Análisis en profundidad

Automatización de procesos, tipos y características

El objetivo central de la automatización de procesos es perfeccionar la realización de tareas determinadas en una empresa. Todo lo que necesitás saber en esta guía.

15 Nov 2022

Redacción InnovaciónDigital360

automatización de procesos

Cuando hablamos de automatización de procesos nos referimos a un desarrollo esencial y necesario para que las empresas puedan competir en el mercado. 

Qué es la automatización de procesos

La automatización de procesos es la realización de operaciones repetitivas, que se solían realizar manualmente, y que a través de la tecnología se pueden hacer de manera más rápida y eficaz. Tiene lugar mayormente en el ámbito empresarial y colabora para aumentar la efectividad, competitividad y lograr mejores resultados en las empresas.

¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos?

El buen uso de la tecnología permite obtener una gran cantidad de beneficios, que hacen que las empresas puedan obtener una mayor producción y hasta con menos costos. 

El objetivo central de la automatización de procesos es perfeccionar la realización de tareas determinadas en una empresa. En otras palabras, aumentar el flujo de trabajo pudiendo lograr que el trabajo de los operarios sea más efectivo.

El software y sistemas que permiten realizar dichas tareas de forma automática reemplazan a la operación manual, con consecuencias que impactan de manera muy significativa. Entre esas consecuencias está la reducción de costos y de tiempo. Pensemos que la automatización de una tarea determinada implica que un operario deje de hacerla. 

Las tareas repetitivas consumen mucho tiempo que el trabajador podría usar para otras tareas más complejas. Cuando la tecnología entra en juego, el tiempo en el que se hacen las operaciones de repetición se reduce considerablemente. Por lo que es también un beneficio para los trabajadores que ya no deben realizar procesos largos y repetitivos, y claro está para la empresa que economiza el tiempo de sus tareas. 

Como mencionamos al comenzar el apartado, uno de los cambios que produce la automatización es el aumento de la productividad. Tareas largas y tediosas para los empleados son realizadas de forma automática en mucho menos tiempo.  

Pues entonces la aceleración de las actividades particulares, como puede ser una gestión de compras en una empresa, hace más rápida y efectiva la actividad general de la misma.

También, otro objetivo es el de reducir los errores en los que pueden incurrir las personas. Sabemos que las tareas manuales, sobre todo de aquellas operaciones que se realizan una y otra vez, puede generar equivocaciones que retrasan los procesos en una organización. 

La automatización de procesos viene a reducir el error humano en las tareas repetitivas. Esto es porque sabemos que un software programado para realizar una actividad determinada tiene menos chances de caer en un error que un ser humano.

¿Cómo automatizar un proceso?

Bien, hemos mencionado de que se trata la automatización de procesos y que su objetivo central es acelerar tareas para aumentar la productividad dentro de una empresa. Es momento ahora de ver cómo es que se puede lograr esto. 

Para eso describiremos tres etapas: la implementación, el despliegue o ejecución y el monitoreo.

Pero antes de adentrarnos en estas tres fases, no podemos dejar de mencionar una herramienta esencial para lograr este objetivo. Nos estamos refiriendo al sistema BPMS, diseñado para automatizar la Gestión de Procesos de Negocio.

Este sistema automatiza algunos de los procesos que se llevan a cabo en una empresa con el mismo objetivo que mencionamos anteriormente: acelerar las operaciones. 

Colabora con la gestión de los procesos de negocios desde que los mismos se piensan y diseñan e incluso hasta que se hace un control de los mismos para su posterior mejora en caso de que haga falta.

Implementación

Esta etapa se trata básicamente de poner en marcha el sistema en la organización y se define quienes serán aquellas personas en la empresa encargadas de asegurar su funcionamiento

Por otro lado, se debe hacer una recopilación de todos los procesos que se realizan en la empresa antes de la implementación y evaluarlos. De esta manera será posible determinar cuáles son los procesos críticos donde vale la pena empezar con la automatización y así poder mejorarlos. 

Por último, un elemento esencial de esta primera parte del proceso de automatización es la capacitación de los operarios que se verán involucrados en el proceso. Es importante que quienes vayan a participar en el uso del Sistema de Gestión de Procesos de Negocio aprendan a usar esta nueva herramienta.

Comprender cómo operan estos sistemas es crucial para que la aplicación en la empresa sea efectiva. 

Despliegue

A grandes rasgos, el despliegue es la ejecución del sistema de automatización en la empresa. Es, en otras palabras, la puesta en práctica de lo diseñado en la fase de implementación.

