ANÁLISIS EN PROFUNDIDAD

ERP: qué tener en cuenta a la hora de elegirlo

El ERP es cada vez más sinónimo de simplicidad, escalabilidad, estandarización, pero también de seguridad y de muchos servicios nuevos. La reingeniería de procesos y procedimientos en una lógica abierta y extendida abarca hoy un funcionamiento cada vez más contextual y puntual bajo la bandera de la eficiencia.

11 Mar 2022

Laura Zanotti

ERP

ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) y representa un sistema informático que permite planificar y coordinar todos los recursos de una empresa. La piedra angular de este enfoque de gestión es una programación que ofrece un conjunto de módulos integrados diseñados para resolver todos los procesos de negocio más relevantes de una empresa. Un ERP, de hecho, cubre varias áreas funcionales: principalmente producción, logística y almacenamiento, ventas, compras, administración y recursos humanos.

Historia del ERP

La historia del ERP es la síntesis de la progresiva informatización de procedimientos y procesos que hoy encuentra su punto álgido en las tecnologías relacionadas con la Industria 4.0. Los ERP, de hecho, han introducido la eficiencia, la rapidez y la optimización en las empresas, desencadenando el círculo virtuoso de la información, la integración y el intercambio, lo que inauguró una colaboración a nivel de la cadena de suministro.

El comienzo fue en los depósitos: ya en los años 60, mantener los inventarios al día para controlar el correcto movimiento de las mercancías y racionalizar las existencias llevó a las empresas a introducir las primeras soluciones de gestión centralizada. Con los avances tecnológicos y la potencia informática, los paquetes de software se han mejorado para ayudar a los procesos de fabricación. Desde la planificación de la gestión de materiales (MRP I) hasta la planificación de toda la gestión de los recursos de producción (MRP II), los MRP han evolucionado a lo largo de los años con una limitación todavía importante: la imposibilidad de integrar de forma rápida y funcional todos los sistemas de gestión ya utilizados en la empresa.

De hecho, no fue hasta 1990 cuando aparecieron en el mercado los primeros ERP realmente interfuncionales. La posibilidad de integrar todos los procesos empresariales, como la distribución de la producción, la ingeniería, los servicios de transporte, así como la contabilidad, la gestión financiera o los recursos humanos, representa un punto de inflexión importante para el management. Desde el segundo milenio, los ERP se han mejorado con la introducción de módulos adicionales como CRM, comercio electrónico, SCM (gestión de la cadena de suministro), planificación avanzada, inteligencia empresarial, etc. También en el año 2000 los ERP empezaron a diversificarse para dar soporte a sectores específicos: automoción, logística, alimentación y bebidas, comercio minorista, construcción, petróleo y gas, etc.

Posteriormente, a partir de una gestión software on premise (con server propios), las empresas empezaron a considerar un enfoque de software como servicio (Scus), optando por las diversas fórmulas de la nube. Una interfaz basada en la web, intuitiva para todos los usuarios y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo fijo o móvil, hace que el ERP en la nube sea un enfoque muy atractivo y también más seguro tanto para las grandes empresas como para las PYMES.

ERP: cómo funciona y para qué sirve

A nivel de sistema, el ERP permite centralizar la recolección de datos de todas las áreas de negocio. Los flujos de trabajo se racionalizan y optimizan, favoreciendo una integración virtuosa entre todas las LOB (Líneas de Negocio) pero también una nueva eficiencia operativa. La ventaja, además de una armonización de los procedimientos y una fuerte coordinación de cada proceso, es que gracias a un ERP se pueden eliminar todos los problemas relacionados con la duplicación y el desajuste de la información. Disponer de una base de datos compartida, completa y capaz de actualizarse en tiempo real cada vez que un usuario de cualquier departamento y nivel jerárquico realiza una operación dentro del sistema,es un gran valor añadido para todas las empresas.

¿Cuáles son los componentes de un ERP?

Al ser una plataforma compuesta por una granularidad que permite activar y personalizar cada módulo diseñado para optimizar la gestión de una determinada área de negocio, el ERP permite una gran interoperabilidad entre los distintos grupos funcionales.

Un sistema ERP, de hecho, consiste en una serie de módulos que permiten a una organización introducir los que necesita en forma absoluta. En una fase posterior podrá implementar otros módulos, en función de la evolución de la empresa y la organización.

