Análisis en profundidad

Gestión documental: qué es y qué software hay para hacerlo bien en su empresa

Un enfoque de la creación, el almacenamiento y el intercambio de documentos que va más allá de la simple desmaterialización. Estas son las ventajas para las organizaciones que confían en las herramientas de digitalización del flujo de trabajo

02 Dic 2021

Domenico Aliperto

gestión de documentos

La gestión adecuada de los documentos en la empresa es la base de cualquier plan de optimización de la cadena de suministro. A menudo no pensamos en ello, pero son los documentos los que llevan la información y las instrucciones que ponen en marcha la cadena de suministro y producción, los que desencadenan los procesos por los que cada actor de la cadena puede llevar a cabo su tarea con la mayor eficacia posible. Por tanto, es lógico que cuanto más rápido y fluido sea el flujo de trabajo documental, mejor será el rendimiento del ecosistema de la empresa y, en última instancia, los resultados empresariales. Y hablando de análisis, conviene recordar desde el principio que las soluciones de gestión y almacenamiento de documentos son un requisito previo para explotar plataformas analíticas capaces de extraer conocimientos útiles para comprender el funcionamiento de los procesos empresariales e identificar cuellos de botella y márgenes de mejora para hacerlos cada vez más fluidos y orientados al cliente. Pero procedamos en orden.

Un mercado que seguirá creciendo en los próximos 10 años a nivel mundial

La creciente importancia de las soluciones de sistemas de gestión de documentos (DMS) y su papel cada vez más definido como factor de cambio en la ejecución de las estrategias empresariales está impulsando un fuerte mercado mundial para estos productos de software. Un informe de la firma de investigación Market Study, por ejemplo, prevé que en los próximos cinco años la facturación de las soluciones de Gestión Documental crecerá una media del 3,6% anual, hasta alcanzar los 980 millones de dólares en ventas en 2024 (en 2019 fueron 800 millones). Más optimista aún es la estimación de Market.us (grupo perteneciente a Prudour Research) de que el crecimiento se acelerará a largo plazo, alcanzando el 12,9% interanual en 2028. Según varios analistas, en los primeros años, el sector médico en particular será el que más impulse la adopción de estas tecnologías: el sistema de todos los datos de los pacientes, así como los registros relativos a los procedimientos en el quirófano y en la sala, es esencial para poder predecir y luego optimizar los costos y la calidad del servicio ofrecido a la comunidad.

Las ventajas de la gestión de documentos

Llegados a este punto, es necesario entender por qué, en la práctica, la Gestión Documental ayuda a las empresas a centralizar la información, así como a mejorar su búsqueda y compartición en todos los niveles de la empresa. La gestión de documentos no es sinónimo de desmaterialización: no basta con digitalizar los documentos en papel con un servicio de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y almacenarlos en un archivo digital para dar el gran salto. La digitalización es sólo el primer paso para que los documentos se integren en el DMS, que, en función de las reglas establecidas por los administradores del sistema, los pone a disposición de los equipos, las unidades de negocio, las unidades de producción e incluso las máquinas, para orquestar el flujo de información a lo largo de la cadena de valor. Las ventajas inmediatas son dos: por un lado, sobre todo si los archivos se almacenan en la nube, se garantiza la máxima accesibilidad a los documentos para cualquier usuario, especialmente en movimiento. Los contratos y los formularios que se presentan a los clientes y socios, pero también los manuales y las instrucciones de procedimiento, pasan a estar disponibles de inmediato en todos los medios, en todos los lugares, apoyando, entre otras cosas, los programas de Smart Working orientados a la creación de una verdadera oficina en cualquier lugar. Por otro lado, con la introducción de programas de firma grafométrica y firma digital remota, se pueden agilizar de forma significativa todos los procesos de aprobación, eliminando los costos del papel y las dudas que ralentizan los distintos procesos o, en ocasiones, hacen desaparecer las oportunidades de venta.

