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Qué es un Webinar y cómo crear eventos de alto compromiso

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Un webinar es un evento en línea, normalmente gratuito, que puede seguirse en directo o a la carta desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Cómo crear formatos eficaces y sacarles el máximo partido en términos de formación y negocio

Publicado el 04 Ago 2023

Webinar.

La palabra ‘webinar’ es un neologismo nacido de la unión de dos términos ingleses: ‘web’ y ‘seminar’. Un webinar, por tanto, etimológicamente conlleva un concepto de formación. 

Sin embargo, estas sesiones educativas o informativas, a las que se puede acceder a distancia desde cualquier dispositivo conectado a la Red, se han convertido también en herramientas de marketing digital. Hoy en día, en tiempos de distanciamiento, cualquiera que se dedique a la organización de eventos se ha adentrado en la dinámica de los eventos en línea.

Qué es un Webinar 

Suelen ser eventos en línea gratuitos que pueden seguirse en directo. No se requieren conocimientos técnicos para participar: basta con inscribirse rellenando un breve formulario de registro o recibir una invitación directa de la empresa que organiza el webinar

Un webinar es una reunión o presentación en línea realizada a través de Internet en tiempo real, un evento en línea que puede conectar a personas de todo el mundo. Esta característica de romper las barreras físicas y conectar a la gente de forma sencilla e inmediata lo convierte en una eficaz herramienta de marketing y en un canal de comunicación esencial -como todos los eventos digitales en general- durante el periodo de bloqueo en el que las conferencias físicas, los seminarios presenciales y las ferias comerciales estuvieron prohibidos.

Tipos de webinar

Existen diferentes fórmulas de webinar, con distintos grados de interacción y flexibilidad de uso, que pueden emplearse en función de las necesidades y objetivos específicos de comunicación.

Webinar en directo

Uno de los tipos más comunes es el webinar en directo, en el que el presentador o presentadores realizan la presentación en tiempo real y los participantes pueden interactuar en tiempo real a través de un chat. Este tipo de webinar se recomienda para mantener la atención y el interés de los usuarios, dándoles la oportunidad de interactuar con el presentador y recibir comentarios inmediatos.

Webinar automatizado

Otro tipo es el webinar automatizado, que se graba previamente y se transmite en una fecha posterior. Aunque la presentación se graba, los participantes pueden hacer preguntas en la sala de chat y recibir respuestas en tiempo real. Este tipo de webinar es especialmente adecuado si el objetivo es permitir a los usuarios ver el webinar cuando prefieran, a su propio ritmo.

Webinar Just in Time

Por último, una subcategoría de los webinar grabados a los que los participantes pueden acceder en el momento de la inscripción o cuando lo deseen. Este tipo de webinar es especialmente útil para satisfacer las necesidades de los usuarios con poco tiempo, que pueden conectarse en el momento preciso del inicio, seguirlo durante un rato y reanudar su disfrute del evento en otro momento.

Cuáles son las principales características

Interactividad

La principal característica de los webinar en directo es la interactividad y la posibilidad de debatir, enviar y recibir información en tiempo real, gracias a la posibilidad de compartir la pantalla, grabar las intervenciones para poder revisarlas más tarde, intervenir con preguntas por chat y crear auténticas pizarras virtuales donde explicar conceptos y tomar notas.

Costos reducidos

Otra ventaja que no hay que subestimar es la contención de los costos y el mínimo esfuerzo organizativo: ya no es necesario invertir presupuesto y tiempo en alquilar lugares, elegir servicios de restauración y organizar traslados: celebrar una conferencia es tan fácil como hacer clic con el ratón, basta con elegir la plataforma adecuada e invitar al público más idóneo.

Precisamente por esta sencillez de acceso, paradójicamente consigue reunir a casi más personas que un evento físico: por lo tanto, junto a un menor coste/esfuerzo de organización, también hace que asistan más invitados. Y no solo eso, también propicia una mayor interacción, porque la posibilidad de hacer preguntas a distancia, quizá con la sala apagada, hace que incluso los más tímidos -que nunca se levantarían a hacer una pregunta en una sala llena de gente- sean proactivos.

Cómo funciona: acceso, plataformas e interacción

Normalmente, poco antes del comienzo del webinar, recibirá un correo electrónico con un enlace que le permitirá iniciar sesión y acceder a la plataforma que haya elegido para ver las presentaciones de los ponentes. El ponente realiza su presentación, a menudo acompañada de diapositivas para compartir en pantalla.

Para cualquier persona inscrita, como ya se ha mencionado, la participación suele ser gratuita, salvo en los casos en que los webinarios son reuniones privadas y requieren el pago de una cuota de admisión.

Una vez iniciado el webinar, es posible intervenir con preguntas directas o, como es práctica actual de “etiqueta digital”, no interrumpir al orador, sino anotar las propias preguntas en el chat: al final de la intervención, los oradores se comprometen a responder puntualmente a todos, a menudo con la ayuda de un moderador de la sala virtual.

Un webinar puede durar de una a dos horas, normalmente no más, y puede impartirse en diferentes plataformas: el impulso de la digitalización provocado por la emergencia sanitaria ha popularizado muchas herramientas de videoconferencia que antes eran utilizadas por un pequeño segmento de trabajadores. Hoy en día existe una gran riqueza, con funcionalidades similares y suscripciones a menudo gratuitas o casi gratuitas.

Otra ventaja de los webinar es que la grabación sigue estando disponible incluso después de la emisión en directo, lo que la convierte en un valioso contenido premium al que se puede acceder cómodamente en cualquier momento.

Cómo incorporar este formato a su plan de marketing

Por lo general, el webinar en línea ofrece formación sobre un tema o asunto concreto, y los participantes, al igual que en un aula, siguen la “conferencia” del ponente en una sala virtual.

Pero hay muchas necesidades de comunicación que pueden tratarse en un formato de webinar. Por ejemplo:

-Discursos de formación y aprendizaje a distancia

-Ruedas de prensa con periodistas

-Conferencias y mesas redondas

-Presentaciones de nuevos productos

-Presentación de resultados de estudios de mercado y análisis del sector

-Discursos institucionales, como los discursos gubernamentales a los que asistimos durante la emergencia

-Talleres prácticos y laboratorios interactivos

Por qué incluir el webinar en los planes de generación de contactos

El uso del webinar para la generación de contactos es una estrategia excelente porque permite una comunicación muy profesional, exhaustiva y, al mismo tiempo, dinámica e interactiva. La marca que celebra un webinar se presenta con autoridad, pero está abierta al diálogo con los clientes potenciales interesados. No es casualidad que se lo clasifique como la segunda herramienta de mayor conversión, solo superada por los eventos y reuniones en persona.

Durante un webinar es posible crear una conexión muy poderosa con los participantes e iniciar una relación real. Se trata de crear confianza y relaciones, por lo que se acerca mucho a las reuniones presenciales. 

El webinar también permite atraer únicamente a los participantes que están realmente interesados en el tema tratado: en un flujo continuo de sobrecarga de información, el filtro es múltiple y va desde la página de inscripción, pasando por la página de agradecimiento, hasta la participación real. No menos importante es que se trata de un tipo de contenido con un embudo muy versátil, ya que se integra perfectamente con otras herramientas, ya sea como producto front-end, como herramienta más avanzada e incluso como producto de pago.

Nota publicada en Digita4.biz.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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