Análisis en profundidad

Qué es Agile teams, estructura y principios

El trabajo en equipo, muy necesitado por el mundo empresarial, se ve potenciado con Agile Teams.

Artículo publicado el 15 Dic 2022

Redacción InnovaciónDigital360

Agile Teams

Un equipo ágil (Agile Teams) está formado por un grupo de personas que comparte un objetivo de trabajo común y que tienden a tener una mayor flexibilidad a la hora de llevar a cabo sus tareas ante los requisitos de los clientes

Etapa de la evolución del equipo

Conformar un Agile Teams es una tarea que requiere cierta evolución por parte de los integrantes. Es por esto que existen cuatro etapas por las que el equipo debe atravesar.

Forming

La primera etapa de evolución de un equipo es la conocida como Forming. En esta etapa el grupo es muy reciente y los integrantes se conocen entre sí. Lógicamente, al no haber confianza entre ellos es normal que en esta etapa se eviten los conflictos.

Cada integrante del grupo actúa aún de forma individual centrándose solo en su trabajo.

Storming

Esta segunda etapa se relaciona con el concepto de conflicto. Como veremos luego, los equipos agiles se caracterizan por ser multidisciplinarios y por otorgarle a los vínculos entre los miembros un rol central.

Estas dos características hacen, en primer lugar, que haya diferentes opiniones acerca de determinados temas, por lo cual es lógico que se generen debates. 

En segundo lugar, como es importante el trato entre los integrantes del grupo, este intercambio de ideas debe ser hecho en un marco de confianza y libertad.

Por ende, es en la fase de storming en la cual los participantes del equipo ya tienen la suficiente confianza para transmitir sus opiniones.

Norming

Esta tercera etapa se considera que debe ocurrir posteriormente a los conflictos. Los integrantes del equipo comprenden que todos trabajan por un objetivo en común y que el éxito del grupo será el éxito de cada uno.

La individualidad queda atrás y se forma un sentimiento de equipo en donde cada integrante se complementa con el otro.

Performing

Por último tenemos la etapa de performing. Aquí se considera que el equipo ya está adaptado, los conflictos quedaron en un segundo plano y ya existe un grupo fuerte que trabaja en conjunto con un objetivo común.

Generalmente, ya en esta etapa el equipo ágil tiene total autonomía con respecto a los líderes de la empresa, por lo que toman sus propias decisiones y comparten la responsabilidad por sus consecuencias, tal como analizaremos más adelante.

En esta etapa comienzan a verse los resultados.

¿Cómo debe ser un equipo ágil?

Lo primero que hay que entender cuando hablamos de Agile Teams es la importancia del trabajo en equipo. En este método para llevar a cabo distintas actividades es esencial potenciar al equipo.

Cada uno de los integrantes tiene un margen más amplio para la toma de decisiones ya que se trata de un sistema que otorga una cierta libertad a quienes participen de él a la hora de elegir un curso de acción.

Lógicamente, a mayor libertad, mayor responsabilidad. Pues nos estamos refiriendo a personas que comparten un objetivo en común y cuyas decisiones afectarán a todo el equipo.

Entonces podemos ya sacar algunas conclusiones acerca de los Agile Teams y cómo deben estar compuestos. Por un lado, las personas que integren el grupo tendrán un proyecto común y trabajaran en pos de un resultado querido por todo el equipo.

Por otro lado, lo novedoso de estos equipos es que son multidisciplinarios, es decir que quienes los integren serán especialistas de distintas ramas y ámbitos. 

Esto permite que haya una mayor amplitud a la hora de tomar decisiones y que las situaciones sean tomadas desde diferentes puntos de vista.

En comparación con otro tipo de organizaciones en las que las diferentes disciplinas involucradas en la concreción de un proyecto trabajaban de forma separada, en los Agil Teams la multiplicidad de conocimientos permite un desarrollo más efectivo.

Es importante hacer hincapié nuevamente en la libertad que ostentan los integrantes de estos grupos. Esto hace que estén facultados para elegir qué decisiones definirán el curso del proyecto, y como habíamos mencionado, la responsabilidad será compartida.

Otro de los elementos que hacen a la agilidad es la auto organización de los equipos, los cuales deben tomar decisiones acerca de la distribución de roles y el armado interno.

¿Qué son las habilidades ágiles?

Hemos descrito como debe ser un equipo ágil, pero cabe preguntarse qué son las habilidades ágiles

En esencia, las habilidades ágiles son aquellas que se relacionan con la capacidad de adaptarse a un proyecto determinado y sus condiciones, resaltando la flexibilidad e inmediatez que hacen falta para dar una respuesta efectiva que colabore con el desarrollo del proyecto.

También puede definirse como la capacidad de responder a un cambio y de adaptarse a condiciones que no nos son tan conocidas o favorables.

