Llegar puntual, fichar y cumplir el horario son tareas básicas en la mayoría de los trabajos, ya que sobre ellas se construye todo lo demás. Es muy difícil avanzar en un proyecto si la mitad de los miembros del equipo llegan varios minutos u horas más tarde.
Además, la puntualidad (tanto en los horarios de llegada y salida como en las fechas de entrega de los trabajos), demuestra compromiso con las tareas realizadas. No medirla es desperdiciar la oportunidad de detectar a aquellos que muestran una señal de mayor respeto por la empresa.
Ahora, si bien está claro que medir la asistencia es necesario, todavía resta abordar la cuestión de cómo hacerlo. Los antiguos ficheros en papel o las hojas de cálculo que cada supervisor completaba manualmente han dado paso a herramientas en la nube y aplicaciones muy diversas.
La ventaja de usar un software de control de asistencia antes que un método manual es que el fichaje digital influye en la sensación de autonomía de los empleados y, de acuerdo a un estudio publicado en el blog de Factorial, esto es importante dado que el 62% de las personas trabajadoras asegura que las relaciones en entre pares y con los directivos influyen en las dinámicas de equipo.
De lo anterior se desprende que la digitalización del control de asistencia reduce conflictos internos gracias a la simplificación y automatización de procesos, al tiempo que contribuye a que las relaciones laborales sean más sanas.
Índice de temas
Del roce al ‘flow’, la asistencia automatizada restaura la confianza en el trabajo
En muchas pymes, los retrasos, las horas extra no declaradas y los errores en el registro horario se convierten en un foco de tensiones. A menudo, la desconfianza se instala cuando el control se percibe como un castigo y no como una herramienta para ordenar y distribuir el trabajo equitativamente.
La ventaja de usar un software de control de asistencia no es solamente la disminución del error humano, sino la eliminación total de la carga emocional y los ‘roces’ producidos al medir las horas de trabajo.
Tanto el trabajador como el responsable tienen acceso al mismo nivel de información, que se recolecta automáticamente y no puede ser modificada en los registros. Como consecuencia, se reduce la posibilidad de acusaciones cruzadas por ese detalle.
Dado que casi 23 millones de mexicanos cambian de trabajo cada año (40% de la población activa), retener a los empleados el mayor tiempo posible a través de estas herramientas no solamente es necesario para evitar el desgaste, sino que constituye una práctica que ahorra dinero en procesos de selección y onboarding.
Afilar el ojo para elegir la herramienta adecuada según el tipo de empresa
Está claro que no todas las compañías funcionan igual y por eso no todas tienen la misma necesidad de registro horario. Algunas industrias, como el retail o las fábricas, tienen turnos muy específicos y, si no hay nadie para cubrirlos, se genera un problema en el horario de la tienda o la línea de producción, respectivamente.
En otros trabajos, como el marketing creativo, los arquitectos o los diseñadores, los horarios de entrada y salida pueden ser algo más flexibles. En estos casos, el foco estará puesto en la calidad y la completud de la tarea por encima del tiempo u horario en que se haya realizado.
Por todo lo anterior, antes de elegir un software de control horario debes analizar los flujos de trabajo, el tipo de jornada y el tamaño del equipo. Sigue leyendo para conocer tres de las soluciones más convenientes según las características de la compañía.
Crecer sin fricciones a través de una herramienta de control ‘expansiva’
Cuando la empresa tiende a crecer por fuera de sus límites anteriores, el control manual ya no basta. Entonces, Factorial se posiciona como una de las opciones más elegidas por las pymes, ya que su sistema modular permite adquirir solamente las partes que se usan.
La aplicación permite a los empleados fichar desde el teléfono celular o hacerlo desde el escritorio, al tiempo que estos datos se integran con nóminas, evaluaciones de desempeño y control de vacaciones.
En el panel de control almacenado en la nube y disponible en tiempo real, los managers y profesionales de recursos humanos pueden tener una visión completa del desempeño laboral de toda la planta.
Los resultados han demostrado que las empresas que lo utilizan reportan una disminución del 60% en las horas administrativas, además de un clima laboral más relajado.
Una herramienta de fichaje para fábricas, logística y retail
En sectores donde cada minuto cuenta, como la industria, la logística o el comercio minorista, es conveniente elegir una herramienta especializada, como es el caso de Papershift.
Esta plataforma alemana está diseñada para gestionar turnos y ausencias con precisión milimétrica, integrando la planificación con el registro horario.
