Las herramientas de Google se han convertido en aliados indispensables para trabajar, estudiar y organizar la vida diaria.
Desde gestionar documentos en línea hasta planificar reuniones o analizar datos, su alcance va mucho más allá del buscador. Conocer cómo usarlas de forma práctica es clave para ganar productividad en cualquier ámbito.
En las organizaciones, específicamente, son un componente estratégico: permiten optimizar la gestión de equipos, mejorar la colaboración en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos.
Desde Google Workspace hasta Google Analytics, conocer cómo integrarlas en la operación empresarial es fundamental para mantener la competitividad en un entorno digital cada vez más exigente.
Índice de temas
¿Cuáles son las herramientas de Google de 2025 y sus funciones?
Tal como mencionamos, aprender a utilizar las herramientas de Google es esencial en estos días. Con un dominio profundo de ellas se puede resolver la gran mayoría de los aspectos de la vida cotidiana y laboral.
Comenzando por el navegador web en el cual podemos encontrar información de cualquier tema hasta Google Calendar, la herramienta de Google que permite organizar los días, agendar reuniones y eventos, y marcar recordatorios.
Sin ir más lejos, nuestro teléfono móvil casi que podría cumplir todas sus funciones a través de las herramientas y aplicaciones de Google.
Esto se debe en parte a que la empresa global norteamericana se ha dedicado a desarrollar herramientas de casi todas las innovaciones que fueron surgiendo en los últimos años.
Otras de las herramientas más conocidas son Gmail y Google Chat, que facilitan la comunicación escrita en entornos corporativos, junto con Google Meet, la plataforma que unificó las funciones de Google Duo y hoy concentra las videollamadas seguras y de alta calidad en las organizaciones.
El caso de Gmail es icónico para explicar la supremacía del gigante de internet. Hoy en día la mayor parte del caudal de correos electrónicos que se generan se envían a través de cuentas de Google.
Para profundizar más acerca de las herramientas de Google y sus funciones, podemos hablar también de Google Maps. Se trata de una tecnología que era impensable hace años y que hoy nos permite llegar a cualquier lugar que queramos.
Pero la tarea de Google Maps no se limita solamente en mostrarnos cuál es la ruta que debemos tomar para llegar a algún lugar, sino que también nos permite acceder a imágenes satelitales de cualquier lugar del mundo.
En conclusión, existe una gran cantidad de herramientas de Google con las más variadas funciones porque es tarea de esta empresa indagar sobre todas las nuevas innovaciones y ofrecerlas al público.
En los siguientes apartados seguiremos describiendo los principales aspectos de las herramientas de Google.
¿Cuáles son todas las herramientas de Google?
Google ofrece un ecosistema pensado para trabajar mejor y decidir con datos. Para las empresas, el valor está en la colaboración en tiempo real, la seguridad y la integración entre aplicaciones.
Este bloque actualiza y ordena las soluciones vigentes a 2025. Encontrarás lo esencial para evaluar cada opción y aplicarla en contextos profesionales.
La selección prioriza herramientas activas, con soporte y uso extendido. El objetivo es ayudarte a elegir con criterio y evitar duplicaciones o tecnologías en desuso.
Productividad y colaboración
En contextos corporativos, la productividad depende de crear, compartir y versionar con control.
El conjunto de aplicaciones de trabajo de Google destaca por la co-edición, el historial de cambios y la administración centralizada.
Estas soluciones reducen fricción entre equipos y aceleran ciclos de aprobación.
- Google Drive: repositorio en la nube con control de permisos, versiones y búsqueda avanzada. Clave para flujos de trabajo con documentos compartidos y auditoría de acceso.
- Google Docs: edición colaborativa de documentos con comentarios, sugerencias y control de versiones. Útil para propuestas, briefings y políticas internas.
- Google Sheets: hojas de cálculo con funciones, conectores y permisos granulares. Adecuado para presupuesto, forecasts y tableros operativos ligeros.
