EY aceleró la transformación de sus finanzas globales con herramientas de inteligencia artificial y desarrollo low-code. La consultora, que reúne a cerca de 400.000 profesionales y atiende a más de 200.000 clientes en 150 países, rediseñó procesos críticos de su operación financiera con Microsoft Power Platform, SAP ERP y agentes creados con Copilot Studio.
El resultado ya tiene impacto medible. La compañía redujo tiempos de carga contable, bajó costos operativos y elevó los niveles de conciliación automática de pagos. En uno de sus procesos clave, el ahorro proyectado podría llegar a unas 230.000 horas anuales cuando la solución alcance despliegue global.
El cambio nació dentro del equipo de Finanzas Globales de EY, que buscó resolver una dificultad frecuente en organizaciones de gran escala. La operación financiera dependía de tareas semi manuales, procesos regionales poco homogéneos, herramientas de terceros con costos elevados y tiempos de procesamiento extensos.
Para atacar ese problema, EY integró Power Platform con su sistema SAP ERP a través de conectores preconfigurados. Esa decisión permitió crear soluciones internas con mayor velocidad, sin resignar controles de seguridad ni trazabilidad. “Complementar SAP con Microsoft Power Platform nos permite ser flexibles, desarrollar y crear aplicaciones en poco tiempo, cumpliendo al mismo tiempo con nuestros estrictos requisitos de seguridad”, afirmó Ajith Haripaul, líder global de Transformación de Control de EY.
La apuesta se extendió también a la IA generativa. EY ya implementó Microsoft 365 Copilot para más de 150.000 empleados y amplía su despliegue en distintos mercados. Con Copilot Studio, equipos como Finanzas Globales ya crean agentes propios para asistir procesos complejos y reducir tareas repetitivas.
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PowerPost cambió la carga contable en SAP
Uno de los desarrollos centrales fue PowerPost, una herramienta creada con Power Apps para mejorar el proceso de contabilización en el libro mayor. Antes, la transferencia de saldos de distintos libros mayores hacia el libro mayor en SAP exigía una carga intensiva de trabajo, con diferencias entre regiones y una experiencia de usuario limitada.
La nueva solución conectó PowerPost con el SAP ERP local de EY mediante la puerta de enlace de datos de Microsoft. Los usuarios pueden preparar asientos contables dentro de la herramienta o cargar plantillas de Excel. Luego, un flujo en la nube de Power Automate lleva los datos a Dataverse y habilita el envío de documentos para aprobación o contabilización.
El sistema admite distintos tipos de contabilizaciones, entre ellas las vinculadas a cada libro mayor y las asociadas al tipo de cambio. Además, incorpora flujos de aprobación personalizables por país y controles que limitan la operación a personal autorizado. Ese diseño reforzó la integridad del proceso y redujo la dependencia de pasos manuales.
Según la información de la compañía, PowerPost redujo los plazos de entrega en un 95% frente al esquema anterior. También bajó los costos operativos en más del 37%, a partir del menor tiempo de procesamiento y el ahorro en licencias de herramientas externas. Hoy, más de 2.000 empleados de EY usan esta solución.
“PowerPost ha transformado radicalmente la forma en que gestionamos los asientos contables en EY. Gracias a la plataforma Power Platform, hemos optimizado nuestros flujos de trabajo, eliminado los cuellos de botella manuales y acelerado los cierres de mes. Las ventajas operativas —desde la reducción de costes hasta la mejora de la precisión— han permitido a nuestros equipos financieros centrarse en actividades de mayor valor”, señaló Anri Brits, responsable global de procesos de EY.
Agentes de IA para acelerar aprobaciones y cargas masivas
La compañía sumó después un agente desarrollado con Copilot Studio para mejorar la experiencia de uso de PowerPost. Este asistente guía a los empleados durante cada etapa del proceso y facilita cargas masivas de documentos, una tarea que antes demandaba varios minutos por operación.
El salto fue fuerte. Un envío de 20 artículos para aprobación podía requerir 15 minutos dentro de la herramienta. Con el agente, ese mismo proceso se completa en menos de 60 segundos. Esa reducción de tiempo muestra el valor de la IA cuando se integra sobre procesos financieros ya digitalizados.
“La implementación del agente PowerPost con Microsoft Copilot Studio ha transformado radicalmente nuestro procesamiento de asientos contables. Lo que antes llevaba minutos, ahora se realiza en segundos. Esta innovación no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también ofrece beneficios tangibles en cuanto a precisión, velocidad y experiencia de usuario. Representa un gran avance en la gestión de los asientos contables, permitiendo a los equipos centrarse en otras tareas”, afirmó Paula Korczak, directora de Incubación de Productos de EY.
El segundo gran desarrollo fue PowerMatch, una solución orientada a la compensación de pagos. EY recibe cerca de 1,5 millones de pagos de clientes por año a nivel global. Antes del rediseño, apenas el 30% se conciliaba de forma automática con las facturas correspondientes.
Con PowerMatch, EY utiliza una herramienta de lienzo y flujos de Power Automate para procesar pagos entrantes. A eso sumó modelos de IA con AI Builder, que extraen información clave de los pagos y de los avisos de remesa. La conciliación automática subió del 30% al 80%. Otro 15% de los pagos puede vincularse de forma automática con facturas y luego completarse de manera manual. Así, apenas el 5% exige procesamiento manual.
Un ahorro proyectado de 230.000 horas
La herramienta ya llegó a cerca del 50% de la organización global de EY y generó un ahorro de 120.000 horas anuales. Cuando el despliegue llegue a toda la operación, la consultora prevé un ahorro cercano a 230.000 horas al año.
La mayor automatización también redujo errores y reprocesos. EY informó una baja del 85% en las reprogramaciones, un resultado superior al objetivo inicial del 50%. En procesos financieros globales, ese indicador pesa tanto como el ahorro de tiempo, porque impacta en precisión, velocidad de cobro y calidad de la información.
“PowerMatch ha mejorado drásticamente la forma en que EY gestiona el proceso de aplicación de pagos, lo que se traduce en información más rápida y precisa”, afirmó Marie Sanders, responsable global de procesos de cuentas por cobrar. Según la ejecutiva, el desarrollo de PowerMatch en menos de cuatro meses se explicó en gran parte por el uso de una plataforma low-code.
La experiencia de EY muestra cómo las grandes organizaciones combinan sistemas tradicionales, automatización e IA para rediseñar funciones internas de alto volumen. En su caso, la clave estuvo en conectar SAP ERP con herramientas de desarrollo rápido, flujos automatizados y agentes capaces de asistir tareas específicas.
Para una firma con presencia en 150 países, el impacto no se limita a una mejora tecnológica. La automatización de Finanzas Globales permitió homogeneizar procesos, bajar costos, acelerar cierres y liberar miles de horas de trabajo para actividades de mayor valor dentro del negocio.
