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Business Process Reengineering: qué es y cómo aplicarlo

El Business Process Reengineering pretende hacer más eficiente el uso de la información desde una perspectiva basada en los datos.

Publicado el 25 Oct 2023

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El Business Process Reengineering (BPR) consiste en rediseñar, o al menos replantear, los procesos de negocio -parciales o totales- incluyendo su reformulación. Procesos que conciernen a una organización en general o a una estructura interna. El objetivo es, de hecho, hacer más eficiente el uso de la información desde una perspectiva basada en los datos.

Y es que en un mundo empresarial en constante evolución, la adaptabilidad y la optimización de procesos son fundamentales para el éxito. El Business Process Reengineering (BPR) se erige como un enfoque estratégico que busca revolucionar y mejorar los procesos empresariales desde su raíz.

Este artículo explora los principios clave del BPR, sus ventajas, retos, el papel de la innovación y la tecnología, así como los errores que deben evitarse y los casos de éxito que sirven de inspiración. La transformación empresarial se torna esencial en la era de la digitalización, y el BPR se presenta como una herramienta valiosa para lograrlo.

Principios clave del Business Process Reengineering

Algunos de los principios clave del Business Process Reengineering son el replanteo de los procesos, la focalización en los resultados y la consideración de los procesos de principio a fin. Otros principios clave son la eliminación de actividades innecesarias y el uso de la tecnología, empezando por la automatización.

Sin embargo, cada empresa puede decidir adaptar la metodología a sus necesidades específicas. Repensar los procesos exige cuestionar las prácticas existentes y replantear por completo los procesos empresariales. De hecho, la BPR exige cuestionar las rutinas establecidas y buscar nuevas formas de hacer las cosas.

El objetivo de la BPR es mejorar los resultados empresariales: reducir costos, aumentar la eficiencia, mejorar la calidad de los productos o servicios y satisfacer mejor las necesidades de los clientes. Por tanto, se hace hincapié en los objetivos finales, centrándose en los resultados más que en los detalles de las actividades.

Business Process Reengineering

La BPR también examina los procesos empresariales en su conjunto, de principio a fin. Esto significa que el rediseño de procesos debe considerar todas las actividades implicadas, con un enfoque holístico, incluidos los vínculos entre los distintos departamentos o funciones empresariales.

En la BPR, se intenta eliminar las actividades que no añaden valor al proceso o al cliente final. Esto puede implicar la automatización de ciertas actividades que se consideran innecesarias, la simplificación de los flujos de trabajo o la eliminación de pasos redundantes.

Otros conceptos clave

Rediseñar los procesos empresariales puede hacer que una empresa sea más flexible y receptiva a los cambios del mercado. Al eliminar restricciones y obstáculos y simplificar los procedimientos, se puede acelerar el tiempo de respuesta y adaptarse más rápidamente a las nuevas demandas u oportunidades del mercado.

La BPR también puede ayudar a mejorar la experiencia del cliente al reducir los tiempos de espera, simplificando los procedimientos de compra o presta servicios personalizados. Esto puede aumentar la satisfacción y fidelidad del cliente.

El Business Process Reengineering fomenta la adopción de nuevas tecnologías y la innovación en los procesos empresariales. La integración de sistemas, la automatización de procesos y el uso de herramientas digitales pueden ayudar a racionalizar las operaciones y mejorar la eficiencia general de la empresa.

Innovación e implicación

La BPR también aprovecha la innovación tecnológica para mejorar los procesos empresariales. La automatización, la integración de sistemas y el uso de herramientas digitales pueden ayudar a optimizar las operaciones y lograr los resultados deseados.

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Por último, implica activamente a los empleados de la empresa. El compromiso es importante, así como escuchar sus opiniones e implicarlos en el proceso de reingeniería, ya que son ellos quienes trabajan en los procesos a diario y pueden aportar información valiosa sobre ineficiencias u oportunidades de mejora.

Ventajas del Business Process Reengineering 

El Business Process Reengineering ofrece varias ventajas para mejorar la eficiencia empresarial: reducción de costos, aumento de la productividad, flexibilidad y rapidez, mejora de la calidad y un mayor nivel de experiencia del cliente. A través de un enfoque estratégico y bien planificado de la BPR, se pueden conseguir estos beneficios implicando a los empleados y adaptando la metodología a las necesidades específicas de la empresa.