- Google Slides: presentaciones colaborativas, plantillas de marca y publicación rápida. Ideal para ventas, comités de dirección y reportes.
- Google Forms: formularios y encuestas con recopilación automática en Sheets. Útil para NPS, registro de eventos y solicitudes internas.
- Google Sites: creación de micrositios internos para proyectos, onboarding o repositorios de conocimiento sin depender de IT.
- Google Keep: notas, checklists y recordatorios con etiquetas y colaboración ligera. Práctico para seguimiento de tareas rápidas.
- Google Calendar: agendas compartidas, disponibilidad de equipos y salas y recordatorios. Facilita la coordinación entre áreas y con clientes.
- Google Drawings: diagramas y esquemas simples integrados al resto de la suite. Útil para procesos, organigramas y wireframes básicos.
Comunicación empresarial
La comunicación efectiva combina correo, mensajería y videoconferencias, con seguridad y administración centralizadas. Google integra estos canales para reducir el cambio de contexto y sostener la continuidad operativa.
La interoperabilidad con calendarios y documentos mejora la eficiencia en reuniones y decisiones.
- Gmail: correo corporativo con filtros, etiquetas, confidencialidad y administración desde Workspace. Soporta políticas de retención y seguridad.
- Google Meet: videollamadas y webinars con grabación, subtitulado y controles de host. Unificó las funciones de Duo y es estándar para reuniones seguras.
- Google Chat: canales por equipos y proyectos, hilos, bots y archivos integrados con Drive. Favorece la coordinación diaria y reduce el correo interno.
Analítica y marketing digital
Medir, entender y optimizar es central para el crecimiento y el ROI. Estas aplicaciones permiten ver el rendimiento orgánico y pago, detectar oportunidades y priorizar inversiones. Son el núcleo de trabajo de marketing, growth y equipos de e-commerce:
- Google Analytics 4 (GA4): medición centrada en eventos y privacidad. Aporta embudos, audiencias y atribución para decisiones de marketing y producto.
- Google Search Console: visibilidad orgánica, indexación, rendimiento por consultas y páginas y alertas técnicas. Imprescindible para equipos SEO y de contenidos.
- Google Ads: campañas de búsqueda, display, video y performance max con segmentación avanzada. Orientado a leads y ventas con optimizaciones por objetivos.
- Google Trends: tendencias de búsqueda por región y periodo. Sirve para detectar estacionalidad, insights de demanda y planificación editorial.
- PageSpeed Insights: evaluación de rendimiento web con métricas Core Web Vitals y recomendaciones. Impacta en UX y SEO técnico.
- Google Shopping / Merchant Center: catálogo estructurado, feeds y anuncios de producto. Clave para retail y e-commerce que buscan conversión.
Movilidad y datos geográficos
Las capas geoespaciales mejoran logística, cobertura comercial y experiencia del cliente.
La visualización del entorno y la planificación de rutas reducen costos y tiempos.
Los productos de viajes ayudan a organizar desplazamientos corporativos.
- Google Maps: mapas, rutas y tráfico en tiempo real. Útil para planificación de visitas, reparto y análisis de ubicaciones.
- Street View: contexto visual del terreno para auditorías remotas, retail y facility management.
- Google Travel (Flights, Hotels, Things to do): búsqueda y gestión de vuelos, hoteles y actividades. Aporta eficiencia a viajes de negocio y eventos.
Innovación y educación
La formación continua y el acceso a conocimiento son ventajas competitivas.
Google ofrece recursos para investigación, docencia y capacitación corporativa.
Estas soluciones se utilizan tanto en instituciones educativas como en academias internas.
- Google Scholar: buscador académico con citas y métricas de impacto. Útil para research de mercado y tendencias tecnológicas.
- Google Classroom: gestión de cursos, tareas y evaluaciones. Aplicable a programas de capacitación y onboarding estructurado.