Su panel visual permite prever solapamientos de turnos y contabilizar ausencias para ajustar plantillas en tiempo real. El gestor de ausencias está integrado al flujo de trabajo, de modo que cada movimiento del personal se sincroniza automáticamente con la planificación general.
En entornos de producción, logística, retail o distribución, donde el margen de error es mínimo, disponer de una herramienta así aumenta la operatividad y mejora el clima laboral.
El dato no es menor, sobre todo si se tiene en cuenta que, de acuerdo con un reporte del portal de empleo OCC, el 59% de las empresas del sector manufactura en México ha reportado una subida en la fuga de talento durante el último año.
El delicado control que implica el trabajo remoto o con freelancers
Aunque el trabajo remoto no haya tenido una explosión en México, como sí ocurrió en otros países de la región, un estudio de JJL revela que hasta un 70% de los trabajadores de oficina en el país se mueve bajo un esquema remoto.
Este tipo de empleos reescribe las reglas, ya que controlar que la persona esté efectivamente trabajando frente al ordenador todas las horas establecidas es un desafío. Para estos casos, donde la importancia es el resultado más que las horas trabajadas, existen herramientas pensadas justamente a la medida de la necesidad.
Si trabajas con freelancers o con equipos cuyos miembros están en remoto, Clockify ofrece una solución gratuita y con una interfaz fácil de usar. Es una opción ideal, por ejemplo, para agencias de marketing, estudios de diseño o startups tecnológicas.
Los empleados pueden registrar el tiempo invertido por tarea, cliente o proyecto, generando reportes exportables que sirven tanto para calcular honorarios como para evaluar la rentabilidad de los contratos.
A diferencia de otros programas, Clockify no busca ‘vigilar’ al profesional, sino fomentar la transparencia y la autogestión. Cada colaborador registra sus horas y la empresa obtiene una visión precisa del esfuerzo invertido, evitando discusiones sobre tiempos o pagos.
Por qué más del 83% de los empleados en México no llega al quinto aniversario
Mientras en Europa la discusión gira en torno a la flexibilidad o la reducción de horas de trabajo, en México las empresas enfrentan un reto todavía más urgente, el de retener a un talento escaso y dispuesto a apuntar al Norte por nuevas oportunidades.
Estudios del portal OCC y de la consultora Deloitte revelan datos alarmantes. El 83% de los empleados mexicanos no permanece más de cinco años en el mismo puesto. Esto se relaciona con que más de un 34% de las compañías reporte niveles de rotación elevados.
Las causas de la tendencia son varias, pero pueden desmenuzarse en salarios no competitivos, falta de crecimiento o desarrollo profesional y ambientes laborales poco favorables. A esto se suma la rigidez de algunos modelos tradicionales, que no siempre ofrecen equilibrio entre la vida personal y laboral.
En ese escenario entra en juego la incorporación de herramientas digitales para favorecer la relación vida-trabajo y aumentar el bienestar, con su consecuente desembocadura en la retención.
¿Cuáles son las estrategias de retención que podrían aplicarse para revertir la tendencia?
Cuando un empleado siente que ya no crece, que su jefe no lo escucha o que su tiempo personal no vale, las probabilidades de que se vaya a otra empresa son altas. Por eso, el proceso de retención empieza por el desarrollo y la capacitación.
Si inviertes en tu equipo, no solamente obtienes profesionales más preparados, sino que ganas lealtad. Un curso, un programa de mentoring o un plan de carrera envían el mensaje correcto al empleado, aunque no es lo único a tener en cuenta.
El equilibrio entre vida y trabajo ya no es una moda, es una necesidad. Los horarios flexibles, el home office o los días libres estratégicos pueden marcar la diferencia entre un equipo motivado y uno agotado.
Y sí, el salario competitivo sigue siendo clave, pero no lo es todo. Combinarlo con beneficios adaptables y un ambiente laboral saludable, donde el diálogo y el bienestar emocional sean prioridad, puede cambiarlo todo.
Al final, la flexibilidad no es un privilegio, sino que es una nueva forma de compromiso. Darle al empleado una dosis de autonomía sobre su tiempo es darle también razones para quedarse.
Gestión del tiempo y el talento, dos caras de una misma moneda
La productividad ya no se mide como en las películas de Charles Chaplin, mediante un fichaje arcaico en una máquina en la entrada. Hoy los departamentos de recursos humanos deben ir más allá y atender cuestiones como el bienestar y la mejora de procesos a través de la tecnología.
Implementar soluciones como Factorial, Papershift o Clockify permite crear entornos más organizados, justos y eficientes, donde los empleados se sienten escuchados y los líderes cuentan con información fiable para decidir.