La BPR pretende eliminar actividades innecesarias o redundantes optimizando los flujos de trabajo: esto reduce los costos operativos, aumenta la eficiencia y recorta los costos globales de la empresa.

Al rediseñar los procesos empresariales de forma más eficiente, la BPR puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados. Al eliminar tareas innecesarias o racionalizar los flujos de trabajo, se puede conseguir una mayor capacidad de producción con los mismos recursos.

La BPR puede ayudar a mejorar la calidad de los productos o servicios prestados. Al reducir los errores o las actividades no conformes, se puede garantizar una mayor precisión y fiabilidad, satisfaciendo mejor las necesidades de los clientes.

Errores que hay que evitar en la BPR

En el Business Process Reengineering, hay errores comunes que deben evitarse: falta de implicación de los empleados, enfoque exclusivo en la tecnología, falta de análisis de los procesos existentes. Otros retos que hay que afrontar y errores que no hay que cometer: falta de medición de resultados, resistencia al cambio, falta de liderazgo yde apoyo ejecutivo. Para evitar estos errores, basta con planificar cuidadosamente y ofrecer una comunicación eficaz. Así como gestionar adecuadamente el cambio y centrarse en la implicación activa de empleados y directivos.

Uno de los principales errores es no implicar adecuadamente a los empleados en todo el proceso de BPR, lo que causa diversos perjuicios. Por ejemplo, resistencia al cambio, falta de adopción de nuevas prácticas y falta de comprensión de los beneficios del rediseño de procesos. Por el contrario, es importante involucrar a los empleados desde el principio, escuchando sus opiniones y promoviendo su participación activa para garantizar el éxito de la BPR.

Otros errores

Otro error común es centrarse exclusivamente en la tecnología, sin tener en cuenta los aspectos organizativos y humanos. A pesar del papel clave de la tecnología como facilitador de la BPR, es necesario comprender las necesidades del negocio, implicar a las personas y tener en cuenta los aspectos culturales y organizativos para lograr resultados duraderos.

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También es un error saltarse la fase de análisis en profundidad de los procesos existentes antes de empezar el rediseño. Es importante comprender a fondo los procesos actuales, identificando las ineficiencias y las áreas susceptibles de mejora. Sin un análisis adecuado, los problemas o ineficiencias podrían trasladarse al nuevo proceso.

Retos

Uno de los principales retos de la BPR es medir los resultados obtenidos. Es importante definir indicadores clave de rendimiento (KPI) y supervisar los avances para evaluar la eficacia del nuevo proceso. Sin esto, puede ser difícil evaluar el éxito de la BPR y realizar cualquier mejora posterior.

La BPR puede encontrar resistencia al cambio por parte de empleados o directivos. Miedo a la incertidumbre o a la pérdida de control. Estos temores pueden obstaculizar la implantación del nuevo proceso. En su lugar, es necesario gestionar cuidadosamente el cambio, implicar a la gente, comunicar claramente los beneficios de la BPR y proporcionar el apoyo y la formación adecuados para superar la resistencia.

Por último, la BPR requiere un fuerte apoyo de la dirección de la empresa. Si falta compromiso y un liderazgo claro, el éxito de la reestructuración puede verse comprometido. Es crucial que la dirección participe activamente en el proceso, proporcionando los recursos, el apoyo y la orientación adecuados para garantizar la adopción y aplicación del nuevo proceso.

Cómo aplicar el Business Process Reengineering 

Es necesaria una planificación cuidadosa y la participación activa de todos los niveles de la organización. Los pasos clave incluyen el análisis de los procesos existentes y la definición de objetivos (alineados con la estrategia corporativa y centrados en aumentar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente).

Otros nodos para implantar con éxito el Business Process Reengineering son el diseño de los procesos futuros (empezando por un equipo multidisciplinar para ampliar la perspectiva y la colaboración) y la implicación del personal. También es necesario gestionar el cambio, realizar pruebas y evaluaciones (recogiendo también la opinión del personal implicado y realizando los ajustes necesarios) y hacer que la implantación sea gradual.

