Columna de opinión

Por qué los sistemas de gestión escolar aportan información clave para tomar decisiones

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Si bien en los últimos años crecieron los colegios con sistema de gestión, aún hay muchos colegios con conexión a internet que no lo utilizan o no tienden a pensar en una solución integral para el manejo de su información administrativa. La incorporación de un sistema de gestión requiere de una transformación de su cultura institucional y que, bien hecho, puede traer grandes resultados.

Publicado el 14 Jun 2023

Norberto Yoan

Director General de Educaria Argentina

Escuelas

Cada vez más escuelas están conectadas a internet, pero eso no siempre impacta directamente en la mejora de sus procesos de gestión. De acuerdo al último informe deObservatorio de Argentinos por la Educación, titulado “Conectividad y sistemade gestión escolarel 66,2% de los estudiantes asisten a escuelas que tienen algún sistema informatizado de gestión escolar, mientras que hay un 26,9% de matrícula que asiste a escuelas con conectividad, pero sin sistema de gestión. Esto quiere decir que en estas escuelas existe una posibilidad aún no desplegada.

La conectividad es un aspecto relevante para pensar en la dimensión pedagógica porque permite transformar las prácticas de enseñanza, de evaluación e incluso trabajar en el espacio y tiempo de aprendizaje. Según el informe, el 89,9% de los estudiantes asisten a escuelas con conectividad en Argentina y en el caso de las escuelas de gestión privada sólo el 1,9% no tiene acceso a internet.

Escuelas.

El estudio muestra estadísticamente algo que venimos notando en nuestro contacto diario con las instituciones: en los últimos años crecieron los colegios con sistema de gestión, pero aún hay muchos colegios con conexión a internet que no lo utilizan o no tienden a pensar en una solución integral para el manejo de su información administrativa.

No obstante, la incorporación de un sistema de gestión requiere de una transformación de su cultura institucional. Observamos es que aún queda mucho camino para recorrer y que, como menciona el informe, es un tema en agenda.

Herramientas para la gestión escolar

Las escuelas tienen la posibilidad de integrar tecnologías muy diversas para mejorar los procesos de gestión. Para quienes trabajamos ofreciendo este tipo de soluciones, es habitual encontrarnos con que la respuesta de los colegios es “tenemos sistema de gestión”, pero hay matices sobre la real implementación y usabilidad. ¿Incluye lo académico? ¿La gestión de cuotas y facturación? ¿Qué resuelve ese sistema o es un sistema en el que cargo información para alguien más? Algunas escuelas utilizan sistemas más integrales, mientras que otras resuelven aspectos más limitados y requieren de una intervención más manual.

Es importante diferenciar cuáles son estas alternativas

Por un lado, los sistemas estatales o ministeriales de carga y recopilación de datos estadísticos para la planificación de políticas públicas que, en los últimos años se ha avanzado en la creación e implementación de sistemade información escolar a nivel provincial y nacional.

A pesar de los esfuerzos, la integración aún está en una etapa menos desarrollada.

También, las planillas o documentos compartidos editados por uno o varios miembros de la institución, son instrumentos creados por los equipos escolares, pero no necesariamente suelen estar integrados entre sí.

En ocasiones, suelen resolver aspectos específicos que no se ofrecen en sistemas estandarizados, pero suman el desafío de que dependen de personas específicas para su mantención, actualización y revisión constante. Por último, los sistemade gestión propiamente dichos, que apuntan a una organización colaborativa dentro del colegio y una mejor comunicación hacia la comunidad educativa en general. Estos tienen versiones instalables y versiones completamente online (en la nube) y con acceso a aplicación para el celular.

El informe de la ONG permite evidenciar cómo han avanzado cada una de estas alternativas a lo largo de los años según el tipo de gestión. Si bien se observa una creciente oferta de sistemade gestión provistos por los ministerios, el objetivo de estos sistemas es ofrecer plataformas de información escolar sistémica, antes que ser una herramienta integral para la gestión administrativa de las escuelas. Por esa razón, las escuelas de gestión privada siguen evaluando la incorporación de sistemade gestión de terceros o bien desarrollando sus propios instrumentos.

Otro paso central es avanzar en la analítica de datos con la información que el mismo sistema de gestión recopila, tanto al interior de cada colegio como hacia los grupos o zonas de pertenencia en función de la toma de decisiones. En este sentido, varias de las opciones desglosadas no son excluyentes, sino que pueden ser complementarias.

Las escuelas, primero: múltiples beneficios de contar con un sistema de gestión integral

Transparencia

Por un lado, transparencia porque es un modo de sistematizar información y generar entornos de interacción con las familias que aporten confianza en cómo se administra una institución escolar. 

Optimización del tiempo

También concede Optimización del tiempo, a diferencia de las planillas, porque suelen contar con procesos automatizados que simplifican el trabajo de carga de datos, por lo que la institución puede dedicar más tiempo a las cuestiones pedagógicas.

Menos papelerío

Por otro lado, menos papelerío al digitalizar procesos administrativos, de facturación y de gestión escolar, ya que se evita la sobrecarga de papeles y registros que pueden perderse o que comienzan a ocupar espacio en las oficinas de la escuela.

Mejora la toma de decisiones

Y por último, agiliza y organiza la toma de decisiones, ya que otorga la posibilidad de contar con más información de manera automatizada es clave para comprender las problemáticas de una escuela rápidamente. Desde problemas en la facturación o pagos de las cuotas, hasta los riesgos de abandono o de convivencia en las escuelas. Los datos son un insumo muy valioso para saber qué tan saludable es una escuela.

Hoy el acceso a conectividad en el sector privado está cubierto casi en su totalidad. No obstante, la incorporación de sistemade gestión es aún un desafío para las instituciones educativas. No se trata de subirse a una tendencia de digitalizar todo, sino de optimizar y automatizar procesos que permitan a las instituciones educativas dedicar más tiempo a su labor principal: acompañar a los estudiantes en su proceso de aprendizaje.

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