- Google Workspace for Education: suite colaborativa adaptada a instituciones, con controles y herramientas pedagógicas.
- Think with Google: insights, casos y estudios de consumo. Referencia para marketing y estrategia digital.
- Google Activate: cursos gratuitos en competencias digitales útiles para pymes y equipos en crecimiento.
Otras utilidades transversales
Hay productos orientados al usuario final que también aportan valor en escenarios profesionales. Su uso varía según el sector y el nivel de madurez digital. Conviene adoptarlos con políticas claras de seguridad y datos.
- Google Pay: pagos digitales y billetera; su pertinencia depende del país y del caso de uso (programas de beneficios, eventos).
- Google Photos: respaldo y compartición de imágenes y videos con control de acceso. Útil para equipos de campo y documentación visual.
- Google Books: consulta y previsualización de contenidos editoriales para investigación y cultura corporativa.
- Google Arts & Culture: exploración cultural y educativa, útil en programas de aprendizaje y contenidos.
- Google Discover: feed personalizado de noticias; puede inspirar curadurías internas y monitoreo ligero.
- Google Finance: seguimiento de mercados y valores; apoyo para equipos financieros y de comunicación corporativa.
- Google One: planes de almacenamiento ampliado y beneficios asociados; relevante para usuarios intensivos de Drive y Photos.
¿Cuáles son las 10 mejores herramientas de Google?
Nos hemos tomado el trabajo de describir 32 novedosas herramientas de Google que ofrecen todo tipo de funciones para los usuarios. Si bien todas son de mucha utilidad, hay algunas que destacan por sobre el resto.
Enumeramos en este apartado cuáles creemos que son las 10 mejores herramientas de Google. Aquellas que sin duda no se pueden dejar de utilizar si se quiere aprovechar al máximo los servicios de la compañía más grande de internet.
No importa qué tipo de trabajo se realice con internet, Google Drive siempre será necesario.
Se trata de una plataforma de almacenamiento web en la que podemos guardar, editar y compartir una serie de diferentes documentos de trabajo, así como también fotos y videos.
Luego, dentro del propio Google Drive tenemos a las ya mencionadas Google Docs y Google Sheets. Estas son dos herramientas esenciales para enviar documentos escritos y planillas de trabajo.
Las 10 mejores herramientas de Google (2025)
| Herramienta | Función principal | Utilidad en empresas | Nivel de adopción |
|---|---|---|---|
| Google Drive | Almacenamiento en la nube | Resguardo y colaboración en documentos | Alto |
| Google Docs | Edición colaborativa | Creación de propuestas, reportes y contratos en tiempo real | Alto |
| Google Sheets | Hojas de cálculo en línea | Presupuestos, proyecciones y tableros operativos | Alto |
| Google Forms | Formularios y encuestas | NPS, registros de eventos, feedback interno | Medio |
| Google Calendar | Agenda y recordatorios | Organización de reuniones y coordinación de equipos | Alto |
| Google Meet | Videollamadas y conferencias | Reuniones globales, webinars y capacitaciones | Alto |
| Google Analytics 4 | Analítica digital | Medición de embudos de conversión y ROI | En crecimiento |
| Google Search Console | SEO y visibilidad web | Monitoreo de indexación y rendimiento orgánico | Alto |
| Google Ads | Publicidad digital | Captación de leads y ventas segmentadas | Alto |
| Google Keep | Notas rápidas y checklists | Seguimiento ágil de tareas y proyectos | Medio |
Por su parte, Google Forms es la herramienta ideal para las encuestas de satisfacción a los clientes, para recabar datos y para pedir confirmación de asistencia a eventos.
Pero, como mencionamos, también tiene otras utilidades. Sirve para fines educativos ya que con él se pueden crear evaluaciones o trabajos del estilo de opción múltiple.