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Por último, es necesario realizar un seguimiento continuo (datos y evaluación) y mejorar los nuevos procesos, así como explorar soluciones digitales, herramientas de automatización y otras tecnologías innovadoras para simplificar y optimizar las actividades.La BPR requiere tiempo, esfuerzo y un enfoque estratégico, así como flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios que se produzcan en el camino.

Casos de éxito del Business Process Reengineering

Ejemplos de éxito en el campo del Business Process Reengineering son los casos prácticos de marcas famosas: Ford Motor Company, Amazon, IBM, McDonald’s y Procter & Gamble. Empresas que lograron mejoras significativas en términos de eficiencia, calidad y satisfacción del cliente.

Desde los años 90, Ford rediseñó sus procesos de producción, introduciendo tecnologías avanzadas y mejorando la colaboración entre departamentos. Esto permitió reducir considerablemente el tiempo de producción y los costos operativos.

Amazon, que hizo de la innovación y la optimización de los procesos empresariales su seña de identidad, implantó la BPR para mejorar la eficiencia logística y la gestión de pedidos. Gracias a la automatización, la optimización de los flujos de trabajo y el uso de algoritmos avanzados, Amazon pudo reducir los plazos de entrega y mejorar la experiencia general del cliente.

Otros casos prácticos

En los años 90, IBM enfrentó una crisis financiera y decidió aplicar la BPR para reducir costos y mejorar la eficiencia. Rediseñó los procesos empresariales, simplificó las estructuras organizativas y adoptó nuevas tecnologías. Así se recuperó, convirtiéndose en una empresa más ágil y competitiva.

McDonald’s también aplicó la BPR para mejorar la rapidez y precisión del servicio al cliente. Introdujeron tecnologías como la automatización de pedidos y el autoservicio. Simplificaron sus procesos de producción de alimentos, mejoraron la planificación y la gestión de inventarios. Como resultado, aumentaron la satisfacción del cliente y las ventas.

McDonald's

Procter & Gamble adoptó finalmente la BPR para mejorar la gestión de la cadena de suministro y reducir costos. Rediseñaron sus procesos de aprovisionamiento. Además de mejorar la colaboración con los proveedores e introducir tecnologías avanzadas. El objetivo es controlar y optimizar la cadena de suministro. Así han logrado una mayor eficiencia. Pero también han reducido los plazos de entrega y mejorado la gestión de las existencias.

Oil & Gas

La era de la digitalización surgió como un factor fundamental para desbloquear múltiples desafíos. En la última década, los avances en la capacidad de análisis de datos, la Inteligencia Artificial (IA) y el Internet de las cosas (IoT) permitieron a diversos actores en una amplia gama de sectores optimizar procesos complejos, identificar fuentes de pérdida e ineficiencia, y responder de manera más eficaz a situaciones de volatilidad e interrupciones.

Ian Bogado, CEO de la startup de climatech Uali, la curva de adaptación y aprendizaje digital en grandes empresas de este sector puede ser más lenta en comparación con otros campos. No obstante, las compañías ya ajustaron su estructura para asegurar que la transformación digital pueda satisfacer las demandas de sus estrategias y las necesidades de sus clientes

La innovación en el Business Process Reengineering

La innovación en el Business Process Reengineering es crucial porque permite a las empresas mejorar la eficiencia y la productividad de sus procesos de negocio. El principal objetivo de la BPR es rediseñar radicalmente los procesos existentes para lograr mejoras significativas en los costos, la calidad, los plazos de entrega y la satisfacción del cliente.

Por tanto, la innovación en BPR puede adoptar varias formas:

  • Tecnologías avanzadas (robótica o RPA, inteligencia artificial y aprendizaje automático, para eliminar el error humano y mejorar la calidad general)
  • Nuevos modelos de negocio (servitización para ofrecer un modelo basado en suscripciones o servicios digitales)
  • Enfoque centrado en el cliente (con personalización de los productos)
  • Adopción de procesos ágiles

Medir los resultados del Business Process Reengineering

Definir indicadores clave de rendimiento (KPI) y supervisar los progresos es crucial. El objetivo es evaluar la eficacia del nuevo proceso.