En esta parte del desarrollo de la automatización de procesos, se analiza con más profundidad cada una de las operaciones que se llevan a cabo en la empresa y se definen cuáles son los inconvenientes que hacen a la demora de los mismos.

De todas formas, antes de la ejecución propiamente dicha, se suele hacer un prototipo de cada proceso que se quiere mejorar para probar si el diseño es el acertado. 

Luego se comienza a ejecutar el proceso automatizado con el BPMS, se distribuyen los roles y se establecen objetivos a cumplir. Es posible realizar un seguimiento periódico de las operaciones para controlar que todo esté saliendo acorde a lo planeado.

Lo positivo de los sistemas de automatización de procesos es que los líderes de las organizaciones que los utilizan pueden tomar decisiones basadas en los datos que proporcionan. De esta manera se evita caer en intuiciones desacertadas y se puede hacer un buen análisis de datos, para crear una sólida base de datos.

Monitoreo

El último de estos tres momentos descritos para entender cómo se lleva a cabo la automatización de procesos en una organización es el monitoreo

Sabemos que en pos de saber si algo está funcionando correctamente debemos hacer evaluaciones y controles que nos indiquen si los resultados obtenidos eran los que se esperaban en un principio. Pues esto es lo que sucede en la etapa de monitoreo.

Aquí es cuando se debe determinar si los objetivos que se plantearon en la etapa de implementación y despliegue fueron alcanzados. Este control suele ser más efectivo si se utilizan los sistemas de automatización, ya que como dijimos, los mismos proveen datos e informaciones en las que podemos confiar.

Con la ayuda de esos datos se deben sacar las conclusiones referidas a la efectividad de las tareas, y con base en eso tomar la decisión de seguir adelante con el diseño del plan que se realizó, o si debe cambiarse. 

La evaluación en estos casos debe ser integral y debe tener en cuenta una serie de cuestiones. Entre ellas debe evaluarse si los procesos se han acelerado, es decir si le han llevado a la empresa o compañía un menor tiempo de ejecución que antes.

En segundo lugar, debe hacerse un control de calidad de los resultados que han dado las tareas, para chequear si las características del producto obtenido siguen siendo las mismas o si han mejorado.

También, la empresa debe evaluar si la automatización de los procesos le ha significado una reducción de costos. Recordemos que una reducción de gastos es casi siempre positiva y sobre todo si con ella se consiguen incluso mejores resultados.

Lógicamente, no podemos pretender que en las primeras implementaciones y ejecuciones de estos sistemas, las tareas sean perfectas. 

Siempre hay lugar para algún error, o cierto ámbito que se puede mejorar. Pues, aquí también radica la importancia de esta etapa, en encontrar aquellas pequeñas fallas y mejorarlas para que las actividades sean cada vez más efectivas.

Sistemas BPMS

Ya hemos adelantado en el apartado anterior a qué nos referíamos cuando hablamos de sistemas BPMS. Es el momento de profundizar acerca de esta nueva herramienta empresarial y de hablar de sus beneficios

Estos sistemas de gestión de procesos de negocios aparecen como la solución perfecta para aquellas empresas que quieran llevar a cabo la automatización de sus tareas dentro de su organización.

Se trata de un sistema de pasos que buscan optimizar el rendimiento de las empresas, participando en todas las fases de trabajo. Desde que se realiza un plan de acción, hasta que se supervisa si el mismo obtuvo los resultados que se esperaba.

Beneficios del sistema BPMS

Hay una gran variedad de ventajas que aportan estos sistemas a las organizaciones. 

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la automatización de procesos es una realidad y forma parte del presente en al ámbito empresarial. Por lo tanto, aquellas empresas que no lo implementen se verán en una marcada desventaja respecto de las que sí lo hayan hecho.

Mayor competitividad

Es en ese sentido que podemos marcar el primer beneficio: el aumento en la competitividad en el mercado. Quien no trabaje y se comprometa a acelerar sus procesos, no podrá tener el objetivo de competir exitosamente con otras compañías.

Mejores decisiones

La mejora en la competitividad no se ve solo afectada por la aceleración de las actividades, sino que también se produce una mejora en las decisiones de gestión empresarial. Como hemos mencionado, gracias a los BPMS las mismas están respaldadas por información real y confiable que surge del propio proceso de trabajo de la empresa.

