la oportunidad de diferenciarse de la competencia. Como resultado, las empresas pueden superar los bloqueos de rendimiento habituales para que puedan alcanzar altos niveles de eficiencia y calidad”, reflexiona al respecto Kritika Pandey, una reconocida analista de sistemas que se especializa en BPM. 

Para concluir con su visión, Pandey comenta que “hoy en día, la IA ya no se percibe como el fin, sino solo como un medio hacia la eficacia y la eficiencia”. “Diversas empresas, tanto pequeñas como grandes, se están dando cuenta poco a poco de la importancia de adoptar un software BPM basado en inteligencia artificial para lograr la optimización y flexibilidad de los procesos comerciales”, asegura.

Las hpaPaaS

Una dificultad que enfrentan quienes trabajan en este sector es la continua generación de términos técnicos para referirse a los avances en los BPM. Este inconveniente está tan extendido que el analista David McCoy, experto de Gartner en esta área, cree que habrá cada vez más confusión lingüística. “Aunque mucho de ello sea un escurrimiento de manos académicas”, reflexiona. 

Un ejemplo de esto son los hpaPaaS, que por su acrónimo parece un concepto complejo de entender, pero en realidad hace referencia a un proceso extendido en el sector, aunque no por eso poco cuestionado. El mismo es el de Plataforma de Aplicaciones de Alta Productividad como un Servicio, uno de los avances más destacados dentro de los softwares BPM. 

“Las soluciones hpaPaaS proporcionan servicios para el diseño y desarrollo de aplicaciones declarativas y dirigidas por modelos, y simplifican los despliegues con un solo botón», destacan los especialistas. Por el momento hay muchos profesionales que son escépticos a su implementación pero también están quienes lo ven como el próximo paso a dar para las empresas que usan BPM. 

Las iPaaS

Otro término que parece complicado de entender, pero no lo es. Las iPaas son las “plataformas de integración como servicio” y su principal característica es que posibilitan conectar sin ningún inconveniente otras aplicaciones. Así, las personas a cargo tienen la capacidad de crear y automatizar distintas funcionalidades sin la necesidad de ver el código del sistema. Por lo general son procesos simples que cualquier persona con conocimiento en IT puede implementar sin problemas. 

Cuáles son los 6 procesos empresariales a tener en cuenta

El siguiente paso para entender el funcionamiento del BPM es describir los procedimientos internos que se realizan para poder implementarlo. Como se mencionó, el objetivo es que todas las acciones que se llevan a cabo en la empresa se hagan de la mejor manera posible para que las operaciones sean eficaces y eficientes. Sin embargo, para conseguir esto es necesario una serie de procesos. 

Alineación

Antes de implementar el BPM es necesario establecer un vínculo entre la herramienta, los objetivos y los requisitos de la compañía. Si estos no están alineados, jamás se lograrán las metas, ya que habrá un desfase entre la finalidad establecida y los procedimientos para alcanzarla. 

Sistemas de Información

Otra necesidad que surge al embarcarse en un BPM es la de invertir en el sector IT. No solo es primordial contar con la tecnología necesaria para ejecutar este instrumento, sino también con profesionales que sepan cómo utilizarla y realizar una administración correcta de sus sistemas. 

Metodología

Además del uso de BPM, las organizaciones deben establecer ciertos criterios metodológicos de organización y aplicación de herramientas. De esta manera, se logrará una coordinación entre ellas que facilitará aún más el alcance de las metas establecidas. 

Gobernanza

Otro aspecto crucial es que todos los miembros de la empresa u organismo estén al tanto del uso del BPM. Si solo los directivos lo utilizan, habrá grandes fallas en su implementación. La idea es que todas las actividades que se realizan fluyan durante las operaciones y para lograr esto la totalidad de los miembros deben estar involucrados y ser incentivados de forma positiva a participar en estos procesos. 

Gente

Este aspecto se desprende del anterior. Ya se hizo referencia a que todos los miembros de la compañía deben estar al tanto del uso del BPM. Pero además, deben saber cómo funciona para poder aprovechar todas sus ventajas. Esto requiere de una fase previa de capacitación y de reuniones periódicas para reafirmar conceptos o explicar actualizaciones. 

Cultura

Finalmente, uno de los procesos más relevantes es el que se relaciona con los valores que tiene la compañía. Todo organismo opera con una cultura establecida y los directivos son los encargados de llevarla a cada uno de los empleados. Si bien el BPM en sí mismo ejecuta procesos de forma automática, toda tecnología opera con base en determinados principios y estos deben ser incluidos dentro de los procedimientos establecidos.