Los módulos principales suelen ser:

  1. Gestión contable y administrativa (pedidos, envíos, facturación – ciclo activo y pasivo, compras)
  2. Gestión de control de gestión
  3. Gestión de depósitos
  4. Gestión de la producción y MRP
  5. Gestión de personal

A lo que se añaden los módulos complementarios:

  1. Gestión de proyectos
  2. Gestión de ventas
  3. Gestión de la distribución
  4. Gestión del mantenimiento de las instalaciones
  5. Gestión de activos

Cómo y por qué ha cambiado el enfoque de gestión

Hasta hace unos años, los ERP se centraban principalmente en las actividades administrativas y logísticas de la empresa. La digitalización y la globalización han llevado a las empresas no sólo a abrirse y trabajar de forma integrada y extensa. El cambio de ritmo es una gestión basada en los datos. La cantidad de información introducida en el sistema ha fomentado una gestión integrada de la relación con los empleados y colaboradores (HRM), pero también con los clientes (CRM), de la cadena de suministro (SCM) y de todos los dispositivos conectados y comunicados que provienen de la internet de las cosas (IOT), la robótica y todas las máquinas conectadas.

Los big data y los algoritmos capaces de relacionar los pedidos de los clientes con la capacidad de producción de los departamentos permiten planificar el suministro de materiales y organizar la producción con una precisión cada vez mayor, reduciendo el desperdicio y los errores. La trazabilidad y la rastreabilidad que aportan las tecnologías automáticas a las empresas, junto con el desarrollo de un Business Intelligence evolucionado mediante el uso de Analytics cada vez más avanzadas e Inteligencia Artificial, aportan una nueva inteligencia a las cadenas de suministro. Desde la elaboración de informes oportunos y contextuales hasta el análisis de datos multidimensionales, las organizaciones de hoy en día están introduciendo sistemas de autoaprendizaje que dan rienda suelta a una proactividad que antes era inaudita.

Erp Evolution 4.0

El objetivo de la planificación industrial 4.0 es reducir los tiempos de producción y los residuos, optimizando los recursos y los esfuerzos de todos los operadores para lograr el objetivo común de dar a los clientes lo que quieren, cuándo lo quieren y cómo lo quieren. De hecho, del fordismo a la personalización en masa, el mundo industrial está trayendo a casa un concepto de centrado en el cliente basado en una capacidad de respuesta que viaja sobre una taylorización garantizada por los configuradores de productos (CTO – Configure To Order) y los sistemas de ingeniería de pedidos (ETO – Engineer To Order) que permiten una planificación personalizada.

Dicho de otro modo, un proceso de cotización a pedido que se basa en un sistema de configuración, fijación de precios y cotización (CPQ) directamente integrado con los demás sistemas empresariales de un fabricante (por ejemplo, ventas, ingeniería, planificación, finanzas y fabricación) realmente ayuda a mejorar las operaciones. Como resultado, los fabricantes pueden aumentar los ingresos por ventas aceptando más pedidos y reducir los costos operativos eliminando los errores de la lista de materiales y reduciendo el número de pedidos que requieren una recuperación basada en el diseño.

Al integrarse con el CRM, los ERP no sólo permiten personalizar la producción de forma alineada con la demanda, sino que permiten pensar en términos predictivos, dando a las empresas la capacidad de salir a diseñar y construir productos y servicios que se anticipen a los sueños y necesidades de sus clientes. Así es como los ERP de nueva generación permiten a las empresas aprovechar la disrupción.

ERP para apoyar el negocio ampliado pero también el cumplimiento

La globalización y la progresiva informatización del mundo han llevado a las empresas a adoptar el ERP como sistema central de su organización y desarrollo. También porque la normalización y optimización de muchos procedimientos permite a las empresas mantenerse alineadas con una evolución normativa cada vez más apremiante.

En la Unión Europea, por ejemplo, el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) que entró en vigor el 25 de mayo, por ejemplo, ha obligado a las empresas a revisar los métodos de recolección y tratamiento de datos, pero también la seguridad de los equipos en los que se almacena este tipo de información denominada sensible.

El cumplimiento normativo de los ERP, así como de los módulos de CRM o de automatización de la fuerza de ventas, debe prever un sistema de acceso perfilado, con credenciales de acceso a las que debe corresponder un rol específico y permisos concretos. La gestión del consentimiento, impuesta por la normativa, presupone también que los usuarios expresen su consentimiento explícito al tratamiento de sus datos personales, decidiendo qué finalidades del tratamiento consienten o no. Los ERP deben permitir a las empresas de servicios generales gestionar la mayor cantidad de información posible sobre sus clientes, cumpliendo plenamente los requisitos legislativos.

Cómo elegir un ERP y qué tener en cuenta

Tanto si se trata de integrar nuevos módulos al ERP en uso como de migrar a un ERP más adecuado a la evolución del negocio, las empresas deben tener en cuenta varios aspectos antes de elegir.