Optimización de tiempos

Hay que tener en cuenta que el tiempo en el que se puede acceder a la información es muchísimo menor que con otros métodos de gestión. Con la automatización de procesos, dicho acceso es casi automático. 

Mayor productividad

Hay un aumento claro y marcado de la productividad, tanto por la aceleración de las tareas como por la simultaneidad que permite el sistema. Esto significa que es posible realizar varias tareas al mismo tiempo. Como consecuencia, se mejora el servicio al cliente.

Crecimiento de la empresa

También se produce un crecimiento del personal de la empresa que debe formarse y adquirir los conocimientos necesarios para manejar los sistemas. Esto hace que los empleados no solo estén más capacitados, sino que también se vean más motivados por la inversión que hace la empresa para que ellos puedan desarrollar otras capacidades. 

Es muy importante invertir en recursos humanos, para que los empleados estén más satisfechos y sean más productivos.

En resumen, las actividades realizadas arrojan mejores resultados en menor tiempo y producen un menor desgaste en el personal de la empresa. Los beneficios de los sistemas de gestión de procesos de negocio son muchos, por lo que se hace indispensable para las empresas contar con ellos hoy en día. 

RPA (Robotic process automation)

Siguiendo con la descripción de la automatización de los procesos de negocios, creemos que es importante mencionar el proceso de automatización a través de robots o RPA, por sus siglas en inglés.

Se trata de una nueva tecnología que permite que un software robótico se encargue de las actividades realizadas por humanos interactuando con sistemas digitales y un software. El software robótico le indica a un robot que actividades debe llevar a cabo, y trabaja en la interfaz de usuario de manera similar a la que lo hace un humano.

La interfaz de usuario es el medio por el cual el ser humano se comunica con un dispositivo electrónico y abarca todos los momentos en donde humanos y computadoras entran en contacto. 

Esta innovadora herramienta está cambiando la forma del trabajo empresarial. Básicamente, los robots interactúan con los sistemas con el objetivo de acelerar las actividades y liberar a las personas humanas de ciertas cargas de trabajo.

Las tareas que se pueden automatizar a través de esta nueva forma de interacción entre robots y sistemas son tareas mecánicas, que implican procesos que estén delimitados por reglas o pasos a seguir.

Se trata de un gran avance para la inteligencia artificial que crece al ritmo que demanda el aumento de la influencia del Big Data en las decisiones empresariales.

Pasos para llevar a cabo la automatización

Para lograr llevar a cabo el desarrollo de la automatización de procesos de manera efectiva es necesario seguir ciertos pasos que mencionaremos a continuación.

Elección del objetivo de automatización adecuado

Algo muy importante a tener en cuenta es que no siempre es positivo automatizar todas las tareas. Algunas, por su propia naturaleza requieren de la actividad humana, y otras simplemente no son una prioridad. Con esto queremos decir que la automatización se hace de manera gradual, y que el primer paso es buscar tareas específicas por las cuales consideremos que sea apropiado empezar.

Esta elección de tareas puede hacerse poniendo el foco en aquellas que le lleven más tiempo a los empleados o en las que se identifique alguna falla general que podría ser corregida si se realizara de forma automática.

Se recomienda que las primeras actividades que se automatizan sean simples, poco complejas, pero que le lleven al operador humano una cantidad considerable de tiempo. En este paso, se trata de hacer la mejor elección para optimizar el desarrollo de la automatización en la organización.

Secuenciar los pasos de la tarea

Otra cuestión que es necesario tener en cuenta es que la ejecución de tareas de forma manual no son iguales a los que siguen los sistemas de automatización, por lo que quizá con dos caminos diferentes se llegue al mismo resultado. 

Será importante a la hora de llevar a cabo esta tarea que se delimiten correctamente los pasos a seguir y se establezcan objetivos

Por otro lado, debe realizarse una distribución de roles entre los empleados de la empresa para que quienes participen de la innovación sepan que trabajo  tendrá a cargo.

Identificar las áreas problemáticas

Este paso es similar al de la elección del objetivo de automatización. Es importante hacer un análisis de todas las actividades que se vienen llevando a cabo en la empresa. 

De chico análisis surgirá cual es el sector o área que tiene mayores dificultades en cuanto a la productividad y eficacia. También puede surgir cuál es el sector cuyas tareas demandan más tiempo y pueden ser fácilmente automatizadas.

Una vez identificadas estas áreas, es necesario diseñar un plan y poner el foco en la implementación.

Construir un conjunto de herramientas de automatización

Una vez que se tome la decisión de avanzar con la automatización dentro de la empresa, debe proceder una selección de las herramientas a usar para llevarla a cabo. 

