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Project Management Software: qué es, ventajas y funciones

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Las claves del Project Management Software, que se volvió indispensable para hacer más eficaz y eficiente el trabajo en equipo.

Publicado el 31 Ago 2023

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En una era en la que la planificación de la demanda y el enfoque puntual de la producción se están convirtiendo en verdaderos factores de ventaja competitiva, el Project Management Software es un multiplicador de fuerza para los equipos de las empresas.

En efecto, este tipo de solución ayuda a organizar la gestión del tiempo y los recursos, y a implementar informes cada vez más precisos sobre el rendimiento de la organización, destacando con KPI precisos lo que funciona a nivel de procesos y lo que debe mejorarse.

Pero la principal ventaja de un Project Management Software avanzado es ofrecer herramientas y metodologías que faciliten y hagan más continua la colaboración entre equipos, independientemente de dónde se encuentren físicamente los distintos profesionales que participan en un proyecto.

Qué hace un Project Management Software

El Project Management Software, de hecho, engloba todas las plataformas y herramientas que ayudan a los gestores y equipos a planificar, coordinar y ejecutar cada aspecto del trabajo.

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Una de las principales claves de un buen Project Management Software es su capacidad para actuar como una herramienta todo en uno para una amplia gama de funcionalidades.

Existe una variedad increíblemente amplia de funcionalidades de Project Management Software, desde listas de tareas personales hasta entornos de colaboración por capas que facilitan el reparto de tareas en empresas de todas las formas y tamaños.

¿El secreto de las soluciones más avanzadas del mercado? Ser capaces de integrar todas estas funciones en una experiencia fluida y agradable. De hecho, estas plataformas están -o deberían estar- implementadas para ser fáciles de usar, simplificando el trabajo en escenarios cada vez más complejos e impredecibles y garantizando la resistencia operativa incluso en caso de imprevistos.

Simplificar la gestión de procesos y flujos

Para maximizar su omnipresencia en el trabajo ágil, estas herramientas suelen suministrarse como servicio. Al funcionar en línea, la otra característica clave es la seguridad de los datos y los procesos.

La solución ideal debería permitir a los administradores del sistema determinar qué usuarios tienen acceso a qué partes de la plataforma y con qué frecuencia actualizar las contraseñas y los protocolos de seguridad, habilitando de hecho un mecanismo de Gestión de Identidades y Accesos que pueda simplificar la gestión de los procesos empresariales también en el frente de la ciberseguridad y la protección de datos.

Funcionalidades esenciales del Project Management Software

Como ya se ha mencionado, una de las principales claves de un buen Project Management Software es su capacidad para actuar como una herramienta todo en uno para una amplia gama de funcionalidades. En concreto, una suite avanzada debe permitir:

  • Colaboración en grupo sin fisuras
  • Listas de tareas compartidas
  • Comunicación en tiempo real
  • Seguimiento del presupuesto
  • Seguimiento del tiempo para mejorar la productividad
  • Almacenamiento centralizado de archivos
  • Delegación de tareas, con etiquetas, archivos, fechas de vencimiento y descripciones de las fases del proyecto
  • Organización inteligente basada en la nube

Ventajas del Project Management Software para las empresas

Cada vez más organizaciones recurren al Project Management Software, porque ofrece una serie de ventajas transversales, inmediatamente perceptibles y, sobre todo, medibles. Entre ellos, los principales, comunes a todos los segmentos empresariales, son:

  • Aumento de la productividad
  • Acceso centralizado a archivos y datos
  • Gestión simplificada de las tareas
  • Transparencia sobre las actividades en curso entre los miembros del equipo
  • Establecimiento de objetivos en tiempo real y seguimiento de los progresos
  • Gestión precisa de los recursos
  • Mejora de la colaboración y la comunicación

Cómo elegir el Project Management Software adecuado 

A la hora de evaluar una aplicación de este tipo, es necesario analizar la oferta disponible en el mercado en función de una serie de criterios. Los factores de selección más habituales son (obviamente) los relacionados con el presupuesto y el tamaño del equipo, pero cada vez son más las empresas que evalúan también el potencial de las soluciones en términos de escalabilidad, opciones de autorización y seguridad, capacidad de almacenamiento de archivos y posibilidades de integración.

Project Management Software
A la hora de evaluar una aplicación de este tipo, es necesario analizar la oferta disponible en el mercado en función de una serie de criterios.

Otras consideraciones deben incluir aspectos ya mencionados, como la facilidad de uso, especialmente en relación con los retos a los que se enfrentará el equipo.

El costo depende principalmente del número de usuarios y de las funciones deseadas. Para los planes más sencillos, la tarifa media ronda los 5 dólares por usuario al mes, pero si se opta por versiones más avanzadas de la solución, normalmente diseñadas para satisfacer las necesidades de organizaciones de clase empresarial, el precio por usuario puede incluso cuadruplicarse.