El software propietario, por ejemplo, requiere una gestión cuidadosa de las licencias de los usuarios. La escalabilidad es esencial, pero no siempre es fácil predecir el número correcto de accesos que hay que habilitar. A esto se suma el hecho de que la reingeniería de procesos siempre requiere de un tiempo de análisis y transición importante. Esto hace que las empresas duden a la hora de decidir si cambian o no su sistema de gestión. Sin embargo, la cuestión debe verse desde otra perspectiva: si cada vez es más difícil dialogar con los proveedores, socios y clientes, significa que la organización debe revisar su estructura organizativa, sus procedimientos y sus procesos internos.

Desde el punto de vista de la infraestructura, un ERP requiere que la organización establezca una arquitectura dedicada en términos de hardware y software: por ejemplo, es necesario establecer un servidor central, definir el gobierno de las licencias del sistema operativo y de la base de datos, establecer sistemas de copia de seguridad, etc. Además del contrato de software de gestión, deben preverse los costos del contrato de mantenimiento y actualización del servidor, el sistema operativo y la base de datos. Esto hace que la opción de la nube sea más atractiva porque simplifica enormemente la gestión de recursos y servicios. Además de la instalación del ERP y de las diversas personalizaciones de los módulos, también es necesario proporcionar una curva de aprendizaje mediante fórmulas de formación en el puesto de trabajo y programas de capacitación.

Desde el punto de vista de las compras, puede comprar todos los módulos a un solo proveedor o elegir el módulo que mejor se adapte a sus necesidades del mejor fabricante.

Es posible elegir un ERP transversal o verticalizado en el sector en el que se opera. Los módulos, en este caso, se desarrollan no sólo según la función específica considerada, sino también según el sector de referencia.

ERP: ¿mejor en servidores propios o en la nube?

La evolución de los ERP también está asociada a una evolución de la cultura empresarial. El concepto de propiedad, de hecho, ha cambiado en favor de un modelo centrado en la calidad del servicio. Los ERP de nueva generación, aprovechando las posibilidades que ofrecen las interfaces basadas en la web y la lógica de la nube, garantizan una cobertura funcional en clave omnicanal a todos los que tienen acceso a los sistemas, datos y aplicaciones.

Los proveedores, transportistas, subcontratistas, agentes, minoristas y clientes, a través de un cuidadoso perfil, permiten aplicar modelos de gestión empresarial basados en la colaboración, la flexibilidad pero también en la producción ajustada. Esta última metodología, creada por Toyota, lleva a la implicación de todos para hacer sólo lo necesario, con el fin de eliminar el mayor número posible de residuos, reducir los costos los costes empresariales y crear valor para la propia empresa y para los clientes.

Siempre y en todo caso, implantar o actualizar una solución ERP requiere un gran esfuerzo de parte de las organizaciones en términos económicos y de tiempo. Para que sea funcional a las necesidades del negocio, de hecho, el ERP debe ser personalizado y parametrizado mediante la participación de un integrador de sistemas o, al menos, de una empresa consultora que se encargue de todo el análisis.

La opción de la nube convierte el Capex (los Gastos de capital, el dinero empleado en la compra de bienes de capital de una empresa en Opex (el costo permanente para el funcionamiento de un producto, negocio o sistema), al tercerizar toda la complejidad de la infraestructura.

Implantación de un ERP: las diferencias entre on premise y SaaS

En el caso de los ERP on premise, es necesario instalar un servidor dedicado, para lo cual se requiere un análisis preliminar del sistema para entender cómo configurar la infraestructura. Una actividad que, según la complejidad de la empresa y su distribución geográfica, puede durar semanas o incluso meses. Cada cliente, es decir, cada usuario que tenga acceso al sistema de gestión, debe estar conectado al servidor que aloja el ERP de forma directa. En el caso de los usuarios que trabajan en ubicaciones remotas, son necesarias herramientas remotas para dar acceso a la base de datos, incluida la configuración de un servidor de terminales que se coloque al lado del servidor primario.

El Erp en la nube (Saas) no sólo permite coordinar y controlar los procesos de negocios, comunicándose e integrándose con otras aplicaciones, sino que garantiza el acceso a todos los usuarios desde cualquier dispositivo (PC, tablet, smartphone), tanto dentro como fuera de la empresa. La opción es interesante, especialmente para las PYME que, normalmente, tienen menos disponibilidad de recursos técnicos y económicos. La nube permite a la empresa no tener que pensar en asignar recursos valiosos en el centro de datos, reduciendo la complejidad de la gestión de la infraestructura, ya que el ERP como servicio se centra en el uso de una máquina virtual. Potencialmente, todo lo que necesita hacer es añadir un archivo de licencia para entrar en producción. De este modo, los procesos se inician y la empresa ya puede ver resultados concretos. Del lado del cliente, gracias a un navegador, el usuario tiene acceso inmediato a la información y los servicios. En cuanto a los recursos, una gran ventaja de utilizar un sistema de gestión en la nube es que ya no hay límites en cuanto a la capacidad de expansión, el almacenamiento o la potencia de procesamiento. Puede soportar un número ilimitado de usuarios, simplemente yendo a cambiar los acuerdos contractuales. La capacidad de cálculo también está garantizada si se integran módulos asociados a la Inteligencia Empresarial o al uso de la Inteligencia Artificial.