Hay muchas formas de realizar la automatización y será trabajo de los líderes de la organización decidir cuál es la que más se ajusta a cada área.

Se deberá establecer una comparación entre las distintas características que ofrecen los métodos y poner a prueba cuáles son más fáciles de usar, cuáles serán más efectivos, si será posible operar con ellos o no y demás cuestiones que motivarán la decisión.

Mientras más se investigue y más opciones haya, más efectiva será la automatización, ya que es esencial que se ajuste a las necesidades de la compañía. Hay distintas aplicaciones, plataformas y software de gestión entre las cuales se puede optar para producir de forma automática.

Establecer un alcance inicial

Los grandes cambios deben realizarse de a poco y de forma gradual. Es por eso que lo mejor es establecer pequeños objetivos y evaluar qué impacto tiene para la empresa.

Establecer un alcance inicial es importante para que los operarios se puedan acostumbrar a la nueva forma de trabajar y que el impacto del cambio no los desoriente. Pero también es necesario para darse tiempo en pos de perfeccionar las actividades.

Como habíamos marcado previamente, lo más conveniente es automatizar primero procesos sencillos, testear como sale la implementación y ver los resultados. Luego mejorar lo que haya salido mal y avanzar con otras tareas.

Supervisar y medir

Es lógico que al comenzar con la automatización se reduzcan los errores y exista un aumento de la productividad. Sin embargo, no debemos dejar de medir y evaluar los resultados para saber cuán valiosa ha sido la automatización de procesos para nuestra empresa.

Todos los datos que recibimos son información útil para sacar conclusiones y para la toma de decisiones, buscando la mejora en la realización de tareas. Siempre hay aspectos que pueden estar fallando o que podrían funcionar mejor. Es necesario identificarlos y eso se logra con una correcta supervisión.

Hacer crecer el proyecto a lo largo del tiempo

Así como mencionamos que el desarrollo de la automatización debía comenzarse con unas pocas tareas, es importante aclarar que con el transcurso del tiempo, se debe expandir a todas las tareas necesarias.

No importa cuánto tiempo lleve, es esencial que se haga bien. Es decir, respetando todos los pasos, evaluando, testeando, capacitando a los empleados y observando los resultados. Si se hace de esta manera se podrá llegar a automatizar tareas más complejas.

De todas formas, y en el sentido que marcamos al inicio, no es necesario automatizar todas las tareas, ya que algunas requieren de la habilidad humana de tomar decisiones, algo que ningún sistema aún puede hacer de manera efectiva.

Mantener la implementación de la automatización

Este último paso es esencial y si no se respeta, todo el esfuerzo anterior podría haber sido en vano. Una vez que la empresa tenga las herramientas de automatización en marcha, se deben realizar actualizaciones periódicas. 

Además, hay que cuestionarse constantemente si se están alcanzando los resultados que se esperaban. La automatización de procesos no es algo sencillo que requiere un solo movimiento. Es necesario sostenerla en el tiempo.

¿Cómo saber si mi empresa necesita una automatización de procesos?

Hemos hecho un paneo general acerca de cuáles son los pasos a seguir si se quiere automatizar los procesos en una empresa. Ahora bien, la pregunta que suele surgir es cómo hacer para darnos cuenta que necesitamos automatizar los procesos de nuestra empresa.

La primera señal que nos indica que hay que dar un paso adelante hacia la automatización es la ineficiencia en las operaciones. Si las mismas son largas, muy burocráticas y tediosas para los empleados, pues necesitamos con urgencia modificar los métodos para conseguir mejores resultados.

Un beneficio muy importante que aporta la automatización de procesos es la facilidad que existe para acceder a la información. Contar con datos certeros dentro de la empresa es hoy un elemento esencial a la hora de tomar decisiones. 

Por lo tanto, si es difícil acceder a la información en nuestra compañía, tenemos una señal de que necesitamos mejorar ese aspecto.

La falta de acceso a la información y la ineficiencia en las operaciones son solo causas de problemas mayores. Si no se comienza a utilizar la tecnología, la productividad disminuirá. Lo veremos con claridad en los resultados.

Por otro lado, si las empresas que operan en nuestro mercado comenzaron a automatizar sus procesos, veremos una pérdida en la competitividad. Lo cual es una señal manifiesta de que debemos tomar el camino de la tecnología y el software de gestión. 

Por Gonzalo Castillo.

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