Cómo la gestión de documentos ayuda a reducir los costos

El primer aspecto es precisamente el de la contención de costos: partiendo de la reducción del uso de papel, de la tinta para las impresoras y de los archivadores, que restan el espacio y los recursos humanos necesarios para su gestión, al apostar por soluciones de Gestión Documental las empresas tienen ahora el poder -literalmente- de recortar el gasto en materiales consumibles (y físicos). También se puede ahorrar reduciendo el tiempo de búsqueda y transmisión de documentos. Una vez que se han digitalizado todos los documentos del archivo y se han asignado las palabras clave adecuadas para localizar las carpetas, basta con realizar una consulta para acceder a todos los hilos coherentes con la clave de búsqueda en tan sólo unos instantes. Por supuesto, la eficacia de esta herramienta es incremental: cuanto más se utiliza, más mejora la inteligencia del software en términos de velocidad y calidad en el suministro de respuestas y enlaces.

Las ventajas organizativas de la gestión de documentos

Esto tiene un claro impacto en la organización en general y, en particular, en las áreas específicas que la empresa desea reforzar. Sin exagerar, puede decirse que los documentos representan una imagen clara de cómo está funcionando la empresa en un momento dado: su contenido describe su evolución, pero también el statu quo y el potencial que puede expresar cada equipo en cada uno de los proyectos en curso. Una instantánea detallada que puede ser una ayuda decisiva para la dirección a la hora de tomar decisiones estratégicas a medio y largo plazo o de realizar cambios tácticos a nivel organizativo en medio de un proceso. No es sólo el contenido de los documentos, sino la forma en que se utilizan, editan y comparten lo que puede servir de prueba de fuego para la toma de decisiones. Y sólo hay una manera de mapear esta complejidad: a través de un sistema de gestión de documentos.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS) y cómo funciona?

Como se ha dicho, un DMS es una herramienta que hace algo más que digitalizar, convertir a otros formatos y recopilar la documentación para ponerla a disposición de la población corporativa. Se trata de una plataforma verdaderamente integrada que, sin cambiar la experiencia del usuario de las aplicaciones utilizadas para crear y compartir documentos, cambia la forma en que se inician y gestionan los flujos de documentos. Cada documento se inserta en un esquema dinámico que contextualiza los datos y metadatos, potenciando el valor de la información contenida en cada expediente en función de la relevancia que pueda tener a lo largo de los distintos procesos en los que interviene. Además de la mayor sencillez con la que los usuarios pueden acceder a los documentos, el verdadero valor añadido que ofrece un Sistema de Gestión Documental en comunicación con el ERP y el CRM reside en la capacidad de automatizar el flujo de trabajo, haciéndolo eficiente y transparente.

Basta pensar en cómo puede cambiar el proceso de creación y gestión de un pedido de venta con un DMS: el pedido se captura y se introduce en el sistema, que analiza su contenido y lo relaciona con el de todos los demás documentos necesarios para procesar la solicitud, incluyendo a lo largo del flujo las autorizaciones personales o los procedimientos completos de aprobación, que se notifican a todos los implicados. Cualquier cambio en el documento, incluida la firma electrónica del jefe de producción o del jefe de almacén, es registrado por el sistema, que hace converger la organización a lo largo del camino de la transformación desde la entrada hasta la salida, optimizando todos los pasos.

DMS y DTM: dos soluciones alternativas para la gestión de documentos

Llegados a este punto, hay que tener cuidado de no confundir el Sistema de Gestión Documental (DMS) con la Gestión de Transacciones Digitales (DTM), sobre todo por la similitud de las siglas: ambas herramientas tienen similitudes y diferencias que merece la pena destacar. En resumen, el DTM es una categoría de servicios en la nube diseñada específicamente para gestionar transacciones basadas en documentos digitales. Al igual que en el caso del DMS, la desmaterialización de los documentos se realiza de principio a fin: desde la creación del contenido, pasando por la comprobación de la integridad y la corrección de la información, hasta la firma digital, la conservación y la transferencia del documento, la lógica no es diferente a la del DMS. A diferencia del DMS, que requiere una profunda integración con todos los sistemas corporativos (y a veces un rediseño de los mismos), el DTM permite una integración más rápida, mucho menos invasiva y suele integrarse fácilmente con el parque de aplicaciones existente. Al tratarse de una oferta SaaS (Software as a Service), puede introducirse en la empresa con un planteamiento de pago por uso en los procesos que necesitan urgentemente ser desmaterializados y ser más eficientes, actuando así como precursor de un cambio más radical y profundo, como es el caso del despliegue de un DMS.