Aunque el uso de papel ha disminuido, muchas organizaciones aún necesitan imprimir ciertos documentos clave. Hoy, en lugar de Google Cloud Print (servicio discontinuado en 2020), las empresas pueden integrar sus sistemas de impresión con Google Workspace y soluciones en la nube compatibles.
De esta forma, es posible gestionar trabajos de impresión de manera centralizada, con trazabilidad y seguridad, asegurando que la información sensible se procese únicamente dentro del entorno corporativo autorizado.
A la hora de moverse a través de la ciudad, Google Maps es sin duda una de las mejores aplicaciones que podemos utilizar. Con ella podemos saber cómo llegar a diferentes sitios así como también cómo evitar el tráfico y conocer la ruta más rápida posible.
Otra de las herramientas de Google que consideramos que están dentro de las 10 mejores es Google Keep. Es una aplicación ideal para crear y guardar notas de texto o de audio. Incluso hasta se puede hacer un check list con las tareas pendientes del día.
Con una función muy similar, encontramos Google Calendar. Ya hemos profundizado sobre esta herramienta de Google, pero cabe decir que es una aplicación elemental para mantener una agenda organizada.
Por último, para los sitios web, tanto Google Analytics como PageSpeed Insights son dos herramientas de Google que no pueden faltar en el repertorio de alguien que trabaja con negocios digitales.
¿En qué ámbitos de trabajo se pueden aplicar las herramientas de Google?
Hemos adelantado ya que Google ofrece una vasta cantidad de herramientas muy útiles para desarrollar en diferentes ámbitos de trabajo. Veremos a continuación algunas de las opciones que nos provee.
Educación
La educación como ámbito de trabajo encuentra en Google y sus herramientas una enorme cantidad de facilidades que han innovado la manera de dar clases.
Sobre todo después de la pandemia en la cual docentes y alumnos se tuvieron que adaptar a la virtualidad.
Plataformas como Google Meet, Google Classroom, Google Scholar y Google Workspace for education hacen que la virtualidad sea sencilla y en muchos casos tan efectiva como la presencialidad.
Mapas Conceptuales
Una de las herramientas más efectivas tanto en el ámbito laboral como estudiantil son los mapas conceptuales. Con ellos es posible clarificar, resumir y presentar todo tipo de ideas de una forma compacta.
A través de Mindmeister es posible crear mapas conceptuales de manera sencilla y que pueden ser importados luego a Google Docs, donde se guardarán en el almacenamiento de Google Drive.
Google Search Console
Google Search Console es una de las herramientas clave para gestionar sitios web en entornos corporativos. Gratuita y con soporte oficial, permite a los responsables de marketing y SEO conocer el desempeño de su página en los resultados de búsqueda, detectar errores de indexación y optimizar el posicionamiento orgánico.
Dibujo
Para aquellos que estén familiarizados y disfruten el trabajo de dibujar de forma digital, Google ofrece la herramienta de Dibujos en Google Drive. Al igual que con Google Docs, los trabajos se guardan de forma automática y su uso es completamente gratuito.
En esta aplicación se pueden realizar líneas, flechas y diversas formas geométricas.
Diagramas
Muchas veces necesitamos de diagramas para resumir y presentar aquellos conceptos que conllevan una complejidad mayor.
Además, se le puede agregar a dichos conceptos un apoyo audiovisual para que se pueda comprender mejor y la presentación sea más completa.
Es por esto que realizar diagramas es una de las cosas que facilitan las herramientas de Google. Siguiendo la línea del apartado anterior, los diagramas los podemos realizar dentro de la herramienta de Dibujo de Google Drive.
Allí nos encontraremos con varios formatos que podemos elegir acorde a lo que estemos buscando para nuestro trabajo.
Trabajo colaborativo
Más allá de todas las herramientas de Google para trabajar que mencionamos hasta ahora, es necesario tener en cuenta que la mayoría de ellas comparten una característica.