El papel de la tecnología en el Business Process Reengineering

La tecnología desempeña un papel importante en la reestructuración de procesos empresariales. Ofrece herramientas y soluciones para que estos procesos sean más eficaces. La automatización de procesos, elemento clave de la BPR, permite automatizar tareas manuales o repetitivas, reduciendo el tiempo de ejecución, aumentando la precisión y reduciendo el error humano. La tecnología aprovecha herramientas como la automatización robótica de procesos (RPA) o los sistemas de gestión de flujos de trabajo.

Las empresas tienen sistemas separados para diferentes funciones empresariales, como la gestión de ventas, la gestión de compras o la gestión de recursos humanos. La integración de sistemas permite integrar estos sistemas, creando un flujo de información más eficiente y reduciendo la redundancia de datos. Esto permite una visión más completa y unificada de los procesos empresariales.

Para Alberto Arellano, Gerente de Investigación y Consultoría de Telecomunicaciones, IDC América Latina, “la integración de hardware, plataformas y servicios son una garantía de mejores experiencias, que incrementan la confianza, lealtad y monetización de nuevas iniciativas digitales”.

Otras tecnologías útiles

El análisis de datos permite recopilar, procesar y analizar grandes cantidades de datos empresariales. Permite identificar ineficiencias, puntos críticos y posibles áreas de mejora. Siempre dentro de los procesos empresariales. De este modo, mejora la toma de decisiones e impulsa el rediseño de procesos.

Las plataformas colaborativas, la mensajería instantánea y el software de gestión de proyectos también permiten una comunicación más rápida y fluida, facilitando la coordinación de actividades y el intercambio de información.

La movilidad y el acceso remoto, que permiten a los empleados acceder a los sistemas y datos de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, fomentan la flexibilidad y la agilidad en la ejecución de los procesos empresariales. Por último, permiten a los empleados trabajar de forma más eficiente y responder con rapidez a las necesidades de los clientes.

Business Process Reengineering frente al Continuous Improvement

La elección entre el Business Process Reengineering y el Continuous Improvement depende de las necesidades y el objetivo de la organización. Ambos enfoques pretenden introducir mejoras significativas en los procesos empresariales. Sin embargo, son ligeramente distintos y generan resultados diferentes.

El Business Process Reengineering implica una reconsideración completa y radical de los procesos empresariales existentes. Las mejoras son significativas y a menudo radicales en términos de productividad, eficiencia y calidad de los procesos. La BPR exige un cambio drástico: puede requerir una implantación más larga y compleja. Pero los resultados pueden ser perturbadores e importantes transformaciones empresariales.

Continuous Improvement

Por otro lado, el Continuous Improvement se centra en optimizar los procesos existentes mediante pequeñas mejoras incrementales a lo largo del tiempo. Se basa en la idea de que las mejoras constantes y continuas pueden conducir a resultados significativos a lo largo del tiempo. Requiere un compromiso a largo plazo para identificar y aplicar mejoras en los procesos empresariales, que a menudo implica a todos los niveles de la organización.

La elección entre BPR y el Continuous Improvement depende de la situación específica de la organización. Si la organización requiere un cambio radical y una transformación significativa de los procesos, la BPR puede ser el enfoque más adecuado. Sin embargo, si la organización necesita mejoras constantes y graduales a lo largo del tiempo, la Mejora Continua puede ser más apropiada.

Algunas organizaciones utilizan ambos enfoques de forma complementaria. Por ejemplo, un proyecto de BPR permite resolver problemas críticos; aplicar el Continuous Improvement , en cambio, permite mantener y mejorar los procesos de forma continua a lo largo del tiempo.

Conclusión

El Business Process Reengineering, lejos de ser una simple moda, se convirtió en una estrategia esencial para las empresas que aspiran a la eficiencia, la agilidad y la satisfacción del cliente en un mundo en constante cambio. Sus principios clave, centrados en el replanteo y la eliminación de actividades innecesarias, junto con el aprovechamiento de la innovación y la tecnología, promueven una transformación significativa. Sin embargo, superar los retos y evitar errores comunes requiere compromiso, liderazgo y una planificación cuidadosa.

Los casos de éxito, como los de Ford, Amazon, IBM, McDonald’s y Procter & Gamble, demuestran que la BPR puede llevar a mejoras notables en la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente. A medida que la tecnología continúa avanzando, el BPR seguirá siendo una herramienta poderosa para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un mundo empresarial en constante evolución.

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Mirella Castigli
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