Cómo se aplica el BPM

Una vez establecidos los procesos, el siguiente paso es implementar el BPM dentro de la organización. Para esto es necesario desplegar un plan estratégico que abarque todas las instancias necesarias para que la herramienta funcione correctamente. En ese sentido, es preferible tomar todo el tiempo necesario para completar cada etapa porque si se cometen errores quedarán dentro del sistema y el flujo de trabajo no será óptimo. 

Hacer una búsqueda consciente y profunda

Actualmente, en el mercado existen decenas de compañías que ofrecen distintos modelos de BPM. Por lo general, todas suelen tener una larga trayectoria y productos de calidad. Sin embargo, cada empresa u organismo tiene sus particularidades, por lo que no es recomendable elegir este producto sin antes realizar un análisis de las distintas opciones que hay disponibles. 

Reconocer los procesos

Dentro de una empresa se realizan decenas o cientos de procesos de forma simultánea. Cada uno de ellos debe ser incluido en el BPM para que este funcione a su máximo potencial. Por lo tanto, el primer paso es reconocer a cada uno de ellos e incluirlos de forma conjunta con su respectiva área de ejecución. 

Identificar los objetivos de cada proceso

La siguiente etapa es describir con claridad y detalle cuál es la meta de cada procedimiento que se lleva a cabo. Si alguno de ellos no tiene un objetivo claro, hay que dárselo o replantear su funcionalidad dentro de la compañía. Además, es importante destacar los requisitos necesarios para alcanzar la finalidad establecida. 

Diagramar el flujo de trabajo

Una vez reconocidos todos los procedimientos y luego de otorgar las prioridades, es momento de diseñar el flujo de trabajo dentro de la herramienta. Esto es lo que luego verán todos los empleados y a lo que recurrirán para identificar las tareas y acciones a realizar. 

Otorgar prioridades

Todas las organizaciones, incluso las más grandes y poderosas, tienen limitaciones en cuanto a sus recursos. Por ese motivo, es crucial que dentro del BPM cada proceso tenga una prioridad asignada en cuanto a su implementación. De esta forma se garantiza que, ante una eventual escasez de productos o personal, las actividades más importantes para el funcionamiento diario se continuarán ejecutando. 

Realizar pruebas sencillas

Una recomendación que dan los expertos es la de no ejecutar un BPM en su totalidad sin antes haber hecho múltiples pruebas. Por lo general, se recomienda llevar a cabo testeos con procedimientos relativamente sencillos y escalar la dificultad a medida que se obtienen resultados positivos. 

Realizar un seguimiento

Que se ejecute el BPM no significa que la tarea esté concluida. Una vez en funcionamiento, es primordial realizar un monitoreo periódico. De hecho, se recomienda que haya un encargado de supervisar la herramienta con el objetivo de reconocer errores, realizar cambios o ajustes de ser necesario y pensar en mejores a partir de los datos obtenidos. Para que todo funcione de forma correcta se requiere del compromiso de todos los miembros y para garantizar el éxito se debe monitorear de forma constante el flujo de trabajo. Además, esto es una ventaja porque al obtener buenos resultados se podrá implementar el sistema en otras áreas relacionadas a las operaciones de la empresa. 

Cómo elegir el BPM correcto 

En el primero de los puntos a tener en cuenta a la hora de aplicar un BPM se hizo referencia al proceso de selección. Este paso es tan relevante que vale la pena dedicarle tiempo y mencionar algunas características a tener en cuenta dado que el mercado es amplio y abundan las opciones. 

La primera gran división que se realiza es entre BPM gratuitos y pagos. Algunas compañías quizás están interesadas en aplicar esta herramienta, pero no tienen los recursos necesarios para adquirir una versión paga. Por ese motivo, existen distintas plataformas gratuitas que ofrecen este servicio. Es importante destacar que no cuentan con todas las opciones que sí tienen las que se compran, pero suelen ser efectivas. Por lo tanto, si una empresa no tiene recursos, de todas formas resulta un beneficio adquirir uno de los sistemas sin cargo. 

En esa línea, también pueden ser buenas opciones para iniciar y probar. Una vez que se tiene una idea más acabada sobre cómo funciona un BPM, y si el organismo cuenta con los recursos, se puede pasar a una versión paga. Estas no solo cuentan con más propiedades, sino que también se ofrecen consultorías y sesiones de apoyo en caso de necesitarlas. Por lo tanto, no solo se adquiere el sistema sino también el asesoramiento de expertos en el sector. 

De todas formas, incluso con las versiones pagas, hay que realizar ciertos análisis. Uno de ellos es el nivel de complejidad que requiere la empresa de su BPM. Si el flujo de trabajo no es tan complejo porque el tamaño de la compañía no es grande, recurrir a uno de los sistemas más sofisticados puede ser innecesario y una pérdida de dinero. En ese sentido, es relevante hacer una comparación que incluya costos y beneficios de la herramienta que se va a seleccionar. 