Nos referimos a la posibilidad de trabajar en forma colaborativa. Esto quiere decir que, por ejemplo, en plataformas como Google Docs es posible compartir un documento con otro usuario para que este lo pueda editar de forma simultánea.
Por ende, gracias a la posibilidad de trabajar de esa manera sobre un mismo documento, es mucho más sencillo el trabajo en grupo. Se pueden realizar correcciones en tiempo real así como también agregar cosas importantes que hayan faltado en un trabajo.
Las últimas tendencias de Google
La incorporación de IA generativa en Google Workspace ya no es piloto: Gemini se integró de forma nativa en Gmail, Docs, Sheets, Slides, Chat y Meet, con funciones como Help me write, resúmenes de emails, respuestas contextuales y asistente lateral para generar, revisar y estructurar contenido de negocios.
Además, Duet AI fue renombrado a Gemini para Google Workspace y existen planes comerciales (Business/Enterprise) con capacidades ampliadas para organizaciones. Estas funciones están llegando en más idiomas —incluido español— y están respaldadas por modelos de la familia Gemini 1.5.
Más allá de “escribir mejor”, el foco está en automatizar flujos y acelerar resultados de negocio dentro del ecosistema Workspace: notas automáticas de reuniones, borradores de propuestas y briefings, ayudas para hojas de cálculo y generación de imágenes para presentaciones.
La hoja de ruta pública agrega capacidades “agentic” (agentes que ejecutan pasos) para tareas repetitivas y procesos multiaplicación, con despliegues comerciales pensados para pymes y grandes cuentas.
La convergencia con Android y Google Cloud es otro vector clave. En movilidad, Android incorpora Gemini en el dispositivo (Gemini Nano), con funciones multimodales (texto, imagen, audio) y controles de TI mediante Android Work Profile para separar datos laborales y personales; Android 15 refuerza la gestión de eSIM, políticas y permisos en dispositivos corporativos.
En cloud, Gemini para Google Cloud asiste a desarrolladores, analistas y equipos de seguridad/operaciones; Google también anunció disponibilidad de Gemini en Google Distributed Cloud para escenarios on-prem y edge, extendiendo IA generativa a entornos regulados.
En ciberseguridad, Google empuja autenticación resistente al phishing con passkeys y 2-Step Verification como práctica por defecto, integradas con Google Password Manager y administrables desde la consola de Workspace.
En 2024 Google reportó más de mil millones de autenticaciones con passkeys y cientos de millones de cuentas habilitadas; Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST, por sus siglas en inglés), como referencia independiente, recomienda MFA y autenticadores resistentes al phishing para elevar el nivel de aseguramiento (AAL2/AAL3). Para entornos con requisitos avanzados, Gemini en Workspace logró FedRAMP High en el sector público estadounidense.
La sostenibilidad atraviesa producto y operación: Google mantiene la meta de operar con energía libre de carbono 24/7 para 2030 y publica reportes anuales de impacto ambiental y avances (energía, agua, cadena de suministro, data centers).
Para empresas, esto se traduce en data centers más eficientes y herramientas de datos (p. ej., BigQuery + conjuntos geoespaciales) que habilitan reportes ESG y análisis de huella.
Finalmente, el cumplimiento regulatorio gana peso. En la UE, el DMA obliga a los “gatekeepers” —incluido Alphabet/Google— a cumplir desde el 7 de marzo de 2024 con nuevas reglas de interoperabilidad y prácticas justas; en paralelo, el AI Act introduce un marco por niveles de riesgo para sistemas de IA y modelos GPAI, con aplicación escalonada entre 2024 y 2027/2028.
Para equipos legales y de cumplimiento, esto implica revisar flujos de datos, trazabilidad de modelos y documentación técnica de IA en los próximos trimestres.
¿Qué sucede con los datos al usar herramientas de Google?
Una de las preguntas que la gente se suele hacer con frecuencia acerca de Google es qué sucede con los datos que dejamos interactuar con cualquiera de sus herramientas.