En pocas palabras, el DMS y el DTM son soluciones alternativas que pueden alternarse o incluso coexistir en función del contexto, de los sistemas existentes en la empresa y de sus necesidades: ambos pueden responder adecuadamente a las necesidades específicas de digitalización.

Por otro lado, para una empresa que desee emprender el camino de la gestión documental avanzada, existen varias opciones en el mercado. Ni que decir tiene que los programas informáticos que se eligen y adoptan varían en función del tipo de necesidad expresada por la dirección y la organización. A medida que cambian las necesidades, los procesos y los modelos de negocio de la empresa, el DMS debe ser capaz no sólo de seguir, sino también de anticiparse a las lógicas que caracterizan la forma de optimizar los flujos de trabajo y de información. Si las estructuras de la empresa cambian, el objetivo sigue siendo el mismo: maximizar la eficacia de cada proceso. En este sentido, el apoyo de un socio de confianza es esencial tanto en la fase de implantación de la plataforma como durante su desarrollo.

Procesos eficientes y seguros: el enfoque de Intesa sobre la gestión de documentos

Acompañar a las empresas que deciden emprender un camino de transformación, con un enfoque innovador. Esta es, en pocas palabras, la misión de Intesa, una empresa del Grupo IBM, que desde 1987 apoya a los clientes en su proceso de digitalización en los principales mercados, proporcionando servicios integrales y soluciones SaaS y actuando como punto único de contacto en toda la Cadena de Suministro.

«Desde el diseño hasta el desarrollo de procesos nativamente digitales, con un fuerte enfoque en los componentes tecnológicos, normativos y de proceso: para desarrollar una Cadena de Suministro más inteligente, ponemos a disposición de nuestros clientes la plataforma digital de Intesa, en la que están disponibles los portales colaborativos, las aplicaciones de Gestión Documental, DTM, los servicios de facturación electrónica, el almacenamiento conforme a la normativa, la firma electrónica, la identidad digital, el seguimiento de las mercancías y la certificación de las entregas, la gestión de cobros y pagos, basados en tecnologías de frontera como la IA y el blockchain», señala Pietro Lanza, director general de Intesa y director de Blockchain de IBM Italia.

En particular, las soluciones de gestión de documentos y de procesos de negocio propuestas por Intesa permiten recopilar, racionalizar y conectar la información para optimizar las operaciones empresariales. ¿Cómo? Mediante la definición de flujos de trabajo ad hoc para el cliente, es posible activar la desmaterialización de los documentos empresariales mediante la digitalización de las prácticas y los procesos, con el fin de gestionar todo el ciclo de los documentos y crear un modelo organizado de información digital. Concebida con una lógica intersectorial, la solución puede aplicarse a cualquier documento, contexto y sector de productos y puede personalizarse según las necesidades del cliente gracias a un análisis preciso de los procesos.

«En nuestro papel de proveedor de servicios de confianza, ofrecemos a nuestros clientes una gestión segura de procesos y documentos. Nuestra solución DTM permite automatizar, gestionar y almacenar los flujos transaccionales y documentales con una única plataforma, garantizando su validez legal mediante la firma electrónica», afirma Lanza.

La escalabilidad está garantizada por la posibilidad de integrar y evolucionar los servicios con nuevas funciones, gracias a la supervisión de tecnologías innovadoras de blockchain, inteligencia artificial e IoT, que encuentran oportunidades de experimentación y desarrollo en los centros de competencia de Intesacampus (en OGR Tech en Turín).

@RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS
A
Domenico Aliperto

Nota 1 de 5