“Algunas versiones ofrecen características avanzadas, como ser simulación de procesos y entregables. En estos casos hay que analizar si realmente se justifica contar con los mismos, o si solo representan lujos innecesarios”, afirman en GlobalLogic, empresa de asesoramiento e implementación tecnológica. Y agregan: “En definitiva, es crucial que se le dedique un tiempo razonable y elegir cada herramienta pensando en el problema a solucionar, como si fuera una actividad más dentro de BPM”.

Qué son los BPM de código abierto 

Una tendencia a nivel global que está ocurriendo en casi todas las industrias es la de abrir el código. Es decir, que su construcción sea colaborativa, abierta y que los beneficios se repartan entre todas las personas que participan en su desarrollo y mantención. 

Con BPM de código cerrado, las empresas pueden enfrentarse a dos problemas. El primero es la rigidez en términos de implementación. Muchas veces se necesitan realizar cambios de forma rápida y el propio código del sistema no lo permite. Y el segundo es la falta de innovación porque estas versiones suelen estar patentadas y tener licencias que impiden llevar a cabo modificaciones. 

Esto provoca que muchas compañías opten por BPM de código abierto. La ventaja es que a estos se los puede criticar, modificar o reconstruir sin la necesidad de pasar por trabas burocráticas, lo que no necesariamente significa que sean gratuitos. De hecho, los costos para construirlos y sostenerlos son los mismos, pero al ser colaborativo todas las partes contribuyen ya sea con conocimiento, dinero o tiempo. Por lo tanto, los costos se reducen considerablemente. 

Quienes optan por este tipo de sistemas indican que entre sus beneficios más destacados se encuentran la transparencia, la rentabilidad, los ecosistemas más diversos, una mayor flexibilidad y más innovación. Por otro lado, también se suelen escoger por cuestiones relacionadas a la ética corporativa. Muchas compañías encuentran valor en el proceso de construir en conjunto y realizar alianzas con organizaciones que tienen culturas de trabajo similares. 

En conclusión, mientras que los BPM de código cerrado son otorgados por un proveedor con licencia y tienen objetivos comerciales, los de código abierto persiguen las metas contrarias. Ninguno es mejor que otro en principio y ambos sistemas pueden ser igual de funcionales para las compañías. La elección de uno de ellos depende del enfoque que tengan los directivos y el camino que deseen construir. 

El futuro del BPM

La pandemia del coronavirus, las disrupciones en las cadenas de suministros globales y la invasión de Rusia a Ucrania generaron graves problemáticas en las operaciones de las empresas. Por ese motivo, incorporar flujos de trabajo que optimicen las tareas diarias nunca resultó ser tan relevante para las organizaciones como en la actualidad. 

Esto se ve reflejado en el crecimiento que tuvo el mercado global de los BPM. Según un informe divulgado por Statista, en 2020 esta industria fue valorada en US$ 8.8 mil millones. Sin embargo, se espera que para el 2025 alcance una valoración internacional de 14. 4 mil millones de dólares. Por lo tanto, casi duplicará su tamaño en un período de cinco años, algo que llama la atención y provoca que muchos inversionistas pongan sus ojos en este sector. 

Por lo tanto, el futuro cercano marcará un notable crecimiento en la utilización de esta herramienta por parte de empresas y organizaciones en todas las regiones. De todas formas, esto deberá ser acompañado por nuevos avances en el sector, ya que las crisis económicas, políticas y sociales que están ocurriendo demandan mayores grados de exactitud y de actualización en estos sistemas. 

Teniendo en cuenta este contexto, uno de los avances en los que se está trabajando es la implementación de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA). Con esto se buscan alcanzar varios objetivos entre los que se destacan una mejora en la agilidad y la flexibilidad del flujo de trabajo. 

“El futuro del BPM parece prometedor, ya que la tecnología que impulsa el RPA, los bots y la automatización adaptativa continúa mejorando con el aprendizaje de las máquinas”, afirman en ProcessMaker, una compañía dedicada a la automatización de tareas y procesos en distintas organizaciones.

Por otro lado, los expertos señalan que será necesario trabajar con mayor determinación en la capacidad de ajustes continuos de estas herramientas. Probablemente, las empresas sufran desabastecimientos de materias primas durante los próximos años. De ocurrir esto, una compañía podría enfrentar graves problemas si no puede reaccionar de forma veloz. Y para poder hacerlo dependerá de que los instrumentos digitales que utiliza, entre ellas el BPM, permitan una respuesta rápida para evitar interrupciones en las operaciones que lleven a pérdidas de dinero o incluso el cierre de la compañía

Por Agustín Jamele

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