Entonces, una persona que contenga capacidades ágiles será una persona capaz de adaptarse a cualquier proyecto que puede dar una respuesta inmediata a los desafíos que se le presenten.

¿Cuáles son las características de los agile teams?

Analizaremos a continuación cuáles son aquellas características que distinguen a los equipos ágiles del resto de las formas de organización de trabajo.

En un esquema jerárquico tradicional sabemos que aquellos que toman las decisiones son un grupo reducido de personas. Incluso en algunos casos, todas las decisiones pasan por una sola persona, líder de la organización en cuestión que concentra todo el poder decisorio.

En el caso de los Agile Teams esto es rotundamente distinto. Es que, como ya hemos anticipado, el equipo tiene un rol central en las decisiones

No hay una sola persona por la que pasen todos los temas. Por el contrario, las elecciones de cómo actuar se hacen en conjunto.

A partir del aporte de los especialistas en distintos temas que integran el grupo, se pueden lograr razonamientos más elaborados y por ende que lleguen a una mejor solución. 

Recordemos que los equipos ágiles están compuestos por una multiplicidad de especialistas en diferentes tópicos.

Otra característica de notable importancia es la comunicación efectiva. Es esencial que exista una buena comunicación entre los integrantes del equipo.

Tengamos en cuenta que al haber distintos especialistas en diversas materias, es entendible y lógico que haya diferentes opiniones con respecto a un tema. Por ende se dará lugar a conflictos acerca de las decisiones a tomar.

Como mencionamos, esto es normal y hasta es necesario que suceda. Desde la diversidad de opiniones y puntos de vista es que se logra una mejor elaboración de propuestas. Sin embargo, la comunicación grupal ante las diferencias debe ser efectuada de la mejor manera posible.

En primer lugar, debe asegurarse un ámbito de confianza y amplitud para poder manifestar los desacuerdos. 

En segundo lugar, las manifestaciones de dichas controversias deben hacerse siempre desde un lugar constructivo para evitar que los conflictos pasen a peleas que perjudiquen el trabajo en grupo.

La comunicación, además, debe ser constante. Todos deben estar en conocimiento de lo que se hará y de las decisiones que se tomen.

Por otro lado, una característica propia de los equipos ágiles es la capacidad de hacer frente a los problemas y a la incertidumbre. 

En línea con la descripción que efectuamos acerca de las habilidades ágiles, aquellos que integren un grupo de estas características deberán ser capaces de responder ante los imprevistos y tomarlos como una oportunidad para innovar y mejorar el desarrollo del proyecto.

Siguiendo con la descripción de las características necesarias para que un equipo ágil sea efectivo, debemos mencionar a la humildad y a la apertura al aprendizaje como dos valores imprescindibles.

A la hora de trabajar con expertos en materias diferentes a las que uno está acostumbrado, surgirán nuevos puntos de vista. De modo que si uno se cierra solamente en lo que conoce y no está dispuesto a abrirse, todo el proceso carece de sentido.

Todos los dogmas que creemos como ciertos deben ser susceptibles de cuestionamiento y eso requiere trabajar en la humildad de cada uno. De otra manera, será difícil poner en tela de juicio la forma en la que cada integrante ve las cosas. 

También será necesaria la apertura al aprendizaje con el objetivo de expandir los conocimientos de cada participante del grupo y empaparse de diferentes maneras de enfrentar los problemas.

Sin alguna de estas dos características será muy difícil poner en funcionamiento la potenciación del trabajo en equipo. Es necesario que haya disposición a cambiar y a adaptarse a nuevas formas.

¿Cuáles son los diferentes tipos de Agile teams?

Existen diferentes tipos de metodologías ágiles muy utilizadas por las empresas, cuya elección de cada una dependerá de las distintas necesidades.

Entre ellas encontramos Extreme Programing XP, Scrum, Kanban, Agile Inception y Design Sprint. Esta última se trata de una estrategia diseñada por Google.

¿Cómo se compone un Agile teams?

Un equipo ágil se compone en principio por dos figuras centrales. Ellas son el scrum master o facilitador y el cliente o product owner. Luego tenemos a los desarrolladores que formarán parte del resto del equipo.

El facilitador debe ser quien reúna a los integrantes del equipo y quien tenga la relación con el resto de la organización. Su tarea es de suma importancia, ya que una buena elección de las personas hará que el desarrollo del proyecto sea el esperado.

Por otro lado, el denominado cliente o product owner debe encargarse de diseñar las tareas, proponer los objetivos y establecer las prioridades. 

La priorización de las tareas es clave, porque el desarrollo debe estar enfocado en el comportamiento del cliente y los mercados. 

