Análisis en profundidad

Gestión de pedidos: cómo hacerlo, el papel de lo digital y lo que las empresas deben saber

Gracias a la digitalización y a la orquestación precisa de los ciclos de activos y pasivos, se puede lograr la máxima eficiencia tanto en la venta como en la compra, desencadenando un círculo virtuoso que beneficia a los resultados empresariales.

14 Dic 2021

Domenico Aliperto

gestión de pedidos

Para 2023, el 50% de las empresas mundiales centradas en el producto habrán invertido en plataformas de visibilidad del transporte en tiempo real, afirma Gartner. Una vez que los envíos salen del depósito, los clientes y consumidores tienen poca visibilidad del estado de sus pedidos y envíos. Las plataformas de visibilidad de la carga en tiempo real abordan este problema y se espera que el mercado crezca rápidamente en los próximos dos años. Pero el seguimiento de los envíos es sólo una de las cuestiones que debe abordar un sistema de gestión de pedidos que pueda apoyar el desarrollo del negocio respondiendo eficazmente a las cambiantes necesidades de los clientes.

La gestión de los pedidos siempre ha sido una cuestión clave para que la logística de una empresa sea eficiente y suficientemente elástica, es decir, capaz de reaccionar ante cambios imprevistos en el flujo de mercancías por el depósito y de soportar el ritmo impuesto por los resultados empresariales. Hoy, con la explosión del comercio electrónico en el sector B2B, esto es aún más cierto. Tanto si vende como si compra, saber exactamente en qué punto de la transacción se encuentra le permite planificar y orquestar sus operaciones con la mayor precisión posible. Pero eso no es todo: un enfoque de inteligencia empresarial para la gestión de pedidos abre la puerta a las economías de experiencia que -junto con el análisis de los índices de rotación del inventario y las relaciones con los clientes y proveedores- ayudarán a la empresa a alinear la gestión de compras, producción e inventario en beneficio de la entrega a tiempo.

La correcta gestión de los pedidos de venta

Esto sólo es posible si se establece un modus operandi correcto con respecto a la gestión de los pedidos de venta y de compra. En el primer caso, conseguir que la entrada que llega de un cliente a través del teléfono, las tiendas o Internet se transforme en un proceso que genere una salida de depósito en el menor tiempo posible significa, en primer lugar, simplificar. La desmaterialización de la documentación o, mejor aún, la digitalización de todo el procedimiento de adquisición y tramitación de los pedidos es el primer paso para evitar la manipulación y, por tanto, los errores y las redundancias. La digitalización de los pedidos también permite homogeneizar las solicitudes de los distintos canales en un único estándar. Más aún si se utilizan programas informáticos, es necesario en todo caso identificar y establecer los requisitos mínimos que permitan a los operadores o a las aplicaciones validar un documento como una orden. Es decir, los datos sin los cuales las oficinas no pueden procesarlos.

Una cadena de suministro integrada genera más valor para la empresa y el cliente

Una vez introducido el pedido en el sistema de gestión -lo que se hace automáticamente si se dispone de un plug-in que vincule directamente las solicitudes recibidas desde el front-end con la plataforma que las procesa-, el sistema comprueba que el pedido se corresponde con todos los elementos que permiten cumplirlo: desde el precio hasta la situación financiera del cliente, pasando por las cantidades pedidas, la disponibilidad de stock, la capacidad de producción actual, la prioridad del cliente y el propio pedido, así como la fecha de entrega solicitada. Esto permite calcular con precisión los plazos reales de entrega y validar el inicio del proceso. Cuanto más integrada esté la cadena de suministro, más rápida será la respuesta de cada una de las divisiones que intervienen en la tramitación del pedido. Esto tendrá un impacto positivo en el proceso, especialmente en caso de cuellos de botella, falta de existencias y otros imprevistos. Además, garantizar la total transparencia de las etapas de procesamiento también puede conducir a la creación de servicios de valor añadido, como el seguimiento en línea, para los clientes finales.

Cómo gestionar eficazmente una orden de compra

La orden de compra suele comenzar cuando se completa otro proceso, el de aprobación. También en este caso, la digitalización de todo el sistema, unificando y normalizando los procedimientos para todas las partes que presentan una solicitud de compra, contribuye a que las operaciones sean más ágiles, rápidas y fáciles de supervisar.

Una vez emitido el pedido y enviado al proveedor, hay que esperar la respuesta para conocer la fecha -o fechas- estimada de entrega y la cantidad real de mercancía que se entregará con cada envío. Introducirlos correctamente en el sistema de gestión es fundamental para poder activar la logística y preparar el depósito para guardar la mercancía también en función de la alta o baja rotación de otro tipo de suministros. Cuanto más se aspire a una producción puntual, más precisa debe ser la gestión de los pedidos de compra, para que las mercancías que se necesitan lleguen al depósito con el tiempo perfecto cuando se necesitan.

Los denominados sistemas informáticos Procure-to-Pay (P2P) están ganando terreno para una gestión fluida y rápida de los pedidos. Permiten coordinar de principio a fin todos los procesos, desde la licitación y la emisión del pedido hasta la entrega y el pago, con todo lo que ello conlleva en términos de descuentos y créditos. Los ERP existentes suelen cubrir algunas de estas funciones, pero la mayoría de las veces requieren integraciones y aplicaciones ad hoc para realizar las tareas en todo su potencial. Todo esto es posible porque la tecnología está disponible a precios asequibles y con nuevos métodos de entrega (Cloud y SaaS) que permiten a prácticamente cualquier empresa acceder a las plataformas P2P, aunque sólo sea para experimentar su potencial.

Business Intelligence y gestión de pedidos: una combinación ganadora para vender más y mejor

Mediante la creación de un flujo que tenga en cuenta de forma coherente los pedidos de compra y de venta, alineando el aprovisionamiento, la producción y el almacenamiento, la organización está capacitada para optimizar el suministro a todos los niveles, desarrollando gradualmente un enfoque de puntualidad, que es fundamental para el éxito en la era del comercio electrónico B2B. Como ya se ha dicho, un requisito previo para esta evolución es la digitalización de los ciclos activo y pasivo: los documentos digitales no harán sino ampliar la riqueza de la información que la dirección puede aportar a las plataformas analíticas para poner de manifiesto todas las correlaciones entre las dos fases y señalar el camino para lograr la máxima eficiencia. La inteligencia empresarial y la gestión de pedidos forman así una combinación ganadora para vender más y mejor.

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Domenico Aliperto