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KPIs en la cadena de suministro: cómo mejorar la calidad y eficiencia

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El cuadro de mandos utilizado para mostrar las métricas más relevantes de la cadena de suministro debe diseñarse y gestionarse de forma ágil.

Publicado el 28 Ago 2023

Federica Maria Rita Livelli

Business Continuity & Risk Management Consultant

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cUn cuadro de mando de la cadena de suministro (dashboard, panel de control) es una herramienta que ayuda a supervisar y mejorar la calidad, la eficiencia y el cumplimiento de los KPI (indicadores clave de rendimiento) de la cadena de suministro.

Pero, ¿cómo estructurarlo? ¿Qué criterios deben adoptarse? Una reciente guía de Gartner describe en cuatro pasos cómo construir una consola que responda a las necesidades de la organización y ayude a mejorar el seguimiento de los eventos de la cadena de suministro.

KPI de la cadena de suministro

Los analistas de Gartner resumen los pasos para crear un cuadro de mando basado en métricas derivadas de una síntesis calibrada del rendimiento de la cadena de suministro que ayude a definir estrategias específicas para alcanzar los objetivos empresariales.

La guía se estructura en cuatro pasos. Veamos cuáles son.

Seleccionar métricas acordes con la estrategia corporativa

El primer paso consiste en comprender a las partes interesadas/stakeholders, segmentándolas en varios niveles y, en la medida de lo posible, identificar y seleccionar métricas relevantes para ellas.

Conviene plantearse preguntas que alimenten el debate. Acá hay algunos ejemplos.

  • ¿Cuáles son los principales objetivos estratégicos y operativos y las áreas de relevancia?
  • ¿Qué información clave se utiliza para alcanzar los objetivos?
  • ¿Cómo se miden los progresos?
  • De todos ellos, ¿qué información se necesita para apoyar las funciones operativas en su área de relevancia?
  • ¿Cómo se utiliza esta información?
  • ¿Con qué frecuencia es necesario actualizar la información?
  • ¿Cuáles son las principales lagunas de información y los retos a la hora de recopilar información? (Ejemplo: herramientas analíticas inadecuadas para el usuario final).
  • ¿Hay información disponible que no se utiliza o no se necesita?
  • ¿Confía en la calidad de la información disponible hasta la fecha?
  • ¿Son fiables las fuentes de datos?
  • ¿Hay expertos en la organización capaces de comprender y/o gestionar la información para apoyar las operaciones empresariales?
  • ¿Cuál es el valor añadido de una mejor información para el responsable operativo en términos de consecución de los objetivos empresariales actuales y los fijados para los próximos tres a cinco años?
KPI cadena de suministro
El primer paso consiste en comprender a las partes interesadas/stakeholders, segmentándolas en varios niveles y, en la medida de lo posible, identificar y seleccionar métricas relevantes para ellas.

La importancia de alinear objetivos

Para ello, es necesario cotejar los objetivos de la cadena de suministro con los objetivos empresariales más amplios e identificar los impulsores o acciones específicas que tienen más probabilidades de influir en la consecución de dichos objetivos.

La figura siguiente muestra cómo los objetivos empresariales comunes (por ejemplo, mejora del margen, mejora del capital circulante, etc.) se relacionan con la capacidad de la cadena de suministro, los parámetros y las iniciativas clave que permiten avanzar hacia objetivos cuantitativos.

KPI cadena de suministro
Cómo los objetivos empresariales comunes se relacionan con la capacidad de la cadena de suministro, los parámetros y las iniciativas clave que permiten avanzar hacia objetivos cuantitativos.

Además, deben comprobarse las métricas existentes y potenciales que se incluirán en el cuadro de mando.

KPI cadena de suministro
Fuente: Gartner.

La guía también ofrece un útil diagrama de flujo para decidir si un KPI existente o nuevo puede influir en determinadas acciones o contribuir a la consecución de los resultados previstos, así como si dichas acciones son pertinentes o procesables.