Además, quienes decidan qué tareas y objetivos serán una prioridad serán los propios integrantes del equipo ágil y no el resto de la organización. Esto es por la necesidad de que exista auto organización.

Es importante que el product owner tenga un conocimiento detallado del mercado en cuestión y tenga las herramientas para poder definir los objetivos con claridad y de manera acertada.

Por último tenemos a los desarrolladores. Se trata del resto del equipo y serán aquellos encargados de llevar a cabo las tareas y objetivos dispuestos por el cliente.

El tamaño ideal para que un equipo ágil funcione de manera efectiva es de 5 a 9 personas

Menos de cinco interrumpe la posibilidad de intercambiar distintos puntos de vista y más de nueve dificulta la posibilidad de la necesaria comunicación constante.

¿Qué es una estructura ágil?

En línea con lo que hemos descrito hasta ahora, una estructura ágil es una nueva manera de organizar el trabajo que pone en valor la importancia de todo el equipo, crea una atmósfera de confianza y libertad para la toma de decisiones, y que se compone de especialistas en distintas materias.

Dentro de una estructura ágil, se acortan los tiempos de aprendizaje y la adaptación al modo de trabajo debe ser inmediata

Entre las ventajas podemos encontrar la motivación que tienen los diferentes actores del equipo ya que sus opiniones son tenidas en cuenta de una forma mucho más marcada. 

Una estructura ágil, por otro lado, trabaja con mucha más velocidad y eficiencia y tiene muy claro cuáles son las prioridades que motivaron las decisiones de trabajo. 

También se produce una mejora en la calidad del producto ofrecido y como las condiciones de desarrollo se adaptan al cliente, se produce un incremento considerable de los resultados.

Es muy común que se establezcan estas estructuras en empresas que innovan en materia digital. 

Las diferencias con las estructuras tradicionales son abismales. En estas últimas, suele existir una estructura jerárquica que limita el desarrollo y el trabajo en equipo. Algo que, por el contrario, trata de potenciarse en una estructura ágil.

¿Qué es y qué no es Agile?

Sin perjuicio de las definiciones y descripciones que hemos dado hasta el momento, es necesario aclarar algunos aspectos para entender mejor el concepto de agilidad.

Cuando nos referimos a Agile no estamos hablando ni de un protocolo, ni de un método, ni de ciertos pasos para desarrollar un software, y tampoco de un protocolo automático que toma las decisiones en lugar de las personas.

Nada de eso puede describir enteramente a Agile, solo puede ser que en ocasiones sea así parcialmente.

Lo que sí es ágil es una serie de principios orientadores para llevar a cabo un trabajo en equipo de la mejor manera posible. Es una guía de cómo comportarse y cómo trabajar junto a otras personas y una manera de afrontar los desafíos.

Agile no se trata de un mecanismo que otorga las respuestas y las soluciones por sí solos, sino que a través de la mentalidad con la que invita a trabajar es posible llegar por uno mismo a esas conclusiones efectivas.

Por otro lado, cuando se habla de inmediatez como característica de un equipo ágil no estamos hablando de un accionar apurado que pueda entorpecer el trabajo. Dicho concepto se refiere a la facilidad para adaptarse a un cambio de la forma más veloz posible.

Además, es cierto que cuando hablamos de la composición de un equipo ágil mencionamos al cliente como quien debe definir las prioridades. Esto no quiere decir que sea él una especie de jefe ni organizador del equipo. 

¿Qué es el manifiesto agile?

El manifiesto agile es un conjunto de postulados y principios diseñados por un conjunto de desarrolladores de software que tenían en mente la innovación en materia de organización del trabajo.

Dichos desarrolladores conducidos por Kent Beck, uno de los firmantes del manifiesto, se oponían a las técnicas y metodologías tradicionales que consideraban rígidas y que hacían lento el desarrollo de los proyectos.

Por el contrario, propusieron en este manifiesto una novedosa manera de encarar los proyectos relacionados con la creación de software, pero que puede ser trasladado a cualquier ámbito de producción de ideas.

Los cuatro valores fundamentales del manifiesto ágil, del cual se desprenden otros doce principios son, por un lado, el de priorizar a las personas que integran un equipo y a su comunicación e interacción por sobre el desarrollo del trabajo y las herramientas.

Por otro lado, el de desarrollar un software que funciones y el de colaborar con el cliente. 

Vale detenerse en este último aspecto para aclarar que la visión que plantea el manifiesto tiene que ver con dejar de percibir al cliente como un simple contratante del servicio o producto, si no que se trata de otorgarle un rol central en la planificación y ejecución del trabajo.

Por último, si bien es importante tener un plan de acción, el manifiesto agile propone estar dispuesto a los cambios que puedan ir presentándose y no ajustarse estrictamente a los pasos que fueron predefinidos.