Pensemos por un segundo en el caso de Google Forms. En el primer caso, si bien estamos depositando nuestra información en una encuesta para un usuario determinado, también estamos otorgando esa información a la empresa.
Sin embargo, no es necesario ir a un caso de una herramienta de Google tan particular. Cada vez que interactuamos en internet, estamos dejando un rastro.
De nuestro comportamiento en la web se puede dilucidar el idioma en el que hablamos, los gastos que realizamos de forma online, dónde hemos estado acorde a Google Maps, nuestra bandeja de entrada de Gmail, nuestros gustos y hobbies acorde a lo que miramos en Youtube, entre tantas otras cosas.
Es una realidad que Google posee nuestra información y la utiliza para mejorar la personalización del servicio web.
Por otro lado, surge la cuestión de si esos datos son vendidos o entregados a otras personas o compañías. La realidad es que esto no es así debido a que Google no se dedica al negocio de la venta de información.
Por lo que existen muy pocos casos en los que Google puede proporcionar nuestros datos, como por ejemplo por cuestiones legales o en los casos en los que el propio usuario lo autorice.
¿Cuáles son los beneficios y riesgos de utilizarlas?
La compañía del buscador web más importante afirma que es solo a los fines de mejorar la experiencia del usuario.
Se trata de personalizar los servicios web para que cada usuario encuentre un contenido acorde a sus gustos y necesidades. En principio, esto podría constituir un beneficio para las personas.
Realmente es atractivo entrar en nuestros navegadores y encontrar información y contenido acerca de nuestros hobbies e intereses. Pero todo tiene un límite y muchas veces el uso de la información personal es muy delicado.
Con esto nos referimos a que el límite para una usabilidad correcta de los datos por parte de quien los recaba es muy fino; es muy sencillo caer en un uso peligroso de los mismos.
¿Dónde capacitarse para sacar más provecho de las herramientas de Google?
Hasta aquí hemos hecho un profundo análisis de las herramientas de Google más útiles para el ámbito laboral y educacional, así como también para el uso diario en nuestra vida cotidiana.
Más allá de que en la mayoría de los casos sea sencillo utilizar las herramientas de Google, existen determinadas capacitaciones que permiten aprovechar al máximo todas las facilidades y beneficios que ofrecen.
El propio Google ofrece distintos cursos acerca de cómo mejorar el uso de sus herramientas.
Entre estos podemos encontrar algunos acerca de cómo integrar las herramientas en las aulas y de qué manera se pueden utilizar para mejorar la integración de chicos con capacidades diferentes.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de Google
¿Cómo elegir las herramientas de Google más adecuadas para una empresa en crecimiento?
Depende de los objetivos: para colaboración interna Google Workspace, para marketing digital GA4 y Search Console, y para movilidad Google Maps. La clave es priorizar las que generen eficiencia inmediata.
¿Qué riesgos legales deben considerar los CIOs al usar herramientas de Google en 2025?
El cumplimiento del AI Act en la UE y la gestión de datos sensibles son críticos. Se recomienda revisar contratos, políticas de privacidad y la trazabilidad de datos en entornos regulados.
¿Cuál es la mejor manera de integrar IA generativa de Google en procesos empresariales?
Gemini en Workspace permite automatizar notas de reuniones, análisis en hojas de cálculo y generación de presentaciones. Es útil iniciar en proyectos piloto antes de la adopción masiva.
¿Qué beneficios aporta Google Cloud frente a otras nubes en entornos corporativos?
Google Cloud destaca en análisis de datos con BigQuery, seguridad avanzada y sostenibilidad (energía 24/7 libre de carbono para 2030), lo que favorece proyectos ESG y de compliance.
¿Cómo capacitar a equipos directivos en el uso avanzado de herramientas de Google?
Programas como Google Activate y Think with Google ofrecen formación práctica. Complementarlos con workshops internos acelera la adopción en contextos B2B.
