Análisis en profundidad

Lugar de trabajo digital: qué es, cómo crearlo y los beneficios para su empresa

Cuál es el papel de la nube para permitir nuevas formas de colaboración en la empresa a través de los lugares de trabajo digitales: oferta de Fujitsu Digital Workplace Services

20 Dic 2021

Annalisa Casali

digital workplace

¿Qué es un lugar de trabajo digital y cómo mejora la productividad y la satisfacción de los empleados? La tecnología digital y una experiencia de usuario cada vez más interactiva, intuitiva y rica están revolucionando nuestra forma de trabajar y, cada vez más, también la organización y el diseño de los espacios físicos de las oficinas. Los entornos empresariales», explica Daniela Rao, Directora Senior de Investigación y Consultoría de IDC Italia, «están cada vez más poblados por trabajadores móviles, itinerantes, pero también por dispositivos móviles y aplicaciones inteligentes. Por ello, los puestos de trabajo físicos tienden a ser sustituidos por plataformas digitales de trabajo, espacios de productividad en línea en los que cada persona puede acceder a su información de trabajo de forma única y segura, independientemente de dónde se encuentre, de la hora del día o del dispositivo que utilice. El paradigma del espacio de trabajo digital está sustituyendo al paradigma del puesto de trabajo físico y el foco de atención se está desplazando hacia quién eres y qué haces, en contraposición a cuándo entras o sales de la oficina o dónde estás».

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

El paradigma del lugar de trabajo digital está sustituyendo gradualmente el escritorio de la oficina y cambiando el espacio de trabajo digitalmente. La conectividad permanente, tanto dentro como fuera de la empresa, en dispositivos como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas, permite a los empleados, directivos y socios ser productivos en todo momento. Pero, sobre todo, es la colaboración en equipo la que se beneficia de esta nueva tendencia. Las soluciones de colaboración social y las herramientas de actualización de archivos digitales en tiempo real allanan el camino hacia una productividad sin fronteras. Siempre tendrá acceso a los recursos más cualificados para cada tarea específica, tanto si están en la misma oficina, en una sucursal o en un lugar descentralizado, como si son inteligentes trabajando desde casa o «sobre el terreno» en el cliente.

Pero, ¿qué es un lugar de trabajo digital? Es difícil dar una definición única de lo que es un lugar de trabajo digital. Los analistas de Gartner la definen como «una estrategia empresarial que permite formas de trabajo innovadoras y más eficaces, aprovechando las tecnologías y los modelos organizativos centrados en el trabajador, y mejorando el compromiso y la productividad de los empleados». Un enfoque digital que alinea la tecnología, las personas y los procesos empresariales para mejorar la eficiencia operativa y alcanzar los objetivos empresariales.

Los lugares de trabajo digitales son ecosistemas virtuales creados mediante la combinación de nuevos espacios de trabajo y tecnologías de comunicación recientemente desarrolladas.

El objetivo principal es utilizar la tecnología más avanzada para mejorar la comunicación, la colaboración en equipo, el acceso, el intercambio y la actualización de información y contenidos. La colaboración puede limitarse a una tarea concreta o extenderse a la mayoría de las actividades. Y mientras que hace unos años esto se limitaba a la colaboración en diferido y asíncrona a través de calendarios compartidos, las herramientas de colaboración groupware actuales son mucho más sofisticadas y permiten a los equipos trabajar de forma sincrónica y en tiempo real. Con el software y los servicios de gestión del puesto de trabajo digital, es posible gestionar los flujos de documentos de forma automatizada y crear espacios virtuales seguros donde intercambiar y actualizar documentos y archivos de forma segura. Pero también puedes aprovechar las herramientas de apoyo a la colaboración. La tutoría digital, los wikis, los blogs y los foros autogestionados fomentan el intercambio de ideas a distancia, acelerando los procesos de innovación. Empleados que trabajan en sitios remotos, gerentes, personal de mantenimiento e instalación, agentes y vendedores… todos pueden participar en discusiones, compartir dudas y soluciones, pero también archivos y aplicaciones. De este modo, podrán encontrar información relevante para su trabajo en el menor tiempo posible y trabajar siempre con datos actualizados. Los recursos externos -principalmente empleados y consultores, pero también clientes y proveedores-, que a menudo desempeñan un papel clave en el éxito de un proyecto, también pueden participar activamente.

Tecnologías digitales en el lugar de trabajo

Nube, intranet, soluciones de comunicación y colaboración unificadas, móvil, gestión de contenidos, colaboración social… Las tecnologías que permiten hacer realidad los planteamientos del lugar de trabajo digital son diversas, pero en principio se dividen en tres áreas.