Priorizar las acciones correctivas

Según las orientaciones de Gartner, este paso es preparatorio para alinear las distintas métricas según los niveles pertinentes, es decir, aplicar el marco de alineación de métricas de la cadena de suministro de extremo a extremo.

La siguiente figura muestra cómo crear un conjunto de métricas relacionadas que puedan proporcionar información detallada para la acción correctiva y, posteriormente, cómo analizar el rendimiento pasado y los puntos de referencia del sector para definir los distintos umbrales en términos de rendimiento mínimo y objetivo.

KPI cadena de suministro
Fuente: Gartner.

Establecimiento de un mecanismo de gobernanza de datos

Esta etapa tiene por objeto establecer las funciones, las fuentes de datos y las responsabilidades en materia de recopilación de datos con el fin de obtener datos precisos al tiempo que se analiza la laguna de información existente.

KPI cadena de suministro
Fuente: Gartner.

Una vez definida cada métrica -con arreglo a definiciones precisas, utilizables e intuitivas-, se trata de crear un “diccionario de métricas” para tener una comprensión inequívoca de cada KPI dentro de la organización.

La guía también ofrece algunos ejemplos de definiciones de métricas y de cómo calcularlas.

La organización necesita identificar los acontecimientos clave que conducen a una revisión de los KPI (cambios en las prioridades empresariales, nuevas condiciones de mercado, normativas, etc.) con el fin de garantizar un cuadro de mando actualizado y eficaz, así como proporcionar reglas para revisar/eliminar métricas en función de la importancia, la interdependencia con otros valores objetivo, las exigencias de las partes interesadas, la normativa, etc.

Difundir el uso del cuadro de mando

Cabe mencionar que la adopción de métricas también implica el diseño de un cuadro de mando visualmente eficaz que facilite la comunicación de los resultados a las partes interesadas y a los distintos niveles de la organización.

La guía de Gartner proporciona una lista de comprobación (véase la figura a continuación) para facilitar su puesta a punto y garantizar la mejora continua en términos de diseño y contenido, al tiempo que se maximiza el impacto en los procesos de gestión del rendimiento con respecto a los objetivos empresariales.

KPI cadena de suministro

KPI en la cadena de suministro: la importancia de “mirar más allá” 

El diseño de un cuadro de mando eficiente y eficaz requiere la capacidad de tener claros los objetivos empresariales y de la cadena de suministro, lo que ayuda a seleccionar las métricas, las fuentes de datos y a definir las opciones de visualización adecuadas.

La calidad del cuadro de mando depende de la calidad de los datos, por lo que es necesario recopilar y validar datos procedentes de fuentes fiables y coherentes.

Al mismo tiempo, es necesario establecer un proceso regular y normalizado de actualización y limpieza de los registros, así como garantizar que los datos son seguros y cumplen la normativa, a fin de disponer de métricas fiables para la gestión de la cadena de suministro.

Un aspecto igualmente importante es el diseño, que debe ser sencillo, intuitivo y atractivo, por lo que debe basarse en una estructura lógica y jerárquica precisa que permita organizar y agrupar las métricas y los datos por categorías, segmentos o dimensiones.

El cuadro de mando debe ser objeto de seguimiento y mejora constantes para que el responsable de la cadena de suministro y su equipo puedan verificar en tiempo real el rendimiento y el impacto de las acciones puestas en marcha para alcanzar los objetivos empresariales fijados.

No hay que olvidar la importancia de utilizar esta tecnología como palanca estratégica para garantizar la resiliencia de la cadena de suministro como síntesis calibrada de la aplicación de los principios de Gestión de Riesgos, Continuidad de Negocio y Ciberseguridad.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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Federica Maria Rita Livelli
Business Continuity & Risk Management Consultant

En posesión de la certificación de Continuidad de Negocio - AMBCI BCI, UK y CBCP DRI, USA, Risk Management FERMA Rimap, consultor de Business Continuity & Risk Management, realiza actividades de difusión y desarrollo de la cultura de resiliencia en diversas instituciones y universidades

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