Las ventajas (y desventajas) de un ERP para las empresas

La elección de un ERP permite a la empresa crecer o mejorar sus perspectivas de negocio. Los distintos departamentos de la empresa, de hecho, pueden beneficiarse a corto, medio y largo plazo, obteniendo:

  1. Máxima integración: un ERP permite los máximos niveles de interacción entre todos los procesos de negocio, permitiendo la máxima capacidad de procesar datos y proponer acciones y soluciones maximizando el control de los flujos. La calidad del tratamiento de la información incluye la elaboración de informes avanzados, con datos resumidos útiles para las decisiones empresariales estratégicas.
  2. Mayor transparencia: un ERP aporta la máxima transparencia informativa a los procesos y procedimientos, reduciendo las redundancias de datos y optimizando los niveles de compartición y colaboración inter y extra empresarial. Además de maximizar la eficiencia de todo el sistema, garantiza la calidad de los procesos y, en consecuencia, el cumplimiento de las normas.
  3. Mejor gestión: un ERP mejora la calidad del management: la capacidad de recopilar y procesar datos, a través de herramientas integradas de minería de datos e inteligencia empresarial, permite supervisar el rendimiento de toda la empresa, gestionado a través de un único cuadro de mando centralizado al que se puede acceder desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

Stefano Mainetti, profesor de Tecnologías de Sistemas de Información en el Politécnico de Milán, ilustra en esta videoguía los principales beneficios empresariales que se derivan de la adopción de una solución ERP, en términos de eficacia, eficiencia y valor de la información.

Diferencia entre un software de gestión y un ERP

Por lo general, un software de gestión recopila e informa de los datos y la información en las diferentes áreas de gestión. El ERP, por su parte, como parte integrante de los flujos organizativos de la empresa, permite dirigir toda la orquesta tecnológica y operativa de la empresa, dando una visibilidad sin precedentes al management. De hecho, al poner todos los flujos de datos en un sistema y cruzar la información a través de las correlaciones más adecuadas, el ERP ayuda a los directivos a entender qué hacer, qué y cuándo comprar, a qué proveedores, en qué cantidad y cómo. Esto se debe a que el ERP hace un seguimiento de cuándo y cómo tiene lugar la producción, así como de las tendencias de la oferta y la demanda para facilitar un enfoque predictivo incluso a medio plazo. La transparencia informativa incluye los procesos, los componentes o las materias primas necesarias para producir un bien o prestar un servicio, los inventarios, el personal y los equipos disponibles en la empresa o en las instalaciones de los proveedores, los costes o los plazos de suministro y todo lo que constituye la actividad de la empresa.

Etapas para la adopción de un ERP: cuándo adquirirlo en su empresa

El proyecto de implantación de una solución ERP no es una actividad trivial: requiere tiempo, recursos y compromiso. En esta videoguía de ICT4Executive, Stefano Mainetti, profesor de Tecnologías de Sistemas de Información en el Politécnico de Milán, explica los 5 pasos fundamentales de un proyecto de ERP: desde el macro-mapeo de los procesos, hasta el pliego de condiciones y la elección final.

ERP o paquete de gestión: ¿qué elegir?

¿Cuáles son las principales diferencias entre una solución de planificación de recursos empresariales y un paquete de gestión, y cuáles son las recomendaciones para quienes tienen que elegir un ERP? ¿Y cuándo es el momento de cambiar la solución de planificación de recursos empresariales?

Esta guía electrónica de 11 páginas de ICT4Executive explica algunos conceptos clave sobre el mundo de los sistemas de gestión, ilustrando, con una serie de preguntas, las señales de alarma que indican la necesidad de actualizar su solución.

Cómo gestionar un proyecto de ERP en su empresa

El proceso de migración a un sistema de gestión integrado es como un viaje: a lo largo del mismo, hay que saber aprovechar las oportunidades de enriquecimiento, pero sobre todo evitar los peligros del fracaso.

Esta guía electrónica de 10 páginas elaborada por ICT4Executive ofrece algunos consejos sobre cómo proceder: desde la selección del ERP, pasando por la definición del caso de negocio, hasta las fases de implantación, y los criterios de evaluación de riesgos y beneficios.

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