Los principales Project Management Software del mercado

Veamos ahora algunas de las soluciones disponibles, destacando las características de cada producto en función del tipo de necesidad que pueda manifestar una empresa, dependiendo tanto de su estructura organizativa como del sector empresarial al que pertenezca.

Asana

Asana es un Project Management Software muy apreciado por su capacidad para integrar herramientas de colaboración. El producto también se ha ganado la reputación de ser un entorno fiable y fácil de usar. Con un acceso simplificado al calendario, los miembros del equipo pueden ver todos los plazos importantes en un repositorio dedicado, mientras que la estructura ágil del software permite un enfoque iterativo basado en el tiempo para los flujos de trabajo de desarrollo de productos.

Con una herramienta ad hoc, las partes interesadas del proyecto también pueden realizar solicitudes de gestión de cambios y casos, realizando un seguimiento eficaz de los cambios con prioridades y plazos.

Basecamp

Basecamp es un Project Management Software basado en la nube que ayuda a los equipos a mantenerse organizados, colaborar eficazmente y completar las tareas a tiempo. Accesible a través de navegador web, escritorio o aplicación móvil, Basecamp utiliza gráficos únicos para proporcionar una visión general del progreso del proyecto.

Con un mecanismo de registro automático, puede crear recordatorios rutinarios para los miembros del equipo y proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre las tareas completadas. El sistema de almacenamiento de archivos mantiene los documentos y recursos del proyecto organizados en el mismo lugar donde se planifican las tareas.

Monday.com

Especialmente indicado para empresas con presupuestos limitados, Monday.com está diseñado para ayudar a los equipos a trabajar sin límites físicos ni lógicos en lo que respecta a la gestión compartida de proyectos y tareas. El sistema ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar con una serie de funciones personalizables que satisfacen las necesidades específicas de colaboración y comunicación de cualquier equipo, en todos los sectores.

El diagrama de Gantt integrado en la solución permite crear relaciones entre tareas y actualizar a los propietarios sobre las fechas de vencimiento con facilidad. También puede elegir entre un centenar de opciones de automatización ya preparadas o crear las suyas propias para crear flujos de trabajo que sincronicen procesos, tareas y personas.

A diferencia de la mayoría de los demás programas de gestión de proyectos, Monday.com también tiene una columna nativa para el seguimiento del tiempo.

Netsuite

El software basado en la nube de Oracle permite a los equipos colaborar y mantiene a los gestores al día sobre el estado de los proyectos utilizando datos en tiempo real, por lo que las empresas pueden identificar y prevenir proactivamente posibles problemas. Del mismo modo, las partes interesadas obtienen una visibilidad y un control completos, pudiendo supervisar e informar sobre el estado del proyecto en cualquier momento y lugar.

Esto permite gestionar diferentes tipos de proyectos simultáneamente mediante el seguimiento de todas las métricas financieras relevantes, incluidos los presupuestos de los proyectos, las estimaciones, las reservas, el trabajo en curso y el porcentaje de finalización, las facturas, los hitos de facturación, los costos reales y mucho más.

Trello

Trello es una herramienta web de gestión de proyectos que utiliza un sistema de pestañas para ayudar a individuos y equipos a organizar tareas. Es una herramienta fácil de usar que permite a los usuarios realizar un seguimiento de su progreso, colaborar con los miembros del equipo y visualizar el flujo de trabajo de una manera sencilla e intuitiva.

Trello, en particular, utiliza tableros Kanban para ayudar a seguir el progreso de tareas y proyectos, con la posibilidad de crear listas de comprobación y dividir los tableros en tareas más sencillas. El sistema de alimentación integrado permite que todos los cambios y actividades recientes se muestren en el tablero del proyecto, empezando por las actualizaciones del tablero y los comentarios de los usuarios.

Wrike

Wrike es también un Project Management Software basado en la nube, capaz de integrarse con una serie de plataformas impredecibles para optimizar la gestión de proyectos, como Google Drive, Zendesk, WordPress, Zapier, Slack y otros. El software cuenta con una función específica para agilizar el proceso de revisión del trabajo, y también permite simplificar la gestión de presupuestos y gastos, con la posibilidad de personalizar las preferencias de divisas y crear tarifas horarias y roles de trabajo predefinidos para cada proyecto.

Otras soluciones a tener en cuenta

Además de las soluciones descritas hasta ahora, merece la pena mencionar una serie de soluciones que pueden ser de gran utilidad para organizaciones con necesidades específicas o verticales. ClickUp, por ejemplo, está considerada entre las mejores plataformas para equipos de desarrollo ágil, mientras que Zoho Projects es reconocida por el mercado por su capacidad para integrar una amplia variedad de herramientas.

Si Smartsheet destaca por su eficacia en la automatización de flujos de trabajo, Notion está especialmente indicada para equipos de creadores de contenidos. Airtable es formidable para las empresas que han desarrollado un enfoque basado en los datos, al igual que Teamwork se recomienda para los proveedores de servicios de cara al cliente. Jira, por último, está especialmente indicado para los equipos de desarrollo de productos.

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Domenico Aliperto
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