¿Qué es agile project management?

Agile project management o gestión ágil de proyectos en español se refiere a la aplicación de las características ágiles al desarrollo de ciertos trabajos que requieren una particular flexibilidad y rapidez.

Es un concepto que está ligado en general al desarrollo de software y demás plataformas de tecnología. Aunque como mencionamos previamente, no es un proceso que exclusivamente se aplique a estas.

La gestión ágil de proyectos es muy utilizada en empresas que desarrollan proyectos de cierta complejidad y que necesitan una ejecución en un corto periodo de tiempo. Grandes compañías como Apple, Amazon y Spotify utilizan esta manera de gestionar proyectos.

Agile teams vs scrum teams

Es muy común pensar que los Agile Teams y los scrum teams son lo mismo, pero vale aclarar que aunque compartan una serie de aspectos entre sí, esto no es así. En efecto, son similares pero guardan algunas diferencias que analizaremos a continuación.

Scrum es un marco de trabajo que permite desarrollar de forma ágil ciertos tipos de proyecto. Su origen fue en la industria del software pero al igual que la metodología ágil se expandió a otros sectores. 

Comparte con el método ágil las características del fortalecimiento del trabajo en grupo y la cooperación, así como también la inmediatez para adaptarse al cambio y poder alcanzar los mejores resultados posibles a los distintos proyectos.

Sin embargo, la diferencia radica en que el método ágil consiste en principios, valores y dogmas que quienes lo ejecutan deben seguir para lograr los resultados esperados. En cambio, los scrum teams tienen un marco dado por la metodología scrum para realizar las tareas.

En otras palabras, la agilidad es un estado de la mente, mientras que el método scrum se trata de diferentes conceptos que sirven de referencia para resolver problemas determinados. 

Es decir, es necesario encontrar el problema a afrontar bajo un marco de trabajo scrum para conseguir resultados.

Aunque sean conceptos distintos, comparten muchas similitudes. De hecho, varios de los firmantes del manifiesto agile eran expertos en scrum.

Cómo crear Agile Team

Un aspecto fundamental para la creación de Agile Teams es formar grupos de trabajo con personas que crean en la agilidad como un método efectivo de trabajo. Esto quiere decir, gente dispuesta a aceptar diferentes cambios en su entorno de realización de tareas.

Por otro lado, es importante también que a la hora de elegir los integrantes de los grupos seleccionemos especialistas en distintas áreas para que realicen tareas en conjunto. 

Para expresarlo de una forma distinta, los equipos deben ser multidisciplinarios, de entre 5 y 9 personas, y las especialidades de cada miembro deben ser seleccionadas a fin de que tengan la posibilidad de ofrecer valor a los clientes. 

Es menester recordar que la comunicación entre ellos debe ser total.

Esto significa que quien reciba un determinado trabajo para llevar a cabo necesariamente tiene que saber cómo y por qué llegó a sus manos de determinada manera. La comprensión del contexto por parte de todos los actores del proceso es esencial.

Además, como hemos mencionado, debe existir un ambiente de transparencia y confianza para poder comunicarse con libertad, cuidando las formas para no generar conflicto.

Una vez seleccionado el equipo, debe dársele a este una completa autonomía para la toma de decisiones. Ellos  deberán establecer los objetivos y para que las tareas sean efectivas el foco debe estar en los resultados y no en el proceso. 

Cómo ejecutar un proyecto agile

La ejecución de un proyecto agile siempre debe hacerse manteniendo en el centro del accionar al cliente.

Cuando se tiene una idea, lo primero que es importante es visualizar, a grandes rasgos, cuál va a ser el producto, su utilidad y cómo va a ser recibido por el usuario

Por otro lado, también debemos visualizar a las personas que formarán parte de nuestro equipo.

Luego, siguiendo en línea con la fase de visualización, viene la fase de especulación en la cual el equipo ya seleccionado y conformado diseña los lineamientos básicos del producto definiendo que debe tener y cómo debe ser. En otras palabras, se delimita un plan de acción.

La fase siguiente, central en la ejecución de un desarrollo agile, es la exploración. Comienza entonces la ejecución de las ideas, tratando de que esta sea lo más inmediata posible para poder obtener un feedback del cliente.

Posteriormente, llega lo que se conoce como fase de adaptación en la cual se ha recibido el feedback del cliente y es necesario que el equipo comience a trabajar basándose en él. Es decir, modificando aquellas cosas que el cliente haya percibido que deben tener otro enfoque.

Por último, una vez terminada la fase de adaptación en la que se le da un feedback al cliente, conviene hacer una conclusión de proyecto. Esta conclusión debe poder definir y comunicar los resultados centrales del proyecto.

Por Gonzalo Castillo.

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