Las plataformas incluyen soluciones de virtualización de escritorios y conectividad, servicios en la nube y movilidad empresarial.

Colaboración, que promueve la interacción en tiempo real entre colegas, socios y clientes mediante la implementación de herramientas de cooperación accesibles desde cualquier dispositivo o plataforma, gestionadas en las instalaciones o en la nube. Esta categoría incluye todas las soluciones de mensajería instantánea, colaboración social, videoconferencia y comunicación de voz.

Por último, la gestión de la información, es decir, el acceso, la compartición y la actualización de los datos y las aplicaciones empresariales en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, operado con soluciones de gestión de contenidos, análisis, sincronización y compartición de archivos.

Las nuevas tendencias que remodelan los espacios de trabajo digitales

Las últimas tecnologías digitales están redefiniendo los límites de los espacios de trabajo virtualizados y acelerando su implantación. La firma de análisis Gartner identifica una serie de tendencias tecnológicas en particular que van a tener un gran impacto en los lugares de trabajo virtuales:

El deep learning se utiliza para mejorar el bienestar de los empleados. Los algoritmos de IA permiten ofrecer información personalizada, de forma proactiva, a cada miembro de la organización en función de las actividades que realiza, de sus hábitos y de sus necesidades, aunque éstas no sean manifiestas.

  • Asistentes virtuales

Los conserjes digitales avanzados asisten al empleado en todas sus necesidades. El empleado puede ponerse en contacto con ellos fácilmente desde cualquier lugar y en cualquier momento y recibir información relevante para la tarea en tiempo real. Esto ahorra un tiempo valioso.

  • Análisis listos

El análisis de los datos contextuales ayuda a los empleados a realizar su trabajo con mayor eficacia y rapidez.

  • Romper silos y crowdsourcing

Estas herramientas potencian la generación y el intercambio de ideas, el crecimiento profesional y la consecución de los objetivos empresariales a través de la tutoría, las redes internas y los microblogs gestionados directamente por el personal.

La experiencia del usuario en los lugares de trabajo virtualizados también está cambiando: junto a los dispositivos móviles tradicionales (ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas), se está extendiendo el uso de tecnologías inmersivas. Las aplicaciones de realidad aumentada y realidad virtual (AR/VR), que pueden utilizarse a través de visores y gafas de última generación, están ampliando los límites del lugar de trabajo digital. Esto está beneficiando especialmente a los trabajadores de campo, como los instaladores y los ingenieros de mantenimiento, que están viendo un aumento exponencial de la productividad.

Edificio inteligente y oficina inteligente para el lugar de trabajo digital

La digitalización del lugar de trabajo también se refleja cada vez más en un replanteamiento de los espacios (con un nuevo concepto de espacio de trabajo digital), que se orientan cada vez más a la interacción inteligente con las personas que los habitan. En las empresas modernas, los puestos de trabajo individuales están desapareciendo, mientras se multiplican las zonas de conexión en red (salas de reuniones, salas equipadas para videoconferencias). Los dispositivos de comunicación inalámbricos, tanto de interior como de exterior, son ahora la infraestructura básica de los sistemas de comunicación de las empresas y los lugares de trabajo digitales.

El lugar de trabajo digital también promueve una gestión más eficaz y eficiente de los activos de la empresa, adaptada a las necesidades y hábitos de los empleados, lo que minimiza la ineficacia y el despilfarro.

Los espacios de oficina son cada vez más modulares, eclécticos e inteligentes, con el objetivo de maximizar la productividad de unos trabajadores cada vez más móviles y ágiles. Se trata de una evolución que ha sido posible gracias a la difusión del Internet de las cosas, la inteligencia artificial (IA) y el deep learning, traducidos en los planteamientos de las oficinas y  edificios inteligentes. Las oficinas y edificios modernos son ecosistemas sensorizados que pueden autogestionarse ajustando la iluminación, la calefacción, el aire acondicionado y el consumo de agua según las preferencias de las personas que los habitan y los hábitos detectados «sobre el terreno». En una empresa que opta por un enfoque de puesto de trabajo digital, el escritorio ya no es esencial para el empleado, que también puede ser productivo en una zona de descanso o en una sala de reuniones. Para las empresas, esto se traduce en una racionalización de las inversiones inmobiliarias y, en general, en una reducción de los alquileres de espacios equipados (que son, por definición, bastante caros), lo que se corresponde con un aumento paralelo de la satisfacción de los empleados, a los que se deja libres para elegir los mejores métodos y contextos de trabajo.

Por lo tanto, los lugares de trabajo digitales son cada vez más lugares de trabajo inteligentes.

Inteligentes porque fomentan la colaboración entre equipos y la rápida difusión de información e ideas.

Inteligentes porque, gracias a las últimas tecnologías digitales, son capaces de automatizar la mayoría de las tareas más repetitivas y aburridas, liberando tiempo y recursos para la creatividad y la innovación.

Inteligentes porque encarnan un enfoque dinámico de la gestión del lugar de trabajo. Analizando los patrones de uso del espacio, el uso de puntos de acceso y conexiones inalámbricas, las reservas de salas de reuniones y los espacios compartidos, es posible eliminar gran parte de la ineficacia y el despilfarro mediante una gestión optimizada del espacio de oficinas. Mediante el uso combinado de sensores IoT, analytics y algoritmos de deep learning, y la integración de estas tecnologías con la cartografía digital, la visualización interactiva de los espacios empresariales y las soluciones de gestión inmobiliaria, es posible ahorrar decenas (y en algunos casos cientos) de miles de euros cada año.

Las características de un entorno de trabajo digital

Según los consultores de P4I – Partners4Innovation, un puesto de trabajo digital debe tener cinco características para ser considerado como tal:

  • Facilidad de uso

Las formas de utilizar los espacios comunes deben ser claras y sencillas. Las tecnologías digitales deben estar orientadas al usuario, tomando prestados en la medida de lo posible los principios y la lógica de la experiencia del usuario del mundo del consumo.

  • Accesibilidad universal

Los datos y las aplicaciones de trabajo deben ser accesibles no sólo desde los ordenadores portátiles y de sobremesa, sino también desde los teléfonos inteligentes y las tabletas, de forma fluida y transparente para el usuario.

  • Dimensión social

Es necesario proporcionar espacios y aplicaciones de redes sociales, desde el soporte de mensajería instantánea para móviles (estilo Skype o Whatsapp) hasta las redes sociales corporativas (wikis e intranets), para permitir la colaboración en tiempo real.

  • Abrir

Las aplicaciones y los datos no deben estar segregados dentro de sistemas cerrados, sino ser fácilmente accesibles para los empleados y colaboradores, utilizando la nube y la conectividad generalizada.

  • Inteligencia

La tecnología implementada debe guiar al usuario paso a paso mediante asistentes virtuales, demostraciones y tutoriales intuitivos.

Beneficios y ventajas de los puestos de trabajo digitales para las empresas

El cambio de paradigma de los puestos de trabajo tradicionales a los puestos de trabajo digitales permite a las organizaciones ahorrar considerablemente en costos de funcionamiento y satisfacer mejor las necesidades de sus empleados, que siempre buscan un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Los beneficios son particularmente evidentes en ciertas áreas:

  • Reduzca el consumo de energía aprovechando la nube para ofrecer, gestionar, actualizar y mantener los entornos de productividad y colaboración de la oficina. Esto permite acceder a aplicaciones de última generación sin tener que invertir en hardware caro.
  • Racionalización de las inversiones inmobiliarias mediante un mejor uso del espacio de oficinas, que es cada vez más caro, especialmente en las grandes ciudades.
  • Centralización del control de las aplicaciones de software y hardware.
  • Auditoría, seguridad y cumplimiento facilitados
  • Capacidad para soportar una amplia gama de sistemas operativos y aplicaciones de forma transparente y sin problemas para el usuario final, garantizando la mejor experiencia de usuario.
  • Aumento de la productividad de los empleados, vinculada a la facilidad para encontrar, compartir y actualizar información relevante.
  • Mayor creatividad y aceleración de los procesos de innovación gracias a la posibilidad de explotar las herramientas tecnológicas y los nuevos espacios físicos específicamente diseñados para comunicar e intercambiar ideas, creando comunidades y equipos transversales que permitan el uso de las diferentes habilidades individuales.
  • Atractivo para el talento y mejor reputación (employer branding) porque las empresas que apoyan formas de trabajo más modernas y colaborativas son más atractivas no sólo para los Millennials (los nacidos entre los años 80 y 2000) sino también para sus colegas de más edad, los llamados Baby Boomers.

Aspectos organizativos: cómo gestionar un lugar de trabajo digital

Los nuevos lugares de trabajo digitales están diseñados para satisfacer las necesidades de lo que podríamos llamar productividad «mixta» e híbrida, en la que herramientas como las redes sociales y los chats de mensajería instantánea, ampliamente utilizados en el ámbito privado por los empleados, se extienden a la vida laboral, fusionándose con soluciones de gestión de documentos, videoconferencias en línea y telepresencia. De este modo, la oficina deja de ser un lugar físico y se convierte en un entorno digital fluido y altamente personalizado, que responde mejor a las necesidades de unos trabajadores cada vez más inteligentes y de unos equipos geográficamente dispersos.

El paso a la productividad fuera del escritorio y la oficina va acompañado de un cambio en la dirección de la organización. Las estructuras jerárquicas y piramidales tradicionales no admiten formas de trabajo más ágiles. Necesitamos métodos organizativos de colaboración y una gestión que valore la lógica de la consecución de objetivos por encima del número de horas que se pasan en el escritorio. Esta «revolución» corresponde también a los nuevos estilos de liderazgo que, según el Observatorio del Trabajo Inteligente del Politécnico de Milán, facilitan la difusión de los lugares de trabajo digitales. El sentido de comunidad, en primer lugar, y por tanto la capacidad de la dirección para animar a la gente a colaborar con todos sus compañeros de forma abierta. También está la virtualización de las herramientas de trabajo, con la posibilidad de decidir en cada caso qué métodos y herramientas de comunicación son los más adecuados para el propósito. Luego está la flexibilidad, es decir, la capacidad de asumir las necesidades personales de los empleados e integrarlas en la forma de organizar el trabajo. Por último, pero no por ello menos importante, el empowerment, es decir, la capacidad de responsabilizar a los empleados, haciéndoles participar en las decisiones, apoyando sus ideas y estimulándolos a hacer sugerencias y proponer mejoras.

La nube como tecnología facilitadora del lugar de trabajo digital: Fujitsu Digital Workplace Services

Digital Workplace CloudDigital Workplace Services es la oferta de Fujitsu para las empresas que buscan impulsar estrategias que premien una nueva productividad no ligada a los horarios y escritorios tradicionales. Un conjunto completo de tecnologías de vanguardia, consultoría y metodologías basadas en la experiencia de Fujitsu en la gestión de más de 6 millones de puestos de trabajo digitales en todo el mundo. Fujitsu está impulsando la adopción de dispositivos móviles equipados con la última generación de procesadores Intel, como el Intel Core i7 vPro, para apoyar el trabajo inteligente.

Digital Workplace Services permite crear un entorno altamente seguro y personalizado para conectar a las personas, los sistemas y la información para conseguir un lugar de trabajo más ágil, colaborativo y, en definitiva, productivo. En esencia, Workplace Anywhere es una oferta completa de servicios de gestión de escritorios virtuales que maximiza la experiencia de usuario de los empleados y directivos que se enfrentan a una productividad cada vez más móvil o mixta (móvil y escritorio). Se pone a disposición de los usuarios un servicio de atención avanzada que utiliza inteligencia artificial, asistentes virtuales y algoritmos de deep learning para facilitar al máximo la solicitud de soporte técnico, automatizando las actividades de apertura de tickets gracias al desarrollo de dinámicas de autoservicio. Los servicios de ingeniería inteligente facilitan la vida de los técnicos de TI y proporcionan la capacidad de gestionar de forma proactiva todo el hardware, reduciendo el tiempo de inactividad y los fallos. Gracias a la contribución de la analítica y la inteligencia artificial, al analizar los datos históricos de las máquinas y sus tiempos de inactividad, es posible mejorar la prevención de incidentes y reducir su frecuencia.

Digital Workplace Services es una solución de gestión del espacio de trabajo abierto que se ofrece como servicio gestionado. Consta de tres elementos básicos:

  • Fujitsu Managed Workplace Services

Un conjunto de servicios que se prestan de forma centralizada pero se gestionan in situ, logrando el equilibrio perfecto entre velocidad de implantación y amplitud de funciones. Un enfoque «híbrido» que incorpora los servicios de escritorio gestionados tradicionales de Fujitsu, pero con una experiencia de usuario más moderna y atractiva.

  • Servicios de lugar de trabajo virtual de Fujitsu

Un conjunto de servicios de virtualización de escritorios prestados a través de infraestructuras de nube pública, privada o híbrida: la Infraestructura de Escritorio Virtual (VDI), el Escritorio Virtual como Servicio (vDaaS) y el Escritorio y Aplicaciones Compartidos Alojados (RDSH) permiten a los usuarios corporativos acceder a los datos, recursos y aplicaciones dónde, cuándo y cómo quieran.

Con la ayuda de la nube, Fujitsu proporciona a las organizaciones un lugar de trabajo digital actualizado, seguro, centrado en los empleados e «inteligente». Gracias a Human Centric Workplace Services y a la integración de capacidades de inteligencia artificial y deep learning, la empresa se asegurará siempre de ofrecer a sus trabajadores el máximo apoyo a la productividad individual a través de una serie de aplicaciones intuitivas accesibles desde cualquier dispositivo. Por otro lado, el departamento de informática se verá liberado de todas las tareas relacionadas con la configuración, gestión y actualización de los puestos de trabajo digitales.

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Annalisa Casali

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