El archivo digital de documentos en las empresas es algo que va mucho más allá de las cuestiones de desmaterialización y almacenamiento electrónico de documentos. Es a todos los efectos la base de un nuevo enfoque empresarial, con el que una organización puede, por un lado, apoyar políticas de trabajo ágiles y, por otro, aspirar a desarrollar estrategias basadas en datos y optimizar los procesos administrativos y de otro tipo. De hecho, no se trata simplemente de convertir contratos, formularios, informes y documentos compartidos del papel al formato digital, sino de traducir su contenido, a través de plataformas de software ad hoc y protocolos informáticos específicos, en datos accesibles por cualquier usuario y sistema de la empresa. Y, en particular, las herramientas de análisis, que al correlacionar los datos contenidos en los documentos pueden extraer información valiosa y conocimientos útiles para evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Pero sigamos adelante.
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La primera ventaja del archivo digital: reducción inmediata de costos
Hay una razón muy sencilla por la que, como se mencionaba al principio, cuando se habla de archivo digital lo primero que se piensa es en los procesos de desmaterialización: una de las ventajas indudables del almacenamiento digital de documentos, frente al método tradicional, es el ahorro en el consumo de papel, en el espacio necesario para almacenar hojas y carpetas y en la gestión documental y clasificación de los impresos. Por ejemplo, limitando el debate a las funciones relacionadas con la emisión, el envío y el almacenamiento de facturas, el Observatorio de Facturación Electrónica y Desmaterialización del Politécnico de Milán ha calculado una reducción de costos de unos ocho euros por documento. Entre los procesos de impresión, ensobrado, trabajo de contacto con el cliente y conservación de la propia copia, cada factura ahorra entre cuatro y cinco euros, a los que hay que añadir otros 3,5 euros que se dejan de gastar en logística.
Velocidad, flexibilidad y ubicuidad: el almacenamiento digital permite el trabajo inteligente
El almacenamiento electrónico de documentos es un paso esencial para cualquier empresa que haya decidido acompañar a sus empleados en el camino hacia el Smart Working. Tanto si se trabaja desde casa como desde un centro, en el tren o en la oficina de un cliente, poder acceder a cualquier documento desde un smartphone o un portátil facilita mucho la gestión de las actividades fuera de la empresa. Aparte de la comodidad de no tener que llevar papeles y documentos en el bolso (que, una vez terminados, hay que llevar a la empresa y entregar a cada destinatario), piense en lo que significa, al final de una negociación, presentar a su interlocutor un contrato en formato digital. Un documento listo para ser firmado -por supuesto, con firma electrónica- y enviado inmediatamente a la empresa para confirmar el pedido y poner en marcha la máquina de producción.
Qué es realmente el archivo digital: cómo funciona y cómo debe hacerse en las empresas
Los ejemplos anteriores dan una buena idea de la verdadera transformación que subyace a la puesta en marcha de un plan de almacenamiento electrónico: además de transportar todos los documentos digitalmente, proporcionando sistemas de almacenamiento adecuados en términos de memoria, accesibilidad y, sobre todo, protección de datos, es necesario construir un ecosistema de herramientas y servicios alrededor de este repositorio que permita a las aplicaciones y a los usuarios crear, editar, guardar, enviar y compartir cualquier tipo de documento en cualquier tipo de soporte. Evidentemente, sin dejar de lado las herramientas que permiten a las empresas cumplir con los requisitos para el correcto tratamiento de los datos personales previstos en el GDPR y las soluciones avanzadas para el reconocimiento de las identidades digitales, requisitos imprescindibles para la activación de la firma electrónica. Es necesario elegir interfaces fáciles de usar -o diseñarlas, en el caso de los proyectos personalizados- y obtener las licencias del software de archivo digital más adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa y de su personal. También es esencial trabajar en la gestión del cambio, tanto para introducir la cultura de la innovación entre los empleados menos inclinados a abandonar los métodos tradicionales y los medios dedigital comunicación en papel, como para apoyar lo que resultará ser un proceso de transformación sin fisuras para toda la organización.
Más allá de la conservación de documentos: el potencial de los archivos digitales
Esta transformación no sólo afectará a la forma en que se accede a los documentos, sino que puede implicar, como se ha dicho, a toda la estructura organizativa de la empresa. De hecho, una vez digitalizados, los documentos se vuelven “parlantes”. Una vez digitalizados, los documentos se convierten en “parlantes”, es decir, pueden alimentar plataformas analíticas que exploran su contenido y rastrean los cambios a lo largo de los procesos de toma de decisiones y aprobación con el fin de extraer información útil para comprender la eficiencia de la organización y el rendimiento empresarial. La dirección y el departamento de TI, pero también los usuarios normales, pueden utilizar la información obtenida de estos procesos para identificar los cuellos de botella y las oportunidades de mejora en las tareas cotidianas y en las relaciones con los compañeros y los clientes. Esta es quizás la ventaja más interesante de un proyecto de archivo digital a largo plazo. Si se hace bien, se libera el verdadero potencial de los documentos, con efectos positivos sobre la calidad del trabajo y los